エントリーシートをメールで送るときの注意点

エントリーシートをメールで送るときの書き方

エントリーシートをメールで送る時の書き方として基本的にエントリーシートを添付している旨を書かなければいけません。エントリーシートをメールで送る際に就活生の中にまれにエントリーシートを添付しただけのメールを送信する人もいますが、これは採用担当者に対して失礼です。

エントリーシートをメールで送る際には文面にエントリーシートを添付したことを書くとともに確認を促すことも記載しましょう。採用担当者には一日に数十通ものメールが届きます。その中には、当然エントリーシート提出のメールだけでなく、他の業務のメールもあります。

採用担当者はそうした様々な種類のメールを限られた時間内に目を通さなければなりません。そのため、採用担当者はそのメールにエントリーシートが添付してあるかどうかを文面を見て判断します。文面にエントリーシートを添付している旨を書かなければ採用担当者はエントリーシートを添付していないものだと思ってしまうことが起きる可能性があります。

また、ビジネスにおいてメールでやりとりをする際は、必ず文面に添付してある資料について記載することが一般的です。入社後もメールでやりとりをするときに必要となるマナーであるため、就活時に身につけておくこきましょう。

また、メールの書き方として自分の名前などの基本的な情報を書きましょう。

基本情報は一般的に、

  • 名前
  • Eメールアドレス
  • 電話番号
  • 出身大学
  • 出身学部

になります。

エントリーシートにはこうした基本情報を書く欄が設けられているため、就活生の中にはメールの文面にはこうした基本情報を書く必要がないと考えている方もいるかと思われます。

しかし、エントリーシートに基本情報の記載があったとしても、文面に書き起こすようにしましょう。社会人は多くのメールを宛先やタイトルから複数のカテゴリに分類して整理をしています。

採用担当者が「どこの、誰からの、どんなメールなのか」一目でわかるようにタイトルや文面を構成しましょう。

エントリーシートをメールで送るときの例文

まず、宛先の人の名前を書くことが基本です。
「〇〇株式会社 採用担当 〇〇様」と書けば問題ありません。このときに「株式会社」を「(株)」と略して書いてはいけません。

メールであれ、文面であれ、こちらから何かを送るときには略さずに書くことが基本です。変な印象を与えてしまうかもしれませんので、しっかりと正式名称を記載しましょう。

また、エントリーシートをメールで送るときの宛先が採用担当者ではなく部署などの場合の例文は「〇〇株式会社 人事部 御中」と書くのが一般的です。

つまり、その企業の採用担当者の名前が分かっていて、その人にメールを送るときは、宛先の最後は「様」です。逆に、宛先が採用担当者などの個人ではなく部署や会社名のときは「御中」を使います。

この使い分けはビジネスマナーの基本です。就活においては「様」と「御中」を書き間違えたとしても不採用になるわけではありませんが、ビジネスマナーを調べてもいないという印象は与えてしまうでしょう。

また、宛先を書いた後は簡単な挨拶と自分の名前を書くことが一般的です。例文としては「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。」と書いておけば問題ありません。長々しく挨拶の文章書いてしまう方もいるかもしれませんが、本題から遠ざかってしまうため勧めません。採用担当者は限られた時間内に複数のメールを処理する必要があるため、挨拶は簡潔にまとめましょう。

次に、メールにエントリーシートを添付している旨を書きましょう。「本メールにエントリーシートを添付させていただきました。お忙しいとは思いますがご確認のほどよろしくお願いします。」と書けば問題ありません。エントリーシートを添付していることともに確認を促す文面も書くことで採用担当者には確実にエントリーシートを見てもらうことができます。このときもあまり長い文章にならないように気をつけましょう。

エントリーシートをメールで送るときは文面に志望動機など必要のない情報を書かないようにしましょう。

最後に、先ほど挙げた基本情報を書きます。多くの就活生はここで基本情報を書くことを忘れてしまうことがあるため細心の注意を払う必要があります。
また、エントリーシートをメールで送るとき無駄な文章は省き、簡潔におさめることが大切です。

エントリーシートをメールで送るときの件名の書き方

件名の書き方は、一般的にエントリーシートを提出する旨と名前を書くことが基本です。簡単な例文としては「エントリーシートの提出について/〇〇大学 名前」と書けば問題ありません。

件名は一行で簡潔に内容が伝わるように書かなければなります。採用担当者は件名によってメールの内容を理解して、優先順位をつけて目を通します。また、送り先も簡潔に書いておくことで採用担当者がメールを分類する際に簡単にできるようになります

エントリーシートをメールで送るときの注意点

エントリーシートをメールで送るときの注意点としてファイルの形式があげられます。企業はエントリーシートのファイルの形式を統一することで採用活動をスムーズに行っています。

そのため、エントリーシートをメールで送るときのファイルの形式を間違えてしまうと企業は管理に手間が必要になってしまいます。指定された通りのフォーマットで送りましょう。不安がある場合は直接採用担当者に問い合わせるましょう。

また、写真のサイズについても注意する必要があります。写真をメールで送るときは写真のサイズや画質などの指定がされます。写真のサイズや画質などが極度におかしい場合、メールが送信できなかったり、受信者が開けないことがあります。

企業によってはエントリーシートで提出した写真が入社の書類に使われることもあるため、サイズだけでなく画質などに指定がある場合は必ず指定通りにしましょう。写真スタジオなどで撮り、画像を指定通りのものに加工してもらうことで間違いなく写真を送ることができます。

また、添付ファイル名にも注意をする必要があります。一般的に添付ファイル名には個人を特定するように名前や番号などを用いることが多くあります。添付ファイル名は基本的に企業側から指定されますので、その通りにファイル名をつけましょう。

よく、自分がパソコンに保存しているファイル名のまま添付してしまうことがあるため、ファイルを作るときから指定されたファイル名で保存しておくと、メールで添付する際にも間違えることなく送ることができます。ファイル名に指定がない場合は自分の名前をつけておけば問題ありません。

企業側からエントリーシート確認のメールが来たら返信すべきか

企業側からエントリーシート確認のメールが来たら返信しましょう。エントリーシートの確認のメールには企業によって面接の時間や日程などが記されていることがあります。

また、そうした選考に関する情報が書いていなかったとしても短い文面でいいので、お礼メールを返信するのが一般的です。メールを受け取ったら返信をすることでメールアドレスなどに間違いがないことの証明にもつながります。返信のメールはなるべく簡潔に書くことを心がけることが大切になります。

就活生の中には返信のメールで志望動機や熱意などを書く人もいますがこうしたことを書いてしまうと、返信のメールが長くなってしまい採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。エントリーシートの提出が最重要項目であるため、それ以外のことについて書いてしまうと要点が伝わりにくくなってしまいます。

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