インターンシップのお礼メールの書き方|送るタイミング・返信例文

インターン参加後にメールを送るべきなのか

インターンシップに参加したあと、受け入れ先の企業にお礼のメールを送るべきかどうか迷った経験のある学生は多いようです。企業に感謝の意を示したいという気持ちはあっても、「突然メールを送ったら迷惑になるのではないか」なんて考えて躊躇してしまう方もいるでしょう。しかし結論から言えば、インターンシップが終わったらお礼のメールを送るべきです。

企業は、インターンシップで学生を受け入れるためにそれなりの負担を負っています。特に直接の担当者はインターンシップ本番までに諸々の準備を行い、業務時間を削って学生の相手をしてくれているわけです。つまり学生は企業にお世話になる立場であり、お世話になった企業に対してお礼を言うのは当然のことなのです。

インターンシップには1dayの短いものから、一年近くに渡る長期のものまであります。しかし、短期間だからお礼のメールは要らない、もしくは長い間お世話になって打ち解けたからお礼のメールは要らない、というようなことはありません。期間の長さに関わらず、インターンシップ先の企業には必ずお礼のメールを送りましょう。

多くの企業では、「インターンは採用とは無関係」としています。そのためお礼のメールを送らなかったからといって、それが直接不採用の原因になるということは無いでしょう。しかしお礼のメールを送っておけば「丁寧な学生だな」という印象が残るかもしれませんし、少なくともマイナスの評価になることはありません。

お礼のメールを送るべきなのは、単にそれがビジネスマナーだからというだけでなく、学生にとってはメリットしか無いからなのです。少しでも採用される可能性を上げたいなら、インターンシップ先へのお礼のメールは必須であると言えます。

お礼のメールが要らないケースがあるとすれば、メールではなく手紙でお礼状を送る場合です。二重にお礼を出す必要な無いため、手紙でお礼状を送る場合は、メールまで送る必要は無いでしょう。

インターン参加後にお礼を送るならメール?手紙?

インターンシップ先に後日お礼をする方法には、メールを送る方法と、手紙でお礼状を書いて郵送する方法があります。メールでお礼を言うのが無作法ということはありませんが、手紙のほうがより丁寧で好印象を与えやすいでしょう。

手紙でお礼状を送る場合に注意したいのは、出来るだけ早く郵送することです。電子メールなら送信ボタンを押して数秒で相手にメッセージが届きますが、手紙の場合は1~2日はかかります。インターンシップが終わって2~3日経ってからお礼状を作成し始めるようでは、届くまでに1週間近くかかりかねません。

遅くなるようでは、せっかくのお礼状も「丁寧」どころか「時間にルーズ」という印象を与えかねない逆効果なものとなります。もしどうしてもお礼が遅くなるようなら、電子メールで送ったほうがはるかにマシでしょう。

しっかりとお礼状を作成し、速やかに郵送できるならメールよりも手紙のほうが有効です。最近では電子メールでお礼の言葉を述べることも一般的になってきましたが、一昔前はインターンシップのお礼は書面で行うのが普通だったからです。

手書きの文章はやはり丁寧な印象を受けますし、また昔ながらの考え方を持っている企業なら未だに電子メールでのお礼状を認めていないという可能性もあります。インターンシップのお礼を電子メールで送るか、手紙で送るかの二択であれば、手紙でのお礼状を選んだほうが無難です。

ただ、必ずしも手紙が良いかと言えばそういうわけでもありません。先ほど言ったように昔ながらの企業には電子メールでのお礼を認めない風潮もあるため一概には言えませんが、場合によってはメールでお礼を送ったほうが良いという場合もあります。

例えば一度にたくさんの学生を受け入れる1dayのインターンシップなどでは、学生全員がお礼状を書くとチェックするのも一苦労なのでお礼メールのほうが有り難いと考えている企業もあるようです。インターンシップの受け入れ人数が多い企業では、後日大量のお礼状が届いても、どのお礼状がどの学生から届いたものなのか把握するのが難しいという状況もあるようです。

もちろん、そのような場合でも手紙でのお礼状がいけないということではありませんが、学生は状況を把握しながら、お礼にはメールと手紙どちらが適しているのか考えて臨機応変に対応する必要があります。

インターン参加後に送るメールの書き方

インターンシップ参加後に送るお礼のメールは、読みやすく書くのが一番のポイントです。ビジネスメールのルールに則りつつ、感謝の意を簡潔に述べましょう。

丁寧な文章を作成しようとするあまり、長々と時候の挨拶を書いたり、難しい言葉をこれ見よがしに使ったりしないよう注意が必要です。インターンシップのお礼はあくまで採用とは無関係なので、企業の方もあまり時間をかけて読んではいられません。ダラダラと無意味に長い文章を書くと良い印象は残らないため、せっかくのお礼メールも台無しになってしまいます。

インターンシップのお礼メールに必要なのは、「件名」「宛名」「送り主の情報」「お礼の言葉」くらいのものです。あとは件名さえしっかりまとまっていれば、それ以上の情報を付け加える必要はありません。

企業のインターンシップ担当者は一日に何十件というお礼メールを読むので、あまり長いとうんざりしてしまいます。「わかりやすく」「簡潔に」を意識して、サラっと読める分かりやすいお礼メール作りを心がけましょう。

件名の書き方

メールの件名には、インターンシップのお礼であることを明記しておきましょう。「インターンシップのお礼」とハッキリ書いておけば、他のダイレクトメールなどに埋もれるリスクを回避することができます。

また、件名には大学名と氏名も書いておいたほうが良いでしょう。企業のメールソフトにはインターン生全員のメールアドレスが登録されているわけではないため、宛名に所属と氏名を書いておかなければ迷惑メールなどと勘違いされて読んでもらえない可能性があります。件名は受信ボックスに必ず表示されるので、ここに所属と氏名を書いておけば読まれる可能性が高くなります。

宛名の書き方

お礼のメールは企業全体に対してではなく、インターンシップを担当してくれた担当者の方に宛てて書くのが基本です。「○○部△△課××様」と書いておけば、誰に対してのお礼メールなのかがわかります。メールは基本的に個人のメールボックスに届きますが、企業がインターン生のメールを同一のメールボックスで一括処理している場合があるので、念のため宛名は書いておいてください。

送り主の情報の書き方

件名にも書きましたが、本文中でもあらためて所属と氏名を書いておきましょう。本文は「このたびは大変お世話になりました。○○大学の山田太郎です」というような文章から書きだすのがベターです。しっかりと名乗ることで文脈も丁寧に見えますし、名前の印象も残しやすくなります。

お礼の言葉の書き方

お礼のメールを書くとき、一番重要なのがお礼の言葉です。ただ「ありがとうございました」と1~2行で終わらせると素っ気ない印象を与えてしまうため、お礼メールの意味がなくなってしまいます。長すぎても助長になってしまうので、10行~20行程度の文章を作成して感謝の気持ちを伝えたほうがよいでしょう。今回のインターンシップで自分が何を得たのか、どのように感じたのかを盛り込めば書きやすいと思います。

インターン参加後に送るメールの例文

件名:インターンシップ参加のお礼 ○○大学 山田太郎

○○株式会社 △△部 ××様

このたびは大変お世話になりました。

貴社のインターンシップに参加させていただきました、○○大学の山田太郎と申します。

本日は、インターンシップのお礼を申し上げたく、ご連絡させていただきました。

かねてより憧れていた○○業界でのお仕事は、私にとって大きな刺激となりました。インターンシップでは実際に業務の一環を体験させていただき、この業界で活躍していくことの大変さを実感いたしました。

しかし同時に、業務を通して人々の暮らしに役立つ素晴らしさを目の当たりにし、この業界で働きたいという想いが強まった次第です。

また、××様に伺った○○業界で活躍するための心構えや、これから身に着けていくべき技能についてのお話は大変参考になりました。実際に○○業界で活躍しておられる××様の貴重なお話を賜りましたことは、感謝の念に堪えません。

貴社の皆様の温かいご指導と、真摯な働きぶりに接し、貴社への入社意欲が益々高まってまいりました。

今回のインターンシップで学んだことを糧に、就職活動に励んでいく所存です。

皆様にはご多忙の中、親切にご指導いただき誠にありがとうございました。貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

今後ともよろしくお願い致します。

インターン参加後のお礼メールはいつ送ればいいのか

インターン参加後のお礼メールは、できる限り早く送るようにしましょう。具体的にはインターンシップが終わった当日の夜から、翌日までに送るのが良いでしょう。インターンシップが終わって数日経った後にお礼のメールを送るくらいなら、いっそ送らないほうがマシな場合すらあります。

ビジネスの世界では、お世話になった相手へのお礼はすぐに述べるのが原則です。すぐにお礼メールを送れば好印象を与えることができますが、何日も経ってからお礼のメールを送ると、逆に「時間にルーズだ」という印象を与えかねません。そのためお礼のメールは早ければ早いほど良いですし、遅くともインターン終了の翌日までに送っておくべきなのです。

インターン参加後のお礼メールに返信が来た場合の対処法

インターンシップのお礼メールには、企業から返信が送られてくる場合があります。企業からの返信に対して、更にこちらから返信すべきかどうか悩んだ経験のある方も多いのではないでしょうか。返信メールに対して再返信するかどうかは、送られてきた文面によって判断しましょう。

まず、原則としてメールのやりとりは「目下がメールを終わらせる」のが基本です。この場合はインターン生が目下、受け入れ先の企業が目上となりますから、本来ならお礼のメールを送った時点で返信は不要なはずなのです。

しかし企業がわざわざ返信してきてくれたことは、目上からこちらに対する気遣いとして受け止めなくてはなりません。そのため、お礼メールに返信があった場合はこちらから丁寧な気遣いに対する感謝を込めて再返信するべきだと言えます。

ただし、企業から送られてきたメールに「返信不要です」と書かれている場合は、その指示に従いましょう。企業によっては学生からのお礼メールに対しても必ず「確認しました」といった返信を行うことがあり、そうしたメールには返信不要の旨が明記されている場合もあるのです。

インターン参加後のお礼メールへの返信に再返信する時の書き方

インターンシップのお礼メールへの返信に再返信する時は、お礼メールを送ったときよりも更に簡潔な文章を心がけましょう。1回目のお礼メールでは10行~20行を目安に文章を書きましたが、再返信のときは4~5行で構いません。あまりにあらたまった文面で再度お礼を書いてしまうと、メールを読み直す企業側も大変ですし、感謝しすぎても嘘っぽくなってしまうからです。

再返信するメールは、インターンシップに参加したことではなく、わざわざメールに返信してくれた対応に感謝します。「丁寧な対応ありがとうございました」ということだけが伝わればよいため、特に堅苦しい文章を付け加えることはありません。

また、万が一また返信が来てしまうと収集がつかなくなるため、こちらから再返信するメールには返信不要の旨を明記しておきましょう。

ただし「返信不要です」とだけ書くとぶっきらぼうな印象になってしまうため、できるだけ丁寧に言い換える必要があります。目上に対して返信不要の旨を伝えるときには、「ご確認いただければご返信には及びません」や「何か不都合がありましたらお知らせくださいませ」のような書き方をすると良いでしょう。

また、件名は元のお礼メールと同じで構いません。返信メールであることを示す「Re:」があれば、やり取り中のメールであることが伝わります。

ただし、複数回返信が続いて「Re:Re:Re:」と続いてしまっている場合は、見栄えが悪いので一つだけ残してあとは消去してしまいましょう。お礼メールの返信では複数回やりとりが続くことはあまりありませんが、何度も続くようなら「Re:(3)」のように返信された回数を数字で書いておく方法もあります。

インターン参加後のお礼メールへの返信に再返信する時の例文

件名 Re:インターンシップ参加のお礼 ○○大学 山田太郎

○○株式会社 △△部 ××様

○○大学の山田太郎です。

お忙しいところ、早々とご返信ありがとうございました。

突然のメールにも丁寧な対応を頂き、誠に恐縮でございます。

なお、このメールは丁寧なご返信にお礼を申しあげたくお送りしたものですので、ご確認いただければご返信には及びません。

重ね重ねになりますが、このたびは誠にありがとうございました。

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