エントリーシートを添付するメールの書き方・例文|注意点・添削以来

エントリーシートの提出方法とは

就職活動を始めると、「エントリーシート」というものが履歴書と共に提出を求められることが多くあります。必ず提出を求められるわけではなく、会社により必要になるケースがあります。また、エントリーシートとは企業により形式や質問事項、用紙の大きさも変わってくるのが一般的です。履歴書は、大学を経由して入手したり文具店などで購入が可能です。

しかし、エントリーシートは企業が作成しているものですので、履歴書のようにすぐに入手できるものではありません。企業説明会で配布する会社があれば、企業の応募エントリー画面からダウンロードする方法で対応している会社など様々です。入手方法は企業ごとに違いがありますが、エントリーシートは企業からもらわなければならないことが一般的です。

履歴書と提出を求められると先程お伝えしました。その提出方法も企業毎で変わってきます。一番ポピュラーな方法は郵送での提出です。しかし、郵送で提出を求める企業だけではありません。最近では、メールでの提出を求めるケースも増えています。

郵送の場合は、必要書類を封筒に入れ、宛名を記載すれば問題ないです。一方で、メールでの提出の場合は最低限の礼儀や常識を知っていないと相手への印象が悪くなることも考えられます。そのようなことがないようここでは、エントリーシートのメール提出について解説していきます。

エントリーシートを添付するメールの書き方

学生さんにとっては間接的であるとしても企業へのメール送信は緊張するものです。お互いの表情が見えない分、相手に誤解のないように伝えることが大切になります。そのためには、失礼のない印象の良いメールの書き方を知っておく必要があります。

誰宛のメールなのかを明確に

まず、メール冒頭には誰宛にメールをしているかを分かるようにしましょう。企業に書類を郵送したことがある方なら、郵送時の宛名には会社名と担当者や採用担当部署名を記載しているはずです。メールを作成する際も同じように、本文の頭に誰宛なのかを会社名から部署名、担当者名を記載します。

採用担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。書類送付の場合の担当者名が不明の場合は、「人事課 御中」と書くこともあります。しかし、メールの場合は御中を使用することは通常のビジネスメールではありませんので気を付けましょう。

名乗ることも忘れずに

誰宛にメールを送信したのかを明確にした次に入れなければいけないことは、自身が名乗ることです。ファーストコンタクトをする際には、必ず自分が誰なのかを相手に伝えるようにしましょう。書類上に名前を記載しているとはいえ、誰かもわからない相手からメールが送られてくると印象が良くないものです。

趣味や特技などまでを紹介する必要はありません。「~大学~学部の○○と申します。」というようにどこの誰なのかを明確にすることがビジネスメールでのマナーです。

メール文の終わりに名前等は記載するため、情報が重複しないためにも初めに名乗るのを控える方が良いと考える方もいるかもしれません。

しかし、メールを最後から読まれる方はいません。相手が読み進めることを考えると、初めに名乗ることが相手への礼儀です。最後にもこちらの名前や連絡先は載せますが、冒頭でもどこの誰なのかを相手に伝えるようにしましょう。

メールをした目的

なぜメールを送信したのかという目的を相手に伝えます。目的はエントリーシートの提出となります。相手には、エントリーシートを提出するためにメールをしたことと、提出書類は添付しているということを伝えると採用担当者側も理解しやすいです。

企業側は多くのメールを受信していることが予想できます。メール文は簡潔に作成することが基本です。長々と分かりにくい内容を書くより、メールした目的を1~2文で伝える方が、相手が受ける印象も良いでしょう。相手が理解しやすい伝え方を意識することが大切です。

挨拶

メール文はじめと終わりに、挨拶を添えることが基本です。メール送信時の時間により挨拶を使いわけることも良いです。一番無難なはじまりの挨拶として使われる言葉は、「お世話になっております。」や「お世話になります。」です。初めてメールをする場合でも使用できる言葉ですので、文の頭につける挨拶としてお勧めの言葉です。

締めの挨拶としては、「何卒よろしくお願いいたします。」や「ご確認どうぞよろしくお願いいたします。」などを使うと良いでしょう。「いたします。」の代わりに「申し上げます。」を使うとより丁寧な表現となります。文と文の接続を考えて使い分けると自然で読みやすい文章となります。

メールは顔が見えない分、自分の印象もメール文で判断されることもあります。間接的だからと言って、挨拶が不要となることはありません。どのような場面でも、挨拶をすることを忘れないように気を付けましょう。

エントリーシートを添付するメールの例文

上記エントリーシートを添付する際のメールの書き方を元にした例文が以下の通りです。

株式会社○○ 人事部 採用担当 ○○様、

お世話になっております。
~大学~学部に所属している○○と申します。

この度、2018年度新卒採用エントリーシート(総合職)の提出のためメールいたしました。

必要書類を添付しておりますので、お忙しいところ大変恐縮ですが、お手すきの際にご確認いただければと存じます。

何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。

~大学~学部
○○
連絡先:0X0-0X0X-0X0X

エントリーシートをメールに添付する時の注意点

メールを作成する際にメールが誰宛なのか、どこの誰から来たメールなのか、挨拶を入れること、メールの目的記載というポイントを守ることで、しっかりとしたメールとなることが分かったでしょう。この必要事項を満たすことができたらメール作成時には下記のことにも注意するとメール文のレベルも上がります。

適度な改行

例文を見ていただくと分かりますが、読みやすい区切りで改行をしています。改行を適度にしないと文章が続きすぎて読む気がなくなるものです。メール文を簡潔に分かりやすくするだけではなく、改行することや行を一行開けるなどして送信者が視覚でも読みやすいメール作成を心掛けましょう。

エントリーシートのファイル

メールの文章にも気を配らないといけませんが、エントリーシートのファイルも同じくらい気を付けるポイントがあります。エントリーシートは企業により提供されるファイルが異なるかもしれません。エクセルの可能性もありますし、PDFで印刷したのち手書き記入を必要とする場合など様々です。

メール添付を指示されている場合は、基本的にPDFにファイルを変化してから添付します。ワードやエクセルで企業からエントリーシートのファイルを受け取った場合でも、PDFで保存することが一般的です。PDFならば、メール送信者以外の第三者が、シート内容を変更することができなくなります。そのため、書類の信用度が高まります。

またPDFでファイルを保存する際には、保存名にも気を使いましょう。保存名はメールに添付する際に表示されます。そのことを想定し、ファイル名を「エントリーシート」としたり「エントリーシート-○○」と自身の名前と共に保存すると採用者側も確認しやすくなります。

誤字脱字

メール文に誤りがあると不注意な人という印象がついてしまう可能性があります。印象が悪くなると選考にも響く可能性も高くなります。また、変換ミスなどが起こると読み手も勘違いをするかもしれません。

それを防ぐためにも、正しい文章となっているかを送信前に確認することが大切です。特に前㈱か後㈱かを間違えることや企業名・担当者名を間違えると大変な失礼になります。そのようなことがないよう、事前に内容の確認を欠かさないことが大切です。

エントリーシートをメールに添付する時の件名の書き方

企業側が受信するメールは、一日に数十件となる場合もあります。応募者が殺到すると数百件となるかもしれません。また、採用に関するメールのみならず、企業側はクライアントや社内でのやり取りにもメールを活用しています。件名は、メールの内容を簡単に把握するためにも大切な情報となります。

エントリーシートを添付する際には、メールの件名には「エントリーシート」というキーワードは欠かせないでしょう。簡潔な内容が良いとはいえ、「エントリーシート」などの名詞のみで件名を終えてしまうとあまりにも簡潔過ぎます。

「エントリーシート添付(2018年度新卒採用 総合職)」というように、採用側が件名を見てある程度メール内容を想定できる件名にすることが一般的です。企業規模の大きい会社ならば、同時期に中途採用や他職種の募集も行っているものです。自身が新卒採用枠である内容も例のように入れると親切な件名となるでしょう。

エントリーシートを添付するメールを送る時間帯は?

エントリーシートを添付したメールを作成し終わった次に考えるべきことが、送信時間です。時間帯の決まりはありませんが、締め切り時間ぎりぎりである場合や、深夜の時間帯に送るのは避けましょう。

締め切りを過ぎていないにしても、期限ぎりぎりであると余裕のない人だと思われます。また、深夜に送信した際、スマホなどでメール通知をオンにしている方もいるかもしれません。そうなると相手に迷惑がかかる可能性がありますし、生活リズムの整っていない人物だと思われてしまいます。締め切りぎりぎりの時間や、深夜の送信は避けましょう。

会社の営業時間内でしたら、相手もメールをすぐに確認することができます。また、相手の就業時間内に連絡を済ませるようにすると、何かあった際にも時間差なくお互いに対応できるでしょう。会社の営業時間を狙ってメール送信をすると良いです。

エントリーシートを送るときは就活用のメールアドレスを使った方がいいのか

メールのドメインをいくつか持っている方も少なくない世の中です。特にフリーメールのアカウントを持たれている方は多いものです。しかし、就活の際にはどのメールアドレスを使えばよいか迷うものです。

就活用のフリーメールを作るべきかと悩む方もいるでしょう。フリーメールを活用して就活を行っている方もいらっしゃいます。しかし、企業によりフリーメールでも問題ないという会社があれば、フリーメールは就活生とはいえビジネスの場で使用することはもってのほかだと認識している会社もあるのが現実です。

フリーメールが禁止ということではありませんが、選考の結果に反映されてしまうのは悲しいものです。そうならないために一番無難なメールアドレスは、学校で使用しているアドレスです。通常の大学や専門学校では、入学時にメールアドレスも取得されます。

その大学でしか持てないドメインですので、相手が受け取った際に、迷惑メールなどに分類される心配もないです。学校のメールを使用することで、企業側へネガティブな印象を与えることはまずないです。フリーメールに少しでも心配要素があるようならば、メールは学校から支給されたものを使うのが一番安全です。

OB訪問でエントリーシートの添削してもらうためのメールの書き方

OB訪問を予定している場合は、その企業へ就職するために同じ道を歩んだ先輩にエントリーシートのアドバイスをもらうと良いです。そのためにも、添削をしてもらえるかをOB側へ確認しましょう。

どのタイミングで添削のお願いをするか

OB訪問を検討している際には、大学等のキャリア支援センターでOB情報の提供が可能です。OBの連絡先を入手できたら、相手へコンタクトしなければなりません。一般的に初めてOBに連絡を入れる際には、メールでアポイントをお願いすることが多いです。OB訪問の旨を伝える際に、訪問時にエントリーシートも一緒に見てもらえないかとお願いすると話がスムーズに進むでしょう。

初めてメールをする際には、OB訪問が可能かという問い合わせをし、可能な場合にはその後連絡を交わす機会があるものです。2回目以降のメールで、OB訪問の中でエントリーシートの添削を依頼してみましょう。

初めてのメールで依頼することも可能ですが、1通目の訪問依頼に加え、添削依頼も込めるとメール内容が盛りだくさんになってしまいます。1度目からOB訪問・添削依頼の2つをお願いすることはお願いの「しすぎ」と感じる方もいるかもしれません。そのようなことを避けるためにも2回目以降のメールで依頼するようにしましょう。

依頼メールの書き方

基本的な本文の形式は、エントリーシートを企業へ提出する際と同じです。誰宛のメールなのか、送り主は誰なのか、メールの目的や理由、挨拶を忘れず本文に含むようにしましょう。OBへのメールとなりますので、挨拶は決まりがあるわけではないですが、「お世話になります。」よりも「こんにちは。」や「おはようございます。」の方が適しているでしょう。

「お世話になります。」は通常だとお客様や取引先を相手にする場合に使うものです。OB訪問は、大学や専門学校の先輩という立場からアドバイスをもらうためのものですので、「こんにちは。」などの方が適しています。もし、相手側が「お世話になります。」と伝えてきてくれた場合には同じく「お世話になります。」と返信しても良いです。

メールの目的には、エントリーシートの添削をお願いしたい旨を伝えましょう。お願いするタイミングは、2通目以降のメールが良いとお伝えしました。相手の1通目のメール返信内容に繋がるようならば、それに続けばよいです。しかし、そのような流れがない場合はクッション言葉を使うなどすると誠意を見せながら依頼ができるでしょう。

クッション言葉とは

クッション言葉とは、「お忙しいところ大変恐縮ですが~」や「重ね重ねのお願いで大変恐縮ですが~」など、前置きとして使える接続文です。突然、エントリーシートの添削をお願いしたいと伝えるより、このような言葉を添えることで印象ががらりと変わることが分かるでしょう。

OB訪問でエントリーシートの添削してもらうためのメールの例文

エントリーシートの添削依頼は、2通目以降で伝える方が良いとお伝えしました。ここでは、その状況を想定してのエントリーシート添削依頼メールの例文を紹介します。

株式会社○○ XX部 XX課 ○○様、

こんにちは。
早急なご返信ありがとうございます。

~大学の○○です。
OB訪問についてですが、ご連絡いただいた日時にご指定いただいた場所にお伺いいたします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

また、お願い事ばかりで大変恐縮ですが、当日はエントリーシートの添削もお願いできますでしょうか?
社会人経験のある○○様のご意見を少しでもお聞かせいただけると幸いです。

お忙しいところ申し訳ございませんが、お返事お待ちしております。

~大学 ~学部 ○○
連絡先:0X0-0X0X-0X0X

OB訪問でエントリーシートの添削してもらうためのメールでのポイント

通常のビジネスメールの形式を守ることはもちろんですが、OB訪問での添削依頼ということで、「お願い」をする場面となります。相手に就活支援のために時間を割いてもらい、その中で添削までしてもらうわけですので自身の誠意をメール文で伝えることが大切です。

クッション言葉も大切です。それと同じくらい、言葉のチョイスや表現も大切になりますので、読み返すことや文章に失礼がないかをしっかり確認しましょう。もし、自分の志望する部署や職種に就いており、志望企業であるなら将来の上司になる可能性もあります。依頼する場合は特に、自身の誠意を相手に伝えることを心掛けましょう。

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