【OB訪問後マナー】お礼メール/手紙/電話の伝え方・ベストなタイミング

OB訪問後にお礼を送るベストなタイミング

OB訪問後は、翌日までにお礼をする事がベストです。メール、手紙・ハガキ、電話等の方法を活用しましょう。早めのお礼を心掛けましょう。メールはすぐに送る事が出来る為、当日でも構いません。手紙・ハガキは準備し投函までに多少時間はかかりますが、手書きというのも気持ちが伝わるでしょう。

電話は、非常に注意しないといけませんが、直接会話にてやり取りできるのはメリットでしょう。但し、時間帯には非常に気をつけなければなりません。

OB訪問のお礼はメール・手紙・電話のどれがベターなのか

OB訪問後のお礼は、メールでする方がベストです。その理由としては、手紙では、当日に発送出来たとしても、翌日に届く事が難しい場合が多くある為です。
(速達で郵送すると、翌日には届きますが、速達で届くと驚かれる場合も…)
手紙は、手書きで気持ちは伝わりますが、すぐにお礼をすとなるとメールより劣ります。

電話はあまりオススメできません。相手の空いている時間帯がわかりにくい為、仕事中に電話したり、仕事を終えて自由な時間に連絡があると、相手は不愉快に思う事が多くある可能性があるからです。電話でのお礼はデメリットが多い為、気をつけましょう。この事を踏まえると、メールでのお礼がOBの方も迷惑にならず、負担が少ない為一番良い方法と言えるでしょう。

OB訪問のお礼をメールでする場合

メールは電話と違い、特に時間帯を気にする事はありません。当日に送る事も出来る様であれば、あまり遅くない時間であれば、尚良いです。翌日になってしまっても、OB側は必ずメールチェックをするでしょうから、大丈夫です。内容をしっかりまとめて気持ちを伝える事が出来ますので、誤字脱字のないように気をつけながら送ると良いでしょう。

①書き方(件名・本文)

件名;OB訪問後のお礼 〇〇大学 名前
本文;株式会社 〇〇部 〇〇様
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

このように、感謝の挨拶を宛先のあとに述べましょう。
宛先→挨拶→本文→締め→署名の形式が、ビジネスメールの形式です。

②例文

件名:OB訪問のお礼
本文:
株式会社◯◯

◯◯部 ◯◯様
□□大学△△学部のxxです。 本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
◯◯様とお話をすることで疑問に思っていたことが解決し、さらに貴社で仕事をしたいという気持ちが強まりました。

特に、「(印象に残ったエピソード・セリフ)」のお話は、非常に勉強になりました。 本日の◯◯様のお話を踏まえ、さらに精進したいと思います。またご相談に伺う機会もあるかと思いますが、その際はご指導のほど、宜しくお願い申し上げます。本日は貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

  • 一目で「OB訪問のお礼」だとわかる件名をつける。
  • 文章の最初は、相手の会社名⇒部署⇒名前の順で書き出す
  • 大学名・学部・名前を名乗った後、簡潔に挨拶をする
  • OB訪問のお礼を書く。
  • OB訪問の中で、特に印象に残ったエピソードに触れる。
  • 改めてお礼をし、文章を締める。

③返信が来たときの対応方法

メールにて、簡潔に返信する。お礼メールに対する返信メールへの対応は、できるだけ簡潔で短い文章にしたほうが良いでしょう。実際にお会いしてメールのやり取りを進める中で、OBに親しみを感じて何でも相談したくなることもありますが、長いメールはOBも忙しい為、かえって迷惑になります。

ビジネスシーンでも長いメールはマナー違反となっている為、注意しましょう。
お忙しい中で返信を下さったことへのお礼→近況→今後のお願い→再度のお礼
4つで文章を構成すると良いでしょう。

今後お世話になる事もあるかと思いますが、その際はよろしくお願い申し上げます。
ありがとうございました。
と最後は改めてお礼の言葉で締めくくると、爽やかな印象を与え良いでしょう。
そんなお礼メールの返信を受け取ったら、OB訪問を受けてよかったと思ってもらえるかもしれません。自分に出来ることなら協力しようと、他の社員さんや人事の方を紹介してくれるかもしれません。こうした対応を繰り返すことで、OB訪問を人脈作りに活かすことができます。

OB訪問のお礼を手紙でする場合

①書き方

便箋や封筒などは「白の無地」・筆記用具は「万年筆かボールペン」

②例文

  • 前文…頭語と、時候の挨拶
  • 主文…本題、用件
  • 末文…結びの挨拶と、結語
  • 後付…日付、差出人名、宛名

例えば、頭語とは「拝啓」や「謹啓」、また時候の挨拶も、季節によって「春暖の候」等です。
結びの挨拶とは、相手の健康等を祈るなどの「常套句」です。結語とは、冒頭の頭語と対になる「敬具」や「謹白」などです。頭語とセットなので、間違いのないように気をつけてください。

OB訪問のお礼を電話でする場合のかけ方

電話でOB訪問のお礼をする場合には”時間”に注意しましょう。OBは昼間は仕事中の為、電話には出られない事が多いです。仕事が終わった時間帯にしましょう。

仕事中の電話はとても迷惑であり、大事な商談の最中にその電話が鳴り、破談になる等があれば印象は最悪です。そのため電話でお礼をする場合には、相手の仕事が終わった時間帯を選んで電話をする事がベスト。ただし早朝や夜中の電話は非常識となるので気をつけて下さい。

飲み会などでご馳走になった場合のお礼の書き方

自宅に戻り、食事会の情報を整理した後、その日のうちに改めて御礼を伝えましょう。「その日のうち」というのが重要です。

1日経過したら価値が格段に下がります。その日のうちにお礼を伝える事が重要ですので、お礼はメールで良いでしょう。メールの到着が夜遅くなった場合でも、OBが会社で翌日確認すると、昨日送ってくれているのだと嬉しく思うはずです。

  • 飲み会にお誘い頂いたお礼
  • どのようなことを考えたのか、
  • 今後、どのようなことを実践していくことで内定を目指すのか
  • 再度改めてお礼

このような内容で、メールを送ると良いでしょう。

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