エントリーシートの送付状の書き方・例文・注意点

エントリーシートは手書き?パソコン?

ホリエモンさんの「手書きのエントリーシートはやめてほしい」という発言でもエントリーシートの手書きかパソコンか問題は話題になりましたよね。就活生からするとパソコンの方が楽ですが、手書き派もPC派もどちらも同じくらいいて判断に困りますよね。実際はどちらの方が良いのでしょうか。

手書き派

手書き派の意見としては、「手書きの文字から丁寧さや会社に対する本気度が伝わってくる」と言います。パソコンの方が楽だからこそ、手書きの良さが発揮されるのでしょうね。手書きで書く際は読みやすさを意識してハッキリと文字を書くようにしましょう。

PC派

パソコンで作成されたエントリーシートの方が良いという人の中には、読みやすさを指摘する人がいます。手書きですと人によって文字の書き方が異なり、何千枚も読む必要のある会社側からするとPCで作成されたものの方が効率が良いのかもしれません。同じスペースに書き込める量もPCの方が圧倒的に多いです。

業界による

例えばIT業界などはPCで作成するように指示する会社がほとんどです。手書きとパソコン良さをそれぞれ踏まえた上で、業界や企業の傾向を分析することも大切ですね。企業によっては手書きかPCか指定するところもあるので、注意深く見るようにしましょう。

大学のキャリアセンターの指示

ほとんどの大学では、指定がなければ手書きで書くよう指定している大学が多いようです。つまり一般的には手書きの方が無難とされているようですね。

エントリーシートに送付状は必要なのか

送付状とは、封筒の中身を先方に説明するための紙で、通常は送付物の概要や枚数、季節の挨拶などが書かれます。「誰が誰宛に、何を、どんな目的で送付したのか」を先方に伝える役割をします。他には、添え状やカバーレターとも呼ばれる時もあり、送付物の一番手前に入れます。ビジネスのシーンでは必須の書類です。

就活の場合は必須ではない

結論から申しますと、就職活動はビジネスではないので、基本的には必須ではないとされています。企業によっては「送付状不要」などと指定するところもあるようなので、応募する際にはまず確認しましょう。

時間に余裕があれば書く

書き方によほどの問題がない限り、送付状はあって不利になるものではありません。ビジネスマナーに触れる機会としても、時間に余裕があったら書いて見るくらいの気持ちで良いでしょう。

エントリーシートの送付状の書き方(宛名について触れること)

さて、先ほど「書き方によほどの問題がない限り、送付状はあって不利になるものではない」と書きましたが、送付状の正しい書き方とはどのようなものでしょうか。以下、書くべき項目と注意点をまとめました。
通常パソコンを使ってA4のコピー用紙で作成します。

日付

送付状を送る日の日付を、年月日を右揃えで書きます。基本的には西暦よりも「平成〇〇年」と書くほうが好まれます。年月日に大幅な間違いのないように気をつけましょう。

相手先の宛名

送付先の企業名、採用担当者の氏名を書きます。「株式会社」や採用担当者の氏名の後の「様」、苗字と名前の間の空間など、忘れないようにしましょう。担当者の個人名が分からない場合は「人事部 御中」などと記載します。「斎」と「斉」など漢字や綴りを間違えないように注意が必要です。

自分の連絡先

住所、名前、連絡先、メールアドレスを記載します。連絡先としては、すぐ取れる携帯電話番号が良いでしょう。この際、携帯電話の番号やメールアドレスに間違いのないように気をつけましょう。相手先の宛名は左揃え、自分の連絡先は右揃えで書くと見やすいです。

タイトル

応募書類の送付したことがわかるような件名を書きます。この際、中央揃えで書くことを忘れないようにしましょう。例:「応募書類の送付につきまして」「選考書類の送付につきまして」

本文

1文字目は「拝啓」で書き始めましょう。季節の挨拶を入れると良いのですが、どう書けば良いのかわからない場合は、「時下」と書くと、不適切な表現で悪い印象を持たれることを防げます。

ここでは、会社への関心などをアピールすることもできます。例えば会社の説明会などに参加した場合は、その際のストーリーや、何に惹きつけられたかを書くと効果的です。3〜5行以内に納めることを意識しましょう。それより長くなってしまうと、読み手も疲れてしまいます。
*季節の挨拶は以下を参考にすると良いでしょう
1月:初春の候 新春の候
2月:立春の候 早春の候
3月:春風の候 春陽の候
4月:春暖の候 桜花の候
5月:新緑の候 薫風の候
6月:入梅の候 梅雨の候
7月:盛夏の候 大暑の候
8月:残暑の候 晩暑の候
9月:初秋の候 秋分の候
10月:秋晴の候 秋月の候
11月:晩秋の候 深秋の候
12月:師走の候 初冬の候

敬具

本文の最後は「敬具」で終わらせましょう。右揃えで書くことを忘れないようにしましょう。

内容物とその枚数について書きます。これを先方にお知らせするのが送付状の目的でもあるので、「記」と中央揃えで書きましょう。その下に、「エントリーシート○枚、履歴書○枚」などと書きます。

以上

全てを書き終わったら、右揃えで「以上」と書き、文書の終わりを示します。

エントリーシートの送付状の例文

先ほどの書き方を踏まえて、例文を確認しましょう。

平成○○年 〇〇月 〇〇日
株式会社〇〇
〇〇部 御中

○○大学 ○○学部 ○○学科
山田 花子(やまだ はなこ)
住所:〒○○○ー○○○○
東京都千代田区○○ー○ー○
○○ハイツ101号室
電話番号:○○○-○○○-○○○○
携帯電話:○○○-○○○○-○○○○
Eメール:○○○○○○○○@○○○○.○○

応募書類の送付につきまして

拝啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
私は○○大学○○学部○○学科の山田 花子と申します。
先日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
この度、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送り致します。
ぜひ一度ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。

敬具


エントリーシート○枚
履歴書○枚

以上

エントリーシートの送付状は合否に関わるのか

「エントリーシートを送る際、送付状は合否に関わるのでしょうか」という質問は、就活生からよく聞く質問の一つです。結論から言ってしまいますと、「ありえないミスをしない限り、有利にも不利にもならない」です。

募集人数の多い企業では見ていない可能性もある

ビジネスマナーという観点では送付状の有無は大切ですが、一度の応募で何千、何万と応募のくるような企業の就職活動では、送付状の有無は見られていません。誰も送付状やお礼状を送らなかったとしたら好印象を与えられるかもしれませんが、そうではありません。送付状はあくまで添え物であり、一番大事なのはエントリーシートや応募書類の中身だということを忘れないでおきましょう。

送付状が入ってなくても不利になることはほとんどない。

先ほども申しましたが、人事には送付状の有無をチェックする余裕などありません。送付状が入っていないということで不利になることはほとんどないでしょう。送付状が必須の企業はほとんど聞きませんが、念のため応募時に送付状の必要や不必要を確認するようにしましょう。企業が不必要としているのに送付した場合は、「応募書類の確認が甘い」と受け取られ、不利になるかもしれません。

応募数の少ない企業では多少評価が上がる可能性もある

応募者の母数が少ない中小企業などでは、送付状を送る丁寧さが評価につながる可能性もなきにしもあらずです。

必要な書類ではない

送付状はあくまですぐ捨てる書類です。時間に余裕があり、企業側からの指定が特にない場合は送付状を書くのもビジネスマナーの練習になって良いかもしれません。

エントリーシートの送付状を書く時に注意すべき点

宛名を間違えない。

会社の正式名称や採用担当者の名前の漢字や綴りを間違えないようにしましょう。
様・御中・株式会社など、名称の前後に来る言葉も忘れないようにしましょう。

自分の連絡先をしっかり書く

エントリーシートにも連絡先を書いてあるかと思いますが、念のため連絡先に間違いがないようにしましょう。もしかしたら送付状に記入されている連絡先に連絡を入れるかもしれません。その際に間違っていたら大変なことになりますよね。

自己アピールは簡潔に

送付状の目的はあくまで送付物の内容を相手先にお知らせするものです。ここで長々と自己アピールをしてしまうと、TPOをわきまえない人だと思われかねません。会社に伝えたい想いがたくさんあることはわかりますが、想いをぶつけるのは履歴書やエントリーシートにしておきましょう。

送付状不要かどうか確認

送付状は不要としている会社に送ってしまうと、印象がマイナスになるかもしれません。

季節の挨拶は適切なものを

季節の挨拶は「時下」と省略することもできます。定型文で大丈夫ですが、不安な場合は「時下」で済ますのが無難です。

簡潔でビジネスマナーを守ることが大事

送付状はあくまで添え物です。簡潔に用件を伝えるだけにとどめましょう。

応募書類手持ちの際は不要

応募書類を実際に持参する場合、添え状は不要とされています。その際は送付状を作らなくて大丈夫です。

封筒に入れる際には一番前に来るように

送付状は内容物を伝えるためのものです。いちばん手前に来るように封筒に入れましょう。また、クリアファイルなどに入れてから封筒に入れると、郵送中に濡れたり破損する心配がありません。

エントリーシートは縦書き?横書き?

ここまでで、エントリーシートの送付状の書き方はだいたいわかりましたよね。
もう一つ、就活生から多い質問は「エントリーシートは横書きで書くべきなのか、縦書きで書くべきなのか」という質問です。

基本的には横書き

結論から言ってしまいますと、基本的にエントリーシートは横書きです。もし指定された場合はそれに従うようにしましょう。

数字に注意

横書きの場合、数字は算用数字を使うように注意しましょう。当たり前ではありますが、「安全第一」などの熟語や、企業名や個人名などの固有名詞は漢数字のままで大丈夫です。

送付状も横書き

エントリーシートと同様、ほとんどの場合は送付状も横書きです。就活において送付状について指定があることはほとんどないですが、もし指定がある場合はそれに従うようにしましょう。

封筒も横書き

ビジネスマナーとして、封筒の中身が縦書きなら封筒の宛名も縦書き、横書きなら横書きと、中身と封筒の書き方は一致するように書くものです。エントリーシートは大抵が横書きかと思いますが、封筒も横書きで書くことを忘れないようにしましょう。

目立とうとして縦書きにしない

印象を残そうとして、他の人と違うことをしたくなる気持ちはわかりますが、エントリーシートを縦書きで書くのはやめましょう。目立つことはできるかもしれませんが、採点がしにくくなるなど人事の方からはあまり良い印象はもたれません。また、送付状や封筒の宛名が縦書きだと、簡単なビジネスマナーすら理解していないと思われる可能性もあるでしょう。指定がない限り横書きにするのが良いでしょう。

エントリーシートの送付状はどんな紙がベスト?

エントリーシートの送付状は指定の書式設定や用紙はなく、基本的には自分で書くものです。どんな紙を使うのが良いのでしょうか。

サイズはA4

基本的には他の書類と同じ大きさのA4を選ぶのが良いでしょう。封筒に入れる際に一番上に来るのが送付状なので、他の書類より小さいサイズですと見栄えがあまりよくありません。

普通の紙で大丈夫

上質紙を選ぶと良いという人もいますが、基本的にはすぐに捨ててしまう書類です。特に紙の質にこだわる必要もありません。白紙のコピー用紙で大丈夫です。

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