OB訪問のメールの書き方・例文|日程調整・お礼メールのポイント

OB・OG訪問とは何か?

OB訪問とは

就活生の方はこれまでの経験を振り返り、自分の強みや弱みを明確にして「自分はこんな働き方をしたい」という理想を考えるでしょう。その理想と、会社が求める「人材像」が一致しているかどうかがあなたの働きたい会社を見つける上で、とても大きな判断材料になります。

ただし、当たり前ですが説明会のような公の場では、その会社の良い部分しか見えないことがほとんどなので、そこで得られる情報だけでは決め手に欠けることがあります。そこで行うのがOB訪問です。

「OB・OG訪問」とは、興味のある業界や企業で働いている先輩を訪ね、実際の仕事内容や社内の雰囲気などを聞いて企業研究を行う手段です。

OB訪問の魅力

OB・OG訪問の魅力は大きく2つあります。まず学校や就活情報サイトでは得ることのできない「生の情報」を手に入れることで自分の理想とする働き方が、その会社に勤めることで実現できそうかどうか整合性を図ることが出来ます。

1つ目の魅力は、「説明会で聞けないことを聞けること」です。

例えば女性の場合、将来的に出産後も長く会社に勤めたければ会社のホームページや説明会の情報から、産休・育児制度が整っている会社を選ぶでしょう。

しかし実際には、育休制度が整っているだけでなく、休みがとりやすい環境でないと仕事を続けるのは厳しいのが現状です。そういった説明会では聞きづらい事を、OB・OG訪問では質問しやすいのが特徴です。

2つ目の魅力は、「実際に働く社員の方々が感じていること」です。

ホームページやパンフレットにはあまり書かれていない「知る人ぞ知る」貴重な情報を知ることができます。その内容を志望動機に織り込むことで、他の学生との差別化が図れます。

どうすればOB・OG訪問ができるか

まずは自分の志望する会社に同じ大学の卒業生がいれば、ぜひ相談してみましょう。大学内に設けられているキャリアセンターを活用するのが一般的です。最近では企業側でOB・OG訪問の機会を設けているところもあるので、公開情報をよく確認しましょう。

日程はどのように調整すればいいか

まず連絡手段ですが、電話でなくメールでやり取りをしましょう。すぐに返信でき、記録にも残るのがメールのメリットといえます。

普段かしこまったメールを送る機会がほとんどないと思いますが社会人になるとアポイントを取る業務は非常によくあります。OB・OG訪問の調整はメールのマナーを習得する絶好のチャンスと思って、細かい点に注意しながらメールを作成しましょう。

OB訪問時の日程調整メールのポイント

OBへの日程調整で気をつけたいことは3つあります。

1.件名は分かりやすく、本文は簡潔に

社会人は限られた時間の中でメールを読み裁いているため、最初に目に入るメールの件名は本文全体の要約となるよう「用件」、「大学名」、「名前」を盛り込みましょう。また、メールの本文は自己紹介から始め、要件は短くまとめましょう。

2.日程の提示

メールの往復を最小限にするため、こちらから日時の選択肢を提示しましょう。ただし、社会人の月初(第1~第3営業日)や月末(末日の3営業日前~末日)は忙しい場合が多いため、できるだけ避けるのがベストです。

3.OB訪問の場所は相手に合わせる

あくまでもお願いしている側なので、相手の都合のよい場所に出向くのが礼儀です。指示を待ちましょう。

その他に注意すべき事

誤字脱字などケアレスミスがないかを確認するのは、最低限のマナーです。中には誤字脱字であなたの熱意を測る可能性もありますので、十分注意しましょう。

OB訪問時の日程調整メールへの返信のポイント

OBから都合の合う日時・場所の連絡が来たら、以下のポイントに気をつけましょう。

なるべく早く返信

互いに余計な時間を割かぬよう、メールは早めに返信しましょう。また社会人がメールを確認をするのはだいたい朝の時間帯です。朝9時半ごろまでに送信していれば、メールは上部に表示されているはずなので見過ごすリスクも軽減できます。

質問内容を先に送っておく

OB・OG訪問で緊張するのは学生だけではありません。相手が準備万端の状態で相談にのれるよう、事前にメールで質問内容を伝えておきましょう。そのためには事前にその会社を調べ、自分の理想とする働き方を明確にしておくことが必要です。

その他に注意すべき事

日程変更・時間変更したい場合、基本的には変更しないことが前提です。ただどうしてもやむを得ない場合は、メールではなく電話で、できるだけ早くその旨を伝えましょう。

OBから来たメールへの返信の例文:日程調整編

実際に送るメールはこのようなイメージです。
件名:REOB訪問のお願い○○大学の◆◆(名前)です。
××会社 ××様

○○大学の◆◆(名前)と申します。

早速ご調整頂きありがとうございます。

下記日程にて、承知し致しました。
日時x月xx日?x月xx日 xx時~
場所 

また、恐縮ですが、当日お伺いしたい内容も簡単に記載させて頂きます。

・〇〇様の今の仕事内容
・〇〇様が御社を志望した理由
・学生時代の経験でどんなことが仕事に生かされたか
・入社前にやっておいた方がいい事
・配属や福利厚生について(※)

お忙しい中恐れ入りますが

当日はどうぞ宜しくお願い致します。

○○大学 ○○学部
◆◆ ◆◆

tel xxx-xxxx-xxxx
mail xxxxxx@mail.com

 

※実際のOB・OG訪問では、「どのくらいの頻度で異動があるか」「どんな理由で会社を辞める人が多いか」など踏み込んで聞いてみたり、女性の場合は、「産休・育休をとる方の割合」や「女性の管理職の方の割合」を質問するのも良いでしょう。

お礼メール送信後の返信のポイント

OB訪問が無事終了したら、忙しい中時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼メールは、その日のうちか翌日中にのがベストです。

・件名に「用件」「大学名」「名前」を盛り込み、本文の最初に時間を割いてくれたこと感謝の気持ちを伝えましょう。
・相手の話の中で特に印象に残ったエピソード・話題に触れ、自分にとってどれだけ意義があったかを伝えましょう。
・訪問時に聞き漏れたことや疑問点があれば、簡潔にまとめて質問しましょう。

OBから来たメールへの返信の例文:お礼メール編

OBから返信が来たら、感謝の気持ちと熱意を伝えすみやかにメールのやり取りが終わるよう配慮しましょう。

件名:RE:OB訪問のお願い○○大学の◆◆(名前)です。
××会社 ××様

○○大学の◆◆(名前)と申します。

お忙しい中ご返信頂きありがとうございます。

××様の貴重なお話を踏まえ、自分が今後どんな働き方をしたいか再度よく向き合って就職活動に挑みたいと思います。
とても有意義な時間をありがとうございました。

○○大学 ○○学部
◆◆ ◆◆

tel xxx-xxxx-xxxx
mail xxxxxx@mail.com

OB訪問のお礼メールに対する返信がない時の対処法

社会人は日々業務に追われているため、返信がない場合は多々あります。もし、質問事項がある場合は、まずは一週間回答を待ってみて様子を見ましょう。

それでも来なければ「お忙しい中何度も申し訳ありません」と再度メールを送ってみましょう。

OBとのメールの返信はどこまで続けるべき?

OBからの返信に「~?」や「~しましょう」のような、あなたの回答が必要な文面がなければ特に返信しなくても問題ありません。

いかがでしたでしょうか。メールのマナーや注意点など細かくお伝えしましたが、そもそもOB・OG訪問の最大の目的は、自分が理想とする働き方にその会社が合うかどうかを確かめることです。

あまり気負いせず、後悔のない就職活動を送りましょう。

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