エントリーシートの封筒と添え状の書き方と郵送方法

エントリーシートの封筒の書き方

企業にエントリーシートの郵送を求められたとき、就活生は書類送付のマナーを順守した封筒を作成する必要があります。「とりあえず届けばいいだろう」という考えで、宛名だけを書いた封筒にエントリーシートを入れて郵送してはいけません。

いくら素晴らしい出来栄えのエントリーシートを作成していても、封筒の取り扱いがなっていなければ、ビジネスマナーを知らないと見なされてマイナス評価に繋がりかねません。採用される確率を上げたいなら、封筒ひとつにも丁寧な書き方を心がけましょう。

まず大きなポイントですが、エントリーシートの封筒の書き方として、基本的には縦書きが望ましいとされています。稀に横書きの封筒がありますが、一般的に横書きの封筒は正式な書類送付には適していません。封筒に記載する「住所」「氏名」「宛名」など、全ての項目は縦書きで行います。

ただし、あらかじめ郵便番号を記入する欄が用意されている封筒を使用する場合は、郵便番号のみ横書きで行いましょう。封筒の例文や、使用すべき封筒の種類、ペンの種類などの細かいポイントは以下の項目でまとめておきます。

エントリーシートの封筒の例文

エントリーシートは、添え状や履歴書といった添付書類と共に封筒に入れてから郵送します。この際、封筒には記入しておかなければならない項目がいくつかあります。

企業に郵送する封筒には、表面に「企業の住所」「企業名と部署名」「採用担当者名」「エントリーシート在中の文字」を書き入れます。そして裏面には、「自分の住所または学校の住所」「自分の所属学科」「自分の名前」「郵送した日付」を書き入れておきましょう。

添付書類の枚数や内容に関しては、同封する添え状に記載します。封筒には、「どこの誰がどのような目的でいつ送ったものなのか」が分かるような情報を書かなければなりません。特に「エントリーシート在中」という表示は封筒を受け取る企業にとって大変重要な項目です。この一文があるのと無いのとでは、書類を判別する際の手間が大きく変わります。

軽く考えられがちですが、エントリーシートは企業に送る正式な書類であり、書類の受け取り手のことを考えて作成・郵送する必要があります。相手に失礼にならないよう、エントリーシートを入れる封筒は書類送付のマナーに則って正しく作成しましょう。

エントリーシートの封筒の例文は以下の通りです。表面と裏面で書く項目が違いますので、間違えないよう注意しましょう。

1:表面の例文

エントリーシートを郵送する際の封筒は、表面と裏面で書き込むべき項目が異なります。封筒の表面に書くべき項目は、「企業の住所」「企業名と部署名」「採用担当者名」「エントリーシート在中の文字」です。

封筒の表面を書くときに気を付けたいポイントは3つあります。

一つ目のポイントは「株式会社を(株)と略さないこと」です。
これはエントリーシートを郵送するときだけの話ではありませんが、相手の企業名を書類に記入する際、(株)と省略して書くのは失礼にあたるとされています。こうした略式の書き方をしてよいのは、領収書などの簡易的な書類に自社名を記入する時などです。少なくとも、これから採用試験を受ける企業の名前は省略して良いものではありません。

二つ目のポイントは「”御中”と”様”の使い分け方」です。
郵送するときの宛名が、企業名や部署名だった場合、敬称は「御中」になります。
企業説明会や一次面接などで、すでに採用担当者名が判明している場合など、宛名が個人名になるときの敬称は「様」です。
個人名なら「様」、団体名なら「御中」と覚えましょう。

三つ目のポイントは「エントリーシート在中」の書き方です。「エントリーシート在中」は、赤のボールペンで記入しなくてはなりません。宛名と同じ黒のボールペンで書くと、常識知らずと見なされる可能性がありますので注意しましょう。

表面の左端に「エントリーシート在中」と書いたら、同じく赤ペンで四角く囲みます。こうすることで、企業に届いたエントリーシートが、ダイレクトメールなどの雑多な書類に埋もれずにすむという効果があります。また、文具店などで販売されている「エントリーシート在中」のハンコを使っても構いません。

表面の例文

〇〇県○○市○○丁目○○タワー
〇〇株式会社 人事採用ご担当 〇〇〇〇様
エントリーシート在中

2:裏面の例文

エントリーシートの裏面には、「自分の住所または学校の住所」「自分の所属学科」「自分の名前」「郵送した日付」を記入します。在学中であれば学校名と所属学科を書き入れますが、すでに卒業している場合や転職活動の場合は、住所氏名だけで構いません。それ以外の項目は、在学中・卒業後に関わらず同じ書き方となります。

封筒の裏面を書くときに気を付けたいポイントは2つです。

一つ目のポイントは「住所の書き方」です。
エントリーシートを入れる封筒に書く住所は、必ずしも自宅の住所ではありません。在学中の就活生の場合は、学校の住所を書き入れる場合があります。裏面に「○○大学○○学部○○学科」と所属学科を書き入れる場合は、自宅ではなく学校の住所を書きましょう。

ただし、大学や専門学校によって方針が違い、自宅の住所で就職活動を行うよう指導している学校もあります。在学中の就活生は、学校と自宅、どちらの住所を封筒に記載すべきか、学校の就職課に問い合わせてみましょう。

二つ目のポイントは「郵送した日付」の書き方です。
エントリーシートを企業に郵送する際、封筒裏面の左上に送付した日付を書き入れておく必要があります。これは封筒が企業に到着する予定日ではなく、封筒を閉じた日(エントリーシートを記入した日)の日付になります。書類を作成し終えてから何日も提出せずに手元に置いておくと、記入した日付と書類の到着日にズレが生じるため、封筒に日付を記入したらその日のうちに郵送しておきましょう。

裏面の例文

〒000‐0000
○○県○○市○○丁目 ○○大学○○学部○○学科
山田 太郎

2017年〇月〇日

エントリーシートの封筒の色・サイズ

エントリーシートを郵送するときに使う封筒は、決して何でも良いというわけではありません。一般的にエントリーシートを入れる封筒は「角2サイズ」で、「白または茶色」が望ましいと言われています。

角2サイズの封筒は、エントリーシートのサイズとして一般的なA4サイズの紙を折り曲げずに入れることができます。また、添え状や履歴書などの添付書類を数枚まとめて入れても余裕があるため、書類の郵送に適したサイズの封筒であるといえます。市販の履歴書についてくる長方形の封筒(長封筒)はエントリーシートの郵送には使用できません。

長封筒にエントリーシートを入れるためには三つ折りにする必要があり、正式な書類送付のマナーに違反してしまうためです。封筒の色は、白または茶色である必要があります。

ただし、昔は白の封筒の方がエントリーシートにはふさわしいと考えられていました。茶色の封筒は企業に送られてくるダイレクトメールや領収書などと混同されやすく、白い封筒のほうが応募書類だと見分けやすかったためです。

また、赤文字で書く「エントリーシート在中」の文字も、白い封筒の方が目立ちやすいという理由もあったようです。最近では白でも茶色でも良いとする企業が増えてきているようですが、心配なら白い封筒を使っておけば問題ないでしょう。

エントリーシートはどんなボールペンで書くべきなのか

エントリーシートは、黒のボールペンで書くのが望ましいとされています。ただしどんなボールペンを使用しても良いというわけではありません。ボールペンには、水性インクと油性インクの二種類があります。

このうち、エントリーシートに使用できるボールペンは「油性タイプ」のものだけです。水性インクは少しの湿気や水滴でにじみやすく、ふとしたきっかけで文字が読み取れなくなる場合があるため、正式な書類には向いていないとされています。

また、最近流行りの「消えるボールペン」もエントリーシートには使用しない方が良いでしょう。消えるボールペンは、熱に反応してインクが薄くなるという仕組みのボールペンです。ゴムで擦らなくても夏場の社内に放置したり、日光に当たる場所で保管しておくだけでインクが消えてしまう可能性があります。完全に消えるとまでいかなくとも、インクが薄くなって読みづらくなる場合もあるため、エントリーシートでの使用は控えたほうがよいでしょう。

水性インクや消えるボールペンの使用は、トラブルの元になる可能性があるだけでなく、面接時の評価にも直結します。採用担当者の中には、こうしたビジネスに不適切なボールペンの使用を見破り、マイナス評価をつける方がいるのです。
せっかく作成したエントリーシートを無駄にしないためにも、使用するボールペンは黒の油性ボールペンに限定しましょう。

エントリーシートを郵送する時の切手料金はいくらか

エントリーシートを郵送する時の切手の料金は、封筒の重さによって異なります。使用する封筒がエントリーシートに適しているとされる角2サイズの場合は定形外郵便になるため、切手の料金は最低で120円となります。その他、封筒の重さと切手の値段は以下の通りです。

50グラムまで 120円
100グラムまで 140円
150グラムまで 200円

角2サイズの封筒の重さは約13グラム、A4用紙が1枚で約4グラムなので、添付書類が9枚を超えない限りは120円切手で大丈夫そうです。エントリーシートを入れる封筒には、他にも「添え状」「職務経歴書」「履歴書」など、いくつかの書類を同封する場合があります。

それら全ての重さを含めて50グラムを超えた場合は140円切手、それ以下なら120円切手を使います。エントリーシートと添付書類を合わせても滅多に50グラムを超えることは無いかと思いますが、全ての書類がそろったら念の為に重量を量っておきましょう。

エントリーシートの封筒の封の仕方

エントリーシートを入れた封筒は、のりを使って封をします。使用するのりの種類に厳格な規定があるわけではありませんが、スティックのりの使用は控えたほうが無難です。スティックのりは比較的粘着力が弱く、何かの拍子にはがれてしまう可能性があります。

そのため、エントリーシートのような重要な書類が入っている封筒をとじるのには向いていないとされています。封筒をとじるときには、液体のりか、強力なテープのりを使用しましょう。

また、封筒にしっかり封をしたあとには「〆」の印を書いておくのもマナーです。「〆」印には「確かに本人が封をしました」という意味があり、相手に届くまでに開封されていないという目印にもなります。現代では郵送途中に誰かが勝手に封をとくことなど滅多にありませんが、「〆」印で封を厳重にすることは、重要な書類を扱う際のビジネスマナーとして今も根付いています。

エントリーシートはクリアファイルに入れるべきなのか

エントリーシートなどの応募書類は、封筒に入れる前にクリアファイルに入れるのがマナーとされています。比較的最近から広まった文化ですが、郵送する書類をクリアファイルで保護することは一般的なビジネスマナーとして広まりつつあります。

企業に郵送するエントリーシート、添え状、履歴書など全ての書類は、クリアファイルにまとめて入れておきましょう。クリアファイルに入れておくことで、不意の雨で書類が濡れたり、郵送途中の書類が折れ曲がるのを防ぐ効果が期待できます。

使用するクリアファイルは、ロゴの入っていない透明なものを選びましょう。クリアファイルは、文具点などに行けば数百円程度で購入することができます。企業に郵送するため、何かのおまけで貰ったようなイラスト入りや、他社のロゴ入りのクリアファイルは使用できません。

エントリーシートに添え状は必要か

エントリーシートを郵送するときには、必ず「添え状」を同封しておきましょう。添え状とは、封筒に「どのような書類が、何枚入っているか」を明記しておくための書類です。

添え状には時候の挨拶や郵送日時を書き、「エントリーシート1枚、職務経歴書1枚」のように、同封した書類の内容と枚数を書いておきます。こうして添え状と照らし合わせることで、企業は送られてきた封筒の中身が紛失していないことを確認できるのです。

仮に、郵送するのがエントリーシート1枚だけであったとしても添え状は必要です。添え状なしでエントリーシートだけを郵送してしまうと、企業は「エントリーシートだけを送ってきたのか」「エントリーシート以外の書類が紛失したのか」が判別できません。このような事態を避けるため、企業に郵送する書類には添え状を入れておかなければならないのです。

エントリーシートの添え状の書き方

エントリーシートを送る際の添え状の書き方は、そう難しくありません。添え状に書くのは、「日付」「宛名」「住所氏名」「連絡先」「時候の挨拶」「添付書類の内容と枚数」の6項目です。時候の挨拶だけは時と場合によって書き分ける必要がありますが、その他の項目の書き方はエントリーシートや封筒を記入したときと同じです。

ここでは、企業に郵送する書類がエントリーシート1枚だけであった場合の例文をご紹介しましょう。

・添え状の例文
2017年〇月〇日

○○株式会社
人事部担当 ○○様

〒000‐0000
○○大学○○学部〇〇学科
山田 太郎

連絡先:090‐0000‐0000
e-mail:00000@xxxxx.com

応募書類の送付につきまして

拝啓、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は面接の機会を与えて頂き、誠にありがとうございます。
応募書類を下記の通り提出致しますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

エントリーシート 1枚

以上

エントリーシートの添え状はどんな紙に書けばいいのか

添え状に使用する用紙には、エントリーシートと同じサイズのものを使用します。基本的にはA4サイズの用紙です。

添え状は手書きで作成する場合とパソコンで作成する場合がありますが、いずれの場合も一般的なA4コピー用紙を使用して構いません。光に当てると字が透けて見えるような安価なコピー用紙ではなく、「上質紙」と呼ばれる少し厚手の紙を使うと印象が良くなります。

企業に提出する書類だからこそ、すぐに破れる薄い紙ではなくしっかりとした紙質の用紙を選ぶ必要があります。ただし、写真のプリントアウトに使用される光沢紙は使用できません。

手書きで添え状を作成する場合、罫線付きの便箋を使用する方もいるようです。
ただし企業によっては、正式な書類の添え状に便箋を使うことを敬遠する場合もあります。A4サイズのコピー用紙を使うのが最も無難だと考えてよいでしょう。

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