メール・電話での面接の断り方・注意点|メール例文・電話のかけ方

メールで面接を断る方法

就活の選考時に、面接を断る場合、メールはスムーズでおすすめの方法です。直接断る気まずさがないため、心理的なストレスも少なくて済むというメリットもあります。

ただし、メールの書き方はきちんとマナーを守らないと、社会人として非常にマイナスの印象になってしまいます。あなたの選考のために、貴重な時間を割いてくれている採用担当者への気持ちを込めて、マナーにのっとった丁寧なメールを送れるように、断り方をしっかり意識してください。

メールの書き方

メールで面接の断りを入れる場合、まずは件名だけで、内容が分かるようにします。「面接辞退の御連絡」などがスムーズで良いでしょう。更に、自分の名前、新卒の就活の場合は、大学名を入れておくと、担当者がスムーズに処理しやすいです。

冒頭の書き出しには、「株式会社○○ ○○部 ○○様」というように、採用の担当者の名前を丁寧に書くのが正しい断り方です。

相手の名前に次いで、自己紹介をし、面接の連絡をもらったお礼を述べてから、「一身上の都合において、面接を辞退させて頂きたい」という旨を述べます。この際には、あなたの面接予定が分かるよう、「○月○日○時から、貴社の採用面接にお時間を頂いておりましたが」と一言付け加えておくのがおすすめです。

断りの連絡を入れた上で、折角のチャンスをもらったことに対する謝罪を続けて、改めて辞退を申し入れる形にします。メールでの連絡は、決して失礼ではありませんが、断り方として簡易的なものを選んでしまったお詫びも忘れずに伝えましょう。

最後には、定型句で文章をまとめて、今後の企業の発展を祈る内容でしめます。

メールの例文

「件名:面接辞退のご連絡 ○○大学 ○○」

株式会社○○

○○部 ○○様

○○大学○○学部の○○です。お忙しいところ、先日は○次面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

○月○日○時から、御社の面接時間を設けて頂いておりましたが、一身上の都合により、以降の面接を辞退させて頂きたく、メールを送らせて頂きました。貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなお返事になってしまい、大変申し訳ありません。大変身勝手なお願いとは存じますが、何卒お許し頂きたく存じます。

また、本来であれば直接お詫びを申し上げなければいけないところ、メールでのご連絡になりましたこと、重ね重ねお詫び申し上げます。

末筆ながら、御社の今後益々のご発展をお祈り致します。

メールを書く時の注意点

メールで断りの連絡を入れる際には、辞退の理由を、敢えて具体的に答えなくても構いません。「一身上の都合により」で、基本的には済ませることが出来ます。相手から折り返しの連絡で、面接辞退の理由を尋ねられた場合のみ、「他社様から内定を頂いたため」お「もう少し検討を重ねてみようという結論に達したため」といった理由を伝えると良いでしょう。

また、メールは基本的にどんな時間帯に送っても良いものではありますが、面接辞退の連絡は、出来るだけ相手の営業時間内を意識するようにしてください。一般的には、朝の10時ごろから、夜の20時ごろまでが、断り方のマナーとして適切です。相手の業務に支障かせなく、かつ辞退の連絡をスムーズに処理できるのを目指すと良いでしょう。

止む得ない事情により、営業時間中にメールを送れなくなってしまった場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」と一言付け加えてから、断りのメールを入れるようにしましょう。相手に直接迷惑になってしまうことはありませんが、社会人としての思いやりが重要です。

電話で面接を断る方法

面接の断り方として、電話を使うと誠意が伝わりやすいというメリットが期待できます。やはり直接お詫びを伝えることが出来ると、社会人としてのマナーが身についていると受け取られやすいでしょう。

相手に直接連絡をするという都合上、どうしても断るという一面から気まずさを感じやすいですが、電話の断り方をしっかり身に着けておくことにおいて、今後の社会人生活にも、その経験を活かすことが出来るはずです。

電話のかけ方・受け答え例

面接辞退の電話をかけるときは、まず「お忙しいところ失礼致します」という挨拶から始めます。電話は、相手の貴重な時間をもらっているということを忘れないようにしましょう。

その後、自分の大学や氏名を名乗って、「採用面接の件でお電話をさせて頂きました。ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」といい、用件と相手が分かりやすいように伝えましょう。担当に取り次いでもらうためには、的確な情報を、きちんと伝えることが大切です。

そのあと、相手に変わってもらったら、もう一度「お忙しいところ失礼致します」と伝えて、「○月○日○時から、面接のお時間を頂いております、○○大学の○○です」と挨拶をし、「先日は○次面接のご連絡をありがとうござまいした」と、まず前回までのお礼を伝えるようにしましよう。

そのあと、「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と尋ね、辞退の話を進めて良いのか質問します。採用担当者が忙しかった場合は、改めて連絡をする必要があります。

その後は続けて、「本日は、一身上の都合により、今後の面接を辞退させて頂きたく連絡をさせて頂きました」と伝えます。「諸般の事情により」などの内容で、初めはぼかして辞退理由を告げるのが、断り方のマナーです。

その上で、再度「お忙しいところに貴重な時間を割いていただいたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ありません」と伝えます。採用担当者の好意に報いることが出来なかったことへのお詫びをきちんと伝え、相手から納得の返事をもらったら、「それでは失礼致します」とも速やかに電話を切りましょう。相手が電話を切ったのを待って、静かに通話を終了します。

電話をかける時の注意点

電話で面接辞退の連絡をすると、相手から辞退理由を尋ねられることもあります。あなたが気まずさを感じないよう、敢えて気軽に声をかけてくれる採用担当者も少なくありません。

基本的に、メールの場合と同様、相手から質問されない限りは、辞退理由は「一身上の都合により」や「諸般の事情により」で構いません。具体的な理由を尋ねられた場合に限って、「他社様から内定を頂いたため」「一身上の都合により、働けなくなってしまったため」「もう少し検討を重ねて就活を続けようと思ったため」などを伝えて良いです。

ただしこの場合、選考を受けた企業のネガティブなイメージは、決して伝えないようにしましょう。「御社の○○な部分に、相性を感じなかったため」などは絶対にいけません。相手への誠意ある返答が、断り方のマナーであり、礼儀です。

他社の内定をもらった場合、具体的な企業名を尋ねられることもあるでしょう。答えたくない場合は、「○○関係の業界です」「○○系の職種です」程度で構いません。

また、電話はメールよりも、更に時間帯に気を付けなければいけません。慌ただしい時間帯の電話応対は、非常に大きな迷惑をかけてしまうケースも少なくないからです。営業時間内におけることは必至ですが、始業直後の時間帯や、昼休みの前後など、明らか相手の業務を妨害してしまう可能性がある時間帯は、避けるようにしてください。

スマートフォンなどの、固定電話以外から断りの連絡を入れる場合は、電波が弱い場所や、騒がしい場所からの連絡は避けましょう。相手の迷惑になってしまう可能性が高いです。

更に、メールと電話を組みあわせた断り方は、丁寧でイメージも良くなりやすいです。メールで断りの連絡を入れたあと、電話をして辞退を伝えるようにすると良いでしょう。よりスムーズな連絡も出来るため、すれ違いによって発生してしまうトラブルも、未然に防ぐことが出来ます。

就活で面接を断る時のベストなタイミングとは?

なるべく早い連絡を心がける

電話でもメールでも、面接を断る連絡を入れる際には、なるべく早い連絡を心がけるようにしてください。面接当日の辞退連絡は、基本的にはマナー違反です。ビジネスシーンにおいて、スピードは非常に重要です。採用担当者の立場になって考えるようにしてください。

辞退を決定したタイミングで連絡をする

まず、面接の断り方として、辞退を決定してすぐに連絡するようにしましょう。慎重な検討は必要ですが、ぎりぎりになってからの連絡は、相手にも迷惑がかかりますし、あなたの負担も総じて増えてしまいやすいです。

電話口やメール越しに、相手から迷惑さを感じ取るのは嫌ですよね。就活におけるモチベーションの低下や、不必要なストレスにも繋がってしまうので、早めの行動で、円満な事態を実現するように意識してください。

辞退そのものは失礼なことではない

断り方でマナー違反をしてしまえば、それは相手に対しても失礼な行いになってしまいます。しかし、前もって余裕を持ち、辞退の連絡をきちんとしていれば、それ自体は決してマナー違反ではありません。

実際のところ、面接前の辞退経験者は、全体の40パーセント以上にも及びます。複数の企業の選考を同時に受けていることも珍しくありませんし、第二希望以降の選考を進めておくことは、慎重な就活生として、決して間違った行動ではありません。

相手への誠意をもって対応すれば、不必要なストレスを感じる必要はないのです。

面接の断り方を正しく知っておこう

いかがでしたか?

電話であっても、メールであっても、正しい面接の辞退方法を知っておくことは、今後の社会人生活においてもとても重要です。相手の都合や立場を考え、適切なマナーを守った対応が出来るようにしましょう。

ビジネスマナーを守った行動が出来ることは、内定獲得のための礼儀を知ることにも繋がります。基本的なルールを正しく把握した上で、適切な行動を心がけましょう。

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