会社説明会/企業見学を無断欠席したときの謝罪メールの書き方・例文

会社説明会や企業見学を当日欠席するときにする電話のかけ方

就職活動を行っていると、説明会や企業見学に参加する機会が多く訪れます。しかしながら、当日になって体調やスケジュール調整のミスなどで参加できなくなってしまうことも中にはあります。

そういった時、会社に当日欠席をどのように連絡すればよいのでしょうか。ここでは当日欠席を電話で連絡する際の電話のかけ方についてご紹介します。

企業に電話をかける際は、なるべく多忙な時間を避ける必要がありますが、会社説明会の当日欠席等、緊急を要する連絡の場合はできるだけ早い段階で連絡を行いましょう。始業時間が朝9時30分だとすると、朝礼等が行われる可能性を考えその15分から20分後をめどに電話をかけるのが最適です。

もちろん、人事担当者が直接電話に出る可能性は低いので、大学名と氏名を名乗った後、説明会のキャンセルについての連絡であると相手に伝えてから担当者に代わってもらえるようにお願いしましょう。

欠席の理由は様々だと思いますが、正直に理由を話せば良いと言うものではありません。例えば、雨が降っていて参加が億劫になった、という場合にその理由を聞いて良い印象を持つ人事担当者はいません。

一般的には、体調不良や大学で所属しているゼミから呼び出しがかかったなどが欠席の正当な理由です。当然ですが、無断欠席は言語道断です。

また、説明会や企業見学を欠席する企業が行う今後の選考を受けたいと考えている場合は、別日程で説明会が開かれるのであればその日程に振り替えてもらえるかを担当者にその場で聞くことが重要です。ナビサイトから予約が行える場合は、こちらで日程を変更する旨を担当者に連絡しましょう。

会社説明会や企業見学を当日欠席するときに送るメールの書き方

説明会などを当日欠席する際の連絡手段としてもう一つはメールがあります。メールでの連絡を行う際には、簡潔に伝えたいことが相手に伝わるように、当日の説明会欠席の旨をタイトルに明記することが重要です。

また、誰からの連絡なのかがきちんとわかるよう署名を書いておく事はもちろんですが、タイトルの後に所属大学と名前を書いておくとより人事担当者に伝わりやすくなります。

また、説明会を当日キャンセルすると言う事は人事担当者にとって大きな迷惑であるということを忘れてはいけません。今後その企業の選考受ける場合でも辞退する場合でも、誠心誠意の謝意を相手に伝える必要があります。

会社説明会や企業見学を当日欠席するときに送るメールの例文

それでは、説明会などを当日欠席することを人事担当者に伝えるメールの例文を理由別に分けて以下で紹介します。

1:面倒になったからという理由の場合の例文

先述の通り、面倒になったからというのは正当な理由としては認められません。体調不良やゼミからの呼び出し、家庭の事情などが正当な理由ですが、一般的に就職活動よりも優先すべき事情というのはよほどのことでないと認められませんので注意が必要です。

タイトル

本日開催の説明会への参加辞退につきまして(○○大学 氏名)

本文

〇〇株式会社 総務部 新卒採用ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇と申します。

本日、○時から開催される貴社の会社説明会へ参加させていただく予定でしたが、大変申し訳ありませんが急用のためこれから大学へ向かわなくてはならず、会社説明会への参加を辞退させていただきたく思いご連絡を差し上げました。

直前の連絡になってしまい大変申し訳ございません。ぜひ、次の説明会開催の際には参加をさせていただきたく思います。

お忙しい中、お手数をかけいたしまして大変申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス

2:公共交通機関の遅延の場合の例文

公共交通機関の遅延も説明会や企業見学をキャンセルする際の正当な理由の一つです。少し遅れる程度であれば、遅刻する旨と到着時刻を担当者に伝えればよいのですが、終了時刻までに間に合うか分からないほどの遅延の場合は一旦キャンセルを行い、後日説明会が開催されるのであればそちらに振り替えてもらうのがベターです。

タイトル

本日開催の説明会への参加辞退につきまして(○○大学 氏名)

本文

〇〇株式会社 総務部 新卒採用ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇と申します。

本日、○時から開催される貴社の説明会へ参加させていただく予定でしたが、電車の遅延のため説明会終了時刻までにそちらへ向かうことができない可能性が高く、参加を辞退させていただきたく思いご連絡を差し上げました。

直前の連絡になってしまい大変申し訳ございません。ぜひ、次の説明会開催の際には参加をさせていただきたく思います。

お忙しい中、お手数をかけいたしまして大変申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス

3:寝坊の場合の例文

中には寝坊してしまって説明会や企業見学に間に合わないと言う場合もあります。連絡をする段階で既に会社説明会や企業見学が終了している時間になっている場合は、事後連絡になってしまいます。

この場合には言い訳をせずに、素直に寝坊してしまって参加できなかった旨を担当者に伝えることが重要です。開始前に連絡を入れなかったわけですから、どういった理由であれ無断欠席という形になっていることを自覚しましょう。

タイトル

本日開催の説明会への無断欠席のお詫び(○○大学 氏名)

本文

〇〇株式会社 総務部 新卒採用ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇と申します。

本日、○時から開催される貴社の会社説明会へ参加させていただく予定でしたが、寝坊の為、無断欠席という形になり大変ご迷惑をおかけいたしました。

説明会という貴重な機会を頂戴しましたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

私の管理の甘さで人事担当者様をはじめ、皆様に御迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

もしも、次の説明会参加の機会を頂戴できましたら、参加をさせていただきたく思います。

お忙しい中、お手数をかけいたしまして大変申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス

4:体調不良の場合の例文

体調不良は正当な理由ではありますが、会社説明会や企業見学のキャンセルはできる限り避けるべきことです。そのため、人事担当者には謝意を伝えながら、できる限り悪い印象を持たれないように配慮することが重要です。

タイトル

本日開催の説明会への参加辞退につきまして(○○大学 氏名)

本文

〇〇株式会社 総務部 新卒採用ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇と申します。

本日、○時から開催される貴社の会社説明会へ参加させていただく予定でしたが、大変申し訳ありませんが体調不良の為、参加を辞退させていただきたく思いご連絡を差し上げました。

私の体調管理が不十分であったために、多大なご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。。ぜひ、次の説明会開催の際には参加をさせていただきたく思います。

お忙しい中、お手数をかけいたしまして大変申し訳ございません。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス

会社説明会や企業見学を前日に欠席する場合の連絡手段は何が最適か

就職活動中の企業への連絡手段は電話とメールがありますが、説明会や企業見学をキャンセルする場合は開催日程まであとどれほど日があるかによって連絡手段を使い分けることが重要です。数日余裕がある場合はメールのみの連絡でも構いません。一方、当日のキャンセルの場合にはメールに加えて電話で直接担当者に連絡を入れることが重要です。

前日にキャンセルを行う場合は、まずメールで翌日の会社説明会や企業見学欠席についての連絡を行いましょう。その上で、電話連絡を入れるのがベターです。前日の段階で一般的な企業の終業時間超えてからの連絡の場合には、まずメールだけを送り翌日のできるだけ早い段階で電話連絡を入れる必要があります。

会社説明会や企業見学を無断欠席したときの影響は?(他社への影響についても触れること)

説明会や企業見学を無断欠席した場合どのような影響があるかについてですが、今後の選考が不利になる事はあっても有利になることはまずないということを心に留めておきましょう。

時間が守れない、予定通り行動ができないというのはこれから社会人となる上で大きなマイナスポイントになってしまいます。無断欠席をした時点で、人事担当者にこの学生は今後の選考を受ける気がないのだろう、と思われてしまっても仕方がありません。

無断欠席をしてしまった場合は、できるだけ早い段階で企業の担当者に無断欠席という無礼についてお詫びの連絡を入れる必要があります。例え、その企業の今後の選考を受けない場合であってもお詫びを入れることが重要です。

その企業から同業他社に無断欠席の話が広まると言うような事はまずないと考えられますが、少なくとも自分のせいで通っている大学のイメージを損なってしまう可能性はあります。自分がとる行動のせいで後輩たちにも迷惑がかかってしまう可能性があるということを心に留めていれば、自分がとるべき行動というのは見えてくるはずです。

また、今後その企業の選考を受けたいと考えている場合には、無断欠席の件を丁寧にお詫びし今後の説明会への参加を担当者にお願いする必要があります。この時点で参加を断られる事は少ないかもしれませんが、お詫びの連絡を入れる際の態度やマナー次第では書類選考の段階で落とされてしまう可能性も十分に考えられますので、注意が必要です。

1:大企業の場合

一般に大企業の場合、いちどの説明会や会社の見学で受け入れる学生の数が数十人から数百人という大規模であることも多いため、会社説明会や会社の見学を当日欠席する学生はその中の一定数存在すると考えられます。

企業側もその事は認知しているため参加キャンセルの連絡を入れただけでお叱りを受けるという可能性は低いと考えられますが、ここでいい加減な対応をとると今後の選考の上で不利になる可能性が考えられます。必ず直接連絡を行い、丁重にお詫びするようにしましょう。

2:中小企業の場合

説明会や企業見学を行う会社が中小企業の場合、いちどに参加する学生の数は数人から多くても30人程度であることが多いです。小規模な会社説明会や会社の見学の場合、参加表明している学生が全員揃うまで担当者が待ってくれる場合も多々あります。

そのため連絡しない場合には、担当者のみならず説明会に参加している他の学生にも迷惑がかかってしまう可能性があります。そのため連絡をしないことによって迷惑がかかりがちなのは中小企業の説明会であるともいえます。

また、いちどの参加者数が少ないため、キャンセルの場合には自分の名前が人事担当者の印象に残りやすくなってしまうということも考えられます。

いずれの場合にしても、こちらのミスを認め丁重にお詫びをすることが重要です。

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