就活で企業からの電話に折り返す際のマナー|不在時の対処法と会話例

就活で企業からの電話に折り返すときの会話例

就活の際には、企業から電話がかかってくる場合があります。当然かかってきた電話にはすぐに出るのが一番ですが、状況によってはすぐに電話に出られない、あるいは電話がかかってきたことに気付かなかったということもあるでしょう。そのような場合には、電話が出来る状況になった時点で速やかに折り返しの電話をかける必要があります。

就活生にとって企業への折り返し電話は緊張する事かも知れませんが、電話に出られなかったからといって注意されることは無いので安心してください。むしろ、緊張して躊躇していたせいで折り返しの電話が極端に遅れてしまった場合にこそ、悪印象を与えてしまうことになります。大切なのは、できる限り早く、かつ丁寧に折り返しの電話を行う姿勢です。

以下は、企業からかかってきた電話を取れなかった場合の折り返し電話の会話例となっています。企業へ折り返し電話を行う方は、この会話例を参考にしてみてください。

企業への折り返し会話例

就活生

お忙しいところ申し訳ありません。私、○○大学の××と申します。さきほど○○様からお電話をいただき、折り返しお電話させていただきました。大変恐れいりますが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

受付係

はい、人事部の○○でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますでしょうか。

就活生

はい、恐れ入りますがお取次ぎお願いいたします。

担当者

お電話代わりました。人事部の○○です。

就活生

お忙しいところ恐れいります。私、先ほどお電話を頂きました○○大学の××と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

担当者

はい、大丈夫です。

就活生

折り返しの連絡が遅れてしまい申し訳ございません。

先ほど〇時ごろに頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しお電話させていただきました。

担当者

(用件を言う)

就活生

お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました。では、失礼いたします。

就活で企業からの電話に折り返すときにベストなタイミング

企業からかかってきた電話には、出来る限り早く折り返しの電話を入れる必要があります。しかし場合によっては、企業から電話が来ていたことに数時間経って初めて気付くこともあるかもしれません。

このように着信から時間が経ちすぎている場合は、あえて翌日まで待ってから折り返したほうが良い場合もあるということを覚えておきましょう。一般的に、企業に電話をかけてよい時間帯は始業の2時間後~終業の2時間前までだと言われています。8時始業で18時終業の会社なら、10時~16時までが電話をかけてよい時間帯だということになります。

また、昼休憩のことを考慮すると、12時~14時までの間は適切とは言えません。つまり、企業に電話を折り返そうにも、17時以降では電話をかけること自体がビジネスマナー違反になってしまうのです。終業前は締めの作業で忙しくしている企業が多いため、いくら折り返しのためとはいえ、終業前の電話は仕事の邪魔になる可能性があります。

例えば、企業から15時にかかってきた電話に、17時を過ぎてから気付いてしまった場合は、そのまま折り返してはいけません。この場合はあえて翌日まで待機し、始業後2時間を過ぎてからかけ直すのがベターです。企業への電話の折り返しはできる限り早く行うべきです。

しかし、大前提として企業の迷惑になるような時間帯に折り返してはいけません。そのため、時間が遅くなってしまった場合は多少遅くなるとしても翌日まで待つ必要があるのです。また、翌日に折り返す場合には必ず「折り返しの連絡が遅れてしまい申し訳ございません」と一言謝罪するのがマナーです。

就活で企業からの電話に折り返すときのマナー

折り返しの電話をかけるとき、忘れてしまいがちなのが「電話をかける前の準備」です。

まず、電話をかける前には必ずメモ帳と筆記用具を用意しましょう。就活の連絡ですから、担当者の電話番号や面接場所の住所などの重要な情報を伝えてくる可能性は十分にあります。いざ連絡を受けて、慌ててメモ帳を準備しようとすると企業の方を電話口で待たせることになります。何があっても対応できるよう、あらかじめメモ帳と筆記用具を用意してから折り返すのがマナーです。

実際に企業の方と会話するときにも、守るべきマナーはいくつもあります。気をつけたいのは、焦って本題から入らないようにすることです。企業の方が電話に出たら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります」と一言付け加えたあと、「○○大学の××と申します」と名乗りましょう。

いきなり「○○さんに電話をもらったのですが」と本題に入ってしまうと、どこの誰かもわからない上に挨拶も出来ない無作法な人間だと思われてしまいます。こちらの目的が電話の折り返しだと説明したら、「大変恐れいりますが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」と担当者の方へ取次ぎをお願いします。もし電話を取ったのが本人だった場合は、「大変失礼いたしました」とお詫びの言葉を述べましょう。

担当者が電話に出ても、まだ本題には入りません。ここであらためて「○○大学の××と申します」と名乗ります。そのあと目的が電話の折り返しであることを伝え、必ず「ただいま、お時間よろしいでしょうか?」と確認しましょう。

いきなり本題に入ると、相手が忙しかった場合に大変失礼になってしまいます。このように、電話の折り返しを行うためにはいくつものマナーを遵守する必要があるのです。まだ就活生とはいえ、企業に対しての電話は正式なビジネスマナーの則って行うべきなのだと覚えておきましょう。

折り返し電話をしたが不在だった場合の対処法

こちらから電話を折り返したとき、今度は担当者の方が電話に出られない状況になっている場合もあります。会議中、休憩中、外出中など、理由は様々ですが、担当者の方がいつでも電話に出られるというわけではありません。折り返しの電話をしても担当者が不在だった場合は、電話を受けてくれた方に用件を伝えておきます。

「先ほどお○○様から電話を頂いたので、折り返しお電話させて頂きました」と言えば、担当者に伝言してくれるはずです。また企業から電話をかけ直してくれるのか、時間を置いてこちらからかけ直すべきなのかは場合によって対応が異なります。

電話を受けてくれた方が、「後ほどこちらからかけ直します」と言うのか、「後ほどおかけ直しください」と言うのかをよく聞いて臨機応変に対応しましょう。「後ほどかけ直します」と言われたら、今度は電話を取り損ねないよう集中して待ちましょう。2回目の電話まで取り損ねてしまうと、何度も入れ違いになってキリがありません。

「担当者は〇時ごろに戻ります」と教えてくれる場合は、その時間までに電話を取る準備を済ませておきましょう。
「後ほどおかけ直しください」と言われた場合は、頃合いを見てこちらからかけ直す必要があります。

電話を受けてくれた方には、「それでは〇時ごろにまたご連絡させていただきます」と伝えておきましょう。明確にかけ直す時間を伝えておくことで、担当者の方の仕事にも支障が出ません。

電話が途中で切れてしまった場合の対処法

携帯電話で応答していると、どうしても通話の途中で切れてしまうリスクは避けられません。気をつけていても、電話を取ったのがたまたま電波の悪い場所だったという経験は誰にでもあります。

しかし、それが企業相手となると笑い話で済ませるわけにはいきません。もしも、企業との電話が途中で切れてしまったら、すぐにかけ直してお詫びする必要があります。電話が切れてしまったら速やかに電波状況を確認し、周囲で出来る限り電波の良い場所に移動してからかけ直します。

この時、また切れてしまうリスクを考慮して公衆電話や自宅の固定電話からかけ直すのも良いでしょう。とにかく、何度も連続で切れてしまうことの無いよう工夫してからかけ直すようにします。一般的に電話が途中で切れてしまった場合は「電話をかけた側」がかけ直すべきだとされています。

しかし、就活中の場合は例外で、どちらからかけた電話であっても、途切れた電話は就活生のほうからかけ直します。上手く繋がったら、「○○大学の××と申します。先ほどは電話が切れてしまい申し訳ございませんでした」と一言謝罪しましょう。

企業も、わざと切ったわけではないことくらい理解しているので、丁寧に対応すればむしろ好感をもたれることもあるはずです。途切れた電話は就活生側からかけ直すべきですが、電波の良い場所に移動している間に企業からかけ直される場合もあります。先にかかってきてしまった場合も「先ほどは電話が切れてしまい申し訳ございませんでした」と言うのを忘れないよう注意してください。

企業からの電話に折り返すときはメールでもいいのか

企業から電話に出られなかった場合、折り返しは必ず電話で行います。わざわざ電話で連絡して頂いたことに対し、メールで「何の用ですか?」と聞いてしまうのは失礼にあたります。就活生に限らず、ビジネスマナーにおいて「電話連絡には電話で折り返す」ことが鉄則です。

企業からの連絡にメールで折り返してよいのは、企業からメールが届いたときだけです。電話で連絡がつかなかったために、メールで用件を伝えてくる企業も少なくありません。メールの内容に「先ほど電話した件ですが~」と書かれている場合は、こちらが取れなかった電話の代わりにメールを送ってきたのだと推測できます。

しかし、特に何の表記も無く用件だけが書かれたメールが届いたら、電話とは別件かもしれないので必ず折り返しの電話をいれましょう。このように、メールと電話の内容が同じだと確信を持てない限りは、念の為に電話で折り返すようにするのがベターです。

企業からのメールの場合は折り返さなくてもいいのか

企業からの連絡は電話だけでなく、メールから届く場合もあります。届いたメールに折り返すべきなのか、またどのように折り返したらよいのか悩んだ経験のある方も多いでしょう。

ビジネスマナーでは、メールのやりとりは「目下が終わらせる」のが基本だといわれています。すなわち、企業からメールが届いたら就活生は返信を行うべきだというのが正解です。メールの内容に質問文があれば回答を送るべきですし、単なる連絡事項のメールであったとしても「確認しました」という返信を行います。

ただし、企業から届くメールのなかには「返信不要です」と明記されている場合もあり、こうした場合は無理やり返信する必要はありません。メールを返信すべきかどうかは、届いたメールの文面を見て臨機応変に判断しましょう。折り返しが必要になるメールと、必要でないメールの例は以下の通りです。

1:折り返しが必要なメール

企業から届いたメールは、就活生から折り返すのが基本です。ほんの簡単な連絡事項のメールであっても、就活生からは丁寧な返信を行います。

必ず折り返すべきなのは、ただ「それがビジネスマナーだから」というだけではありません。折り返しのメールは、就活生にメールが届き、きちんと内容を確認したという証明のために必要なのです。

長々と返信文を作成する必要はありません。メールを読んだことが伝わればよいので、「○○大学の××です。内容確認いたしましたのでご連絡申し上げます。ご配慮ありがとうございました」など数行のメールを返信します。

確認のメールを送ることで、企業もちゃんと就活生に連絡が取れたかどうかを知ることができるのです。メールの折り返しが無い場合は、わざわざ電話をかけてメールを読んだか確認せざるを得なくなる場合もあります。電話連絡までさせてしまうと担当者の手を煩わせることになるので、確認後のメールの折り返しは必ず行いましょう。

また、企業から届いたメールの文面に質問文などが含まれていた場合は、回答を用意してから折り返しを行います。例えば、「面接の日程は〇月×日でよろしいですか?」といったメールが届いた場合は、きちんと希望日時を書きこんで返信します。特に変更の要望が無ければ「問題ありません。当日はよろしくお願いいたします」と言った挨拶を添えて返信してください。

2:折り返しが必要ないメール

就活中に企業から届いたメールは簡単な内容のものであっても折り返すのが基本です。しかし一部、企業から届いたメールであっても、折り返す必要の無い例外があることも覚えておきましょう。

それは、メールの末尾に「返信不要です」と書かれている場合です。企業から届くメールには、合否の発表を含んだ重要なものから、簡単な連絡事項まで幅広いものがあります。簡単な連絡事項だけが書かれたメールには、このように「返信不要」と明記されている場合があるのです。本来メールのやり取りは目下である就活生が終わらせるべきなのですが、返信不要と書かれているなら無理に折り返す必要はありません。

返信不要と書かれたメールは何十人~何百人という大人数に同時送信されている場合もあり、担当者も全員の「確認しました」という返信を読んでいる暇はないのでわざわざ返信不要の旨を明記しているわけです。

ただし、返信不要とあったからといって、絶対に返信してはいけないということではありません。例えば、送られてきたメールの内容によく解らない部分があった場合は、質問という形でメールを返信することができます。「返信不要です」という表記は、「返信しないでください」ではなく、「特に質問が無ければ返信しなくて良いです」という意味になります

また、企業から自動送信された受付完了メールには折り返さなくて構いません。
インターンシップや面接の申し込みをネットから行った場合、「申し込みが完了しました」という自動送信メールが届くことがあります
こうした自動送信メールは個別対応が出来ないので、折り返さないようにしましょう

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