会社説明会の後にお礼は必要?|お礼をするならメールか手紙か

会社説明会の後にお礼をするならメール?手紙?

就活で参加する機会のある会社説明会。何やら周りの知人から「お礼送った?」なんて聞かれて初めて、会社説明会の後のお礼のメールや手紙を書くということを意識したなんてかたもいらっしゃるのではないでしょうか。

いざ行動を起こそうとしても、果たしてお礼を「メール」で伝えるべきなのか、「手紙」で伝えるべきなのか悩むはずです。お礼メールや手紙は送ったほうが良いのでしょうか。

実際のところ、「どちらでも良い」という回答になります。

そもそも、会社説明会に参加させてもらったということに対する、お礼の気持ちを伝えることが目的なのですから、慣習的にどちらが良いとされているわけでもありませんし、会社側から「手紙で送ってください」なんて言われることもありません。

それでも自分でどちらにすべきか決められないようであれば、会社の雰囲気に合わせると良いでしょう。

分かりやすい例でご説明すると、「コスト削減!業務の効率化!」と声を大にしている会社に対して、高級紙に万年筆、そして丁寧、且つ達筆なお礼文を送ったところで、「こんな事に時間をかけるような仕事をされては困る」と思われてしまうかもしれません。

それとは逆の例として申し上げると、文具メーカーの会社説明会に参加させてもらったお礼を送るなら、メールよりもその会社の便箋とペンでお礼を送った方が印象は良いでしょう。一つのアイディアとしての例ですが、やりすぎは単なる「媚び」と捉えられてしまうかもしれません。

改めて申し上げますが、お礼をするのに、メールや手紙のどちらにすべきというルールはありません。ただ、せっかくお礼をするのであれば、相手の状況に合わせ、スマートにお礼を伝えられるようにしましょう。

会社説明会の後にお礼のメール・手紙を送る必要はあるのか?

さて、「会社説明会に対するお礼はメールか手紙か」ということからお話しさせていただきましたが、そもそも、会社説明会後にお礼のメールや手紙を送る必要があるかと疑問に思う方もいるでしょう。

この答えもまた、先方次第によるところが大きいと考えてたほうが良いでしょう。実際には、お礼を送ったから採用に直接影響するわけでもなく、お礼を送らなかったから不採用になるわけでもないことは覚えておきましょう。

多くの採用担当者の方が「お礼は不要。あったほうが印象は良い。」という結論を出されているのが現実です。

会社説明会の後にお礼のメール、手紙を送るという事は、相手に感謝の気持ちを伝えるのが目的であり、送るか否かを迷うくらいなのであれば、果たしてあなたがその会社に本当に興味があるのかという話にも繋がります。

会社説明会に参加して「この会社で働きたい」という思いが強くなったなら、お礼のメールや手紙は送るべきでしょうし、わざわざ会社側から「お礼は不要です」という話があったにも関わらずお礼を送る必要はないということです。

お礼を送るかどうかで迷われているなら他の事に時間を使った方が良いかもしれないという見解もありますので、相手に対する多少のアピールの手段として考えておければ、それで十分でしょう。

会社説明会の後にお礼メールを送るときのマナー

ともあれ、やはり相手に感謝の気持ちを伝えようということなのであれば、しっかりマナーを守るように心がける必要があります。お礼を送ったのに、自分のミスで相手を不快にさせたり、文章を書くという点においてのスキル不足が露呈してしまっては全くの逆効果です。

そんな事にならないためにも、最低限のマナーや心がけたいお礼メールのマナーを見てみましょう。

お礼のメールは当日中に送る

手紙と違い、メールは送信直後にすぐに相手に届くものです。

せっかくのお礼メールを数日後や数週間後に送ったところで「ん?どんな人だったかな?」といった程度の印象となりますので、その日すぐに送ったほうが、あなたという存在を記憶に残すことができます。

会社の営業時間内に送信する

会社の営業時間外にメールを送ったところで、読んでもらえるのは翌日です。また、会社の営業時間外に送ってきた事が分かったら、相手はどのように思うでしょうか。

可能なら会社説明会の後すぐにお礼のメール作成を始めて、その日の営業時間内に送信できたほうが無難です。

感謝だけではなく、具体的な感想や意欲が伝わる内容にする

お礼のメールを当日には送らずに、敢えて翌日メールを送信するというテクニックもあります。

「説明会に参加させいただいて、自分なりに1日考えさせていただきましたが、やはり貴社の今後の事業展開に、自分も関わりたいと改めて感じました。」

このような内容の一文を付け加える事ができれば、担当者の記憶に残りやすいお礼メールになるでしょう。

また、会社説明会を開催する側にも、複数の担当者が関わっていますから、文面には各担当者に対する感謝を添えると、メールを送った相手だけではなく、他の担当者の目にも入ります。

会社説明会の始めから終わりまでをしっかり思い出して、「どの担当者の、どのような話に対して、どういった感想を持ったのか」といった事を伝えられると良いでしょう。

件名は一目で分かりやすいものにする

会社説明会の担当者の仕事は、何も会社説明会だけが仕事ではありません。広報や総務、人事担当、場合によっては営業担当が会社説明会の主催側として参加していることもあるでしょう。

そこで大切なのが、メールの件名です。

各担当者は、日々の業務で社内だけでなく社外の人間とも様々な連絡をメールで行なっています。その中に突然、お礼のメールが送られてきて、件名を見て誰からのメールで、どんな内容か察知できない場合は、メールの確認は後回しになるでしょう。

一目で誰からのどんなメールなのか分かりやすいように「会社説明会のお礼 ◯◯大学 ◯◯ ◯◯(名前)」といった、シンプルで分かりやすいものにすると良いでしょう。

自分の署名は必ず最後に付け加える

これは、会社説明会のお礼メールに限った話ではありませんが、メール本文の最後には、必ず署名を付けましょう。

ビジネスメールのやり取りに慣れてくると記号や絵文字で装飾した署名を付ける事がありますが、装飾付きの署名はあくまで社内で限られた部署内でだけ使われることが多いものであり、ビジネスメールに装飾された署名を付ける必要はありません。

堅苦しい文面にする必要があるということではなく、相手にお礼を伝えるという事が前提にある事を考えると、自分を飾るということに意識を向けるというのは、あまり良い印象にはならないかもしれないかもしれません。

会社説明会後のお礼メールの書き方

それでは、お礼メールを書く前のマナーを事前に知ることができましたので、今度は実際のお礼メールの書き方と注意点を見てみましょう。

ここでは、本文の書き方についてご紹介させていただきます。

メールの送付先となる宛名

大事な宛名の部分ですので、間違えずに書きましょう。

尚、会社名を書くときに「(株)」は絶対にNGです。「(株)」というのは、名前を略しているのと同じですので、まさかお礼を言う相手の名前を略して書くという事があっては大変な失礼に当たります。

必ず「株式会社○○」といったように、略さずに書きましょう。

例:

株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯担当

◯◯ ◯◯様

横書きのメール本文はまず名乗りと挨拶から始める

後ほど縦書きの手紙についてもご紹介させていただきますが、メールで要件を伝える時というのは、文頭で名乗りや挨拶を入れるのが一般的なマナーです。

文章としては、挨拶の後にお礼をまず伝えるという流れが読み手としてはスムーズな流れになります。

例:

社の◯◯説明会に参加させていただきました、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。

本日はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。

会社説明会に参加した感想や思いを書く

さて、お礼も早々に、会社説明会に参加した内容を書きましょう。

本当にお礼だけのメールでは相手の記憶に残るはずもありませんので、「参加してどう感じたのか、参加した結果どう思ったのか」といった事を簡単にでも書いておくと良いでしょう。

例:

貴社の事業への理解が深まったばかりか、貴社の展開する事業に関わりたいという思いが、これまで以上に強くなりました。

また、お時間がない中でも、私の質問に詳しくお答えいただいたことも心より感謝しております。

頂戴しました資料を読み返し、貴社への理解を深めると共に、自分に何ができるのかといったことも改めて考えてみたいと思います。

最後のあいさつ文と署名を入れる

ある程度、感想や抱負などを書くことができたら、最後に締めのあいさつ文と、自分の署名を書きます。

前期でお伝えしたとおり、署名には装飾はせず、「-(ハイフン)」で本文との区切りをつける程度にしましょう。

例:

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

—————————————-

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

氏名:◯◯ ◯◯

住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯◯-◯◯

電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email:◯◯◯◯@gmail.com

—————————————-

会社説明会後のお礼メールの例文

件名:◯月◯日◯◯説明会への参加のお礼

株式会社◯◯ 
◯◯部 ◯◯担当
◯◯ ◯◯様

貴社の◯◯説明会に参加させていただきました、◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯と申します。

本日はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。貴社の事業への理解が深まったばかりか、貴社の展開する事業に関わりたいという思いが、これまで以上に強くなりました。

また、お時間がない中でも、私の質問に詳しくお答えいただいたことも心より感謝しております。頂戴しました資料を読み返し、貴社への理解を深めると共に、自分に何ができるのかといったことも改めて考えてみたいと思います。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

—————————————-

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

氏名:◯◯ ◯◯

住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯◯-◯◯

電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email:◯◯◯◯@gmail.com

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会社説明会の後にお礼の手紙を書くときのマナー

それでは続いて、手紙でお礼を送る時のマナーも見てましょう。

インターネット社会となった今では、メールでお礼を送ることがほとんどかと思いますが、手紙でお礼を送るメリットは何と言っても「より真剣さが伝わる」といった事です。

日ごろ、スマートフォンやPCの画面上で、用事のやり取りを済ませてしまっていると「手紙は大げさな気が…」と思われるかもしれませんが、そこを敢えて手紙で送るというのも一つの戦略ですし、何より温かみや丁寧さ、そして真剣さが伝わるのが手紙です。

そんな、手紙でお礼を送る際に気を付けたいマナーにはどんなものがあるのか見てみましょう。

お礼状は会社説明会の当日に投函する

メールと違い、手紙の場合ですと相手に届くまでに時間がかかります。

また、後ほどご説明させていただきますが、便箋の最後には日付を記入するのが手紙のビジネスマナーですので、便箋に書かれた日付と、封筒の消印の日付が何日も違うようですと、もはや悪印象にしかならない手紙になってしまうでしょう。

相手の記憶に自分という存在が残っているうちに届くように、早めにお礼状を送りましょう。

便箋は縦書き、文字は黒が基本

色の付いたペンで手紙を書くという人は、あまりいないと思いますが、今回のようなお礼状に関しては特に黒の文字で書く事が基本です。

また、横書きの便箋ではカジュアルな印象になりますので、縦書きの便箋がベターだとされていますが、特に決まったルールがあるわけではありません。

封筒も柄のあるものではなく無地で厚めの物が良いでしょう。

手紙だからこそ、より丁寧できれいな字を書くようにする

「現代人は字が汚い」なんて仰られる方が多いのは事実ですが、人が読めないほどの字体ということもないかと思います。

かといって、きれいな字を書く自信がないにも関わらず、スラスラと書いてしまえば、所謂「汚い字」になってしまうでしょう。

ボールペン字講座を習得しておきましょうという事まで申し上げませんが、せめて字を書く上で「ハネ」「トメ」などはしっかり意識して、相手が読むのに辛くないレベルになるように慌てずに書きましょう。

相手の名前や宛先は絶対に間違えない

メールのマナーでも申し上げましたが、手紙であっても「(株)」はNGです。

また、名前を間違えずに書くという事は手紙でなくても絶対に必要なことです。似た漢字にも注意し、間違いのない宛名を書くようにしましょう。

会社説明会後のお礼の手紙の書き方

手紙というのは、古くから脈々と受け継がれてきた基本的なマナーがあります。

また、前記で「手紙の場合は縦書きがベター」と申し上げましたが、縦書きと横書きでは大きな違いはないものの、横書きの便箋の宛名は最初に、縦書きの場合は宛名を一番最後の一番上に書きます。

つまり、横書きの場合はメールの文体に近いと考えればよいでしょう。

頭語と結語は忘れない

手紙によく見る「拝啓」「敬具」といったものの意味をご存知でしょうか。

まず、文章の最初に、手紙でお辞儀を表す意味でもある「拝啓」は「頭語」と呼び、カジュアルな言い方をするのであれば「こんにちは!」にあたるものです。

となると、対する「敬具」が「さようなら」にあたるものだというのはご想像がつくかと思いますが、本文の最後と日付の間に、一番下に書く「敬具」を「結語」と言います。

例:

拝啓

先日はお忙しい中…

…益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

「。」の後は改行し、1字分下げる

意外と知らない方が多い縦書きの文章の基本ですが、「。」の後は改行し、次の文章の始まりは1字分下げます。

また、メールや、今お読みいただいている記事のように、一纏まりの文章で1行空けて次の文章を書き始めるという事はあまりなく、話がガラリと変わらない限りは、改行後は行数を空けずに続けて書くのが通常の手紙の書き方です。

例:

 拝啓、先日はお忙しい中、会社説明会という貴重な機会をいただきまして誠にありがとうございました。

 予てより、貴社の事業内容への魅力を感じており、私も今後の事業展開へ関りたいという思いがございましたが、この度の会社説明会へ参加させていただいたことにより、その思いが一層強くなりました。

日付、署名、宛名

先ほどもお話させていただきましたが、縦書きの手紙においては、本文の次に「日付」、続いて「自分の氏名や住所、連絡先」、そして最後に相手の「宛名」という順で締めくくるのが一般的です。

日付は「敬具」の後の改行で3字ほど下げ、西暦ではなく和暦で書きます。

また、言うまでもないかもしれませんが、署名に関しては一番下に書きます。

最後に、相手の宛名を書いて、お礼の手紙の完成となります。

例:

敬具

平成○○年◯月◯日

◯◯大学◯◯学部◯◯学科

氏名:◯◯ ◯◯
住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯◯-◯◯

電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email:◯◯◯◯@gmail.com

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯担当
◯◯ ◯◯様

書き方やマナーとは少し違いますが、手紙のデメリットでもある「書き直しが困難」という点は忘れてはいけません。

誤字脱字はもちろん、相手にどのような文章を送ると意欲や気持ちが伝わるかといった事まで考えると、別紙に下書きをしておいてから書き始めた方が良いでしょう。

このような方法を用いて、まずは相手が読みやすく、気持ちの伝わる文章を書けるように心がけましょう。

さて、次にご紹介する手紙の例文は横書きでのご紹介となりますが、そのまま縦書きにした場合の参考としてご紹介させていただきます。

会社説明会後のお礼の手紙の例文

 拝啓、先日はお忙しい中、会社説明会という貴重な機会をいただきまして誠にありがとうございました。

 予てより、貴社の事業内容への魅力を感じており、私も今後の事業展開へ関りたいという思いがございましたが、この度の会社説明会へ参加させていただいたことにより、その思いが一層強くなりました。

 貴社の社風や実際の業務内容に至るまで、イメージできていなかった部分まで理解できたということもあり、大変興味深くお話をお伺いさせていただきました。

 また、お時間がない中でも、私からの質問に詳しくお答えいただいたことも心より感謝しております。

 頂戴しました資料を読み返し、貴社への理解を深めると共に、自分に何ができるのかといったことも改めて考えてみたいと思います。

 取り急ぎお礼をお伝えしたくお便り差し上げました。末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成○○年◯月◯日

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
氏名:◯◯ ◯◯

住所:〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯◯-◯◯

電話番号:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email:◯◯◯◯@gmail.com

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯担当
◯◯ ◯◯様

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