【就活】履歴書を持参するときにおさえておくべき注意点

就活で履歴書を持参するときの注意点

就職面接では、履歴書を面接会場に持参するよう求められることがあります。
履歴書を持参する場合は、企業に履歴書を郵送するときとは違ったマナーがあるため注意が必要です。履歴書を郵送する場合と持参する場合で違うのは、大きく分けて以下の4点です。

①添え状の有無

履歴書を郵送するときに必要な添え状は、持参する時にはいりません。

②封筒の表面の書き方

履歴書を入れる封筒は、持参する場合と郵送する場合で書き方が異なります。郵送する場合は表面に宛名を書き込みますが、持参する場合は表面に「履歴書在中」とだけ書き込みましょう。

③封筒ののり付け

履歴書を持参する場合は、封筒の口をのり付けしないよう注意しましょう。

④面接官への手渡し方

履歴書を郵送する場合と違い、手渡す時には礼儀作法を守る必要があります。渡し方や、挨拶に至るまで細かく気を配りましょう。

さて、ここまで履歴書持参の際の注意点を紹介させていただきましたが、ここからは、履歴書を持参するときに注意したいポイントをさらに詳しく分解して解説していきます。郵送・持参に関わらず守りたいルールに関しても合わせてご紹介します。

添え状は必要なのか

添え状とは、企業に履歴書を郵送する時に必要な書類です。企業に履歴書の郵送を求められたときは、「どのような書類が何枚入っているのか」「誰がどのような目的で送った書類なのか」といった情報を記載した添え状を一緒に送ります。

添え状があれば、企業の採用担当の方が封筒を開けて書類を一枚づつ確認しなくても、送られてきた書類の概要を知ることが出来るのです。そのため、たとえ封筒の中身が履歴書一枚だけだったとしても、履歴書を郵送する場合は必ず添え状を作成しておくのがマナーです。

しかし履歴書を面接会場まで持参する場合は、添え状はいりません。添え状はあくまで、郵送した封筒の中身が一目で分かるように添付する書類です。面接官に直接封筒を手渡す場合は、相手もこの封筒の中身が履歴書だと知っている状態であるため、添え状が必要なくなるのです。

ただし企業によって履歴書の提出を求められるタイミングはバラバラです。持参した履歴書は面接官に直接手渡しすることが多い一方で、企業によっては受付で履歴書の提出を求められる場合もあります。受付で履歴書を提出する場合は、出来れば添え状も用意しておいた方が良いでしょう。多くの場合、受付の方と面接官は違う方が担当しているため、添え状があった方がスムーズに書類の引き継ぎが出来るからです。

履歴書の添え状について、ポイントは以下の3つです。

  1. 履歴書を郵送する場合は添え状が必要
  2. 履歴書を持参して面接官に手渡す場合は添え状は不要
  3. 履歴書を持参して受付の方に提出する場合は添え状があった方が良い

持参した履歴書を面接官に手渡すのか、それとも受付で渡すべきなのかが当日まで分からない場合は、念のため添え状を作成しておくのがベターです。あらかじめ作成しておいた添え状を封筒の中に入れておき、受付で提出する場合は添え状ごと提出、面接官に手渡すよう指示があれば面接までの待ち時間に添え状を封筒から取り出しておきましょう。こうすることで、どちらのケースにも対応することができます。

就活で履歴書を持参する時に封筒は必要か

持参を求められた履歴書は、必ず封筒に入れてから持っていきましょう。履歴書をむき出しのまま持ち歩くのは論外ですし、クリアファイルやカバンに入れただけではマナーとして不適切です。

履歴書には、住所や電話番号などの大切な個人情報が詰まっています。そうした情報が書かれた書類は、外から見えないような形で持ち歩くのが正しいマナーです。履歴書を封筒にも入れず持ち歩く行為は、面接官に「書類の扱いがなっていない」「ビジネスマナーが出来ていない」という印象を与えます。

面接は単に企業の方と対話する場ではなく、こうしたビジネスマナーひとつひとつを守れる人間かどうかを判断する場でもあるのです。

就活で履歴書を持参するときの封筒の書き方

郵送ではなく持参する場合でも、履歴書は封筒に入れておかなくてはなりません。しかし、履歴書を郵送する場合と持参する場合では、封筒の書き方が少しだけ違うので注意が必要です。

1:表面

履歴書を郵送する場合は封筒の表面に企業の住所や宛名を記入しますが、持参の場合は直接企業に持ち込むため封筒の表面に宛名を記入する必要はありません。
自分の住所氏名に関しては裏側に記載するため、表面はほとんど空白のままで大丈夫です。

履歴書を持参する場合、表面に書き込まなければならないのは「履歴書在中」の文字だけです。封筒の左下に、赤色のボールペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き込み、その文字を定規で四角く囲みましょう。

「履歴書在中」の表示は、履歴書の封筒が他の書類と混同されないために書き込むものです。必ずしも自筆である必要はないため、自分で綺麗に書き込めないという方は100円均一などで売られている「履歴書在中」のスタンプを使っても構いません。また、初めから「履歴書在中」と赤い文字で印刷された封筒を使う方法もあります。

「履歴書在中」と「応募書類在中」は、封筒に入れた書類の量によって使い分けることができます。封筒の中身が履歴書だけ、あるいは履歴書と添え状だけが入っている場合は「履歴書在中」を使います。履歴書のほかにエントリーシートや職務経歴書が入っている場合は「応募書類在中」を使いましょう。

2:裏面

履歴書を入れる封筒の裏面には、自分の住所・氏名・郵便番号を記載します。封筒に住所氏名を書いておくことで、面接官はわざわざ中身を確認しなくてもどの就活生の履歴書なのか分かるからです。何も書かれていない封筒は、面接官にマイナスのイメージを与えるため、裏側には必ず住所氏名を書いておきましょう。

住所と氏名は、封筒裏側の左下に縦書きで記入します。先に住所を書き、左隣に氏名を書く形です。氏名は住所よりも少し大きめの文字で書くことで、文字のバランスを取りましょう。

郵便番号は、縦書きした住所・氏名の真上に横書きしておきましょう。あらかじめ郵便番号を書く欄が用意されている封筒を使う場合は、その欄を利用します。

住所・氏名・郵便番号を書き終わったら、その上に履歴書を提出する年月日を記載します。「平成○○年〇月〇日」と、元号も入れるのが基本です。曜日を入れる必要はありません。また、提出年月日は縦書きするのが基本です。郵便番号と並べて横書きしないよう注意しましょう。

就活で封筒を持参するときにのり付けは必要か

履歴書を持参する場合は、封筒をのり付けしてはいけません。なぜなら面接官に履歴書の提出を求められた際には、履歴書は封筒から取り出して渡すのがマナーだからです。封筒をのり付けしてしまうと提出を求められた際に余計な時間がかかりますし、慌ててビリビリと封筒を開けるのはスマートではありません。面接官は就活生の細かい気配りをしっかりと見ています。

履歴書を入れた封筒をのり付けするのは企業に郵送する場合だけです。いつでも履歴書の出し入れができるよう、持参する封筒はのり付けしないように注意しましょう。

就活で履歴書を持参する時に封筒の色が何色がベストなのか

郵送・持参に関わらず、履歴書を入れる封筒は白いものが最も適切です。白い封筒が推奨される理由は、主に見栄えが良いからです。茶色の封筒に比べて「履歴書在中」の赤い文字が見えやすいことや、中身が見えないよう厚手の紙で作られていることが多いため重要書類に適しているとされています。

履歴書を茶封筒に入れて持参するのはダメ?

最近では茶封筒でもOKという企業が増えているようですが、ひと昔前は履歴書を茶封筒に入れて送るのはマナー違反だと言われていました。茶封筒は多くの企業で通常業務に利用されているため、一般の書類やダイレクトメールと混同されやすいというのが理由の一つです。

また一般的に茶封筒は白い封筒よりも薄い紙で出来ており、透かした時に中身が見えることがあるため、見栄えが悪いと考えられているようです。茶封筒で履歴書を送ってきたという理由だけで不合格になることは中々ありませんが、念のために茶封筒の使用は控えたほうが賢明でしょう。

柄付き封筒はNG

白の封筒であっても柄付きの封筒を使ってはいけません。ワンポイントの小さな柄やイラストが入った封筒は、企業に書類を送るための封筒としては不適切です。今一度、用意した封筒にさりげなく柄等が入っていないか確認しておきましょう。

封筒のサイズにも注意

封筒に関しては、色のほかに「封筒のサイズ」に関しても注意しなくてはなりません。履歴書などの応募書類を入れる封筒は、履歴書のサイズに合わせA4もしくはB5のものが良いとされています。

就活生がやってしまいがちなミスとして、市販の履歴書に付属している小さな長封筒をそのまま使ってしまうというものがあります。基本的に履歴書は三つ折りや四つ折りにしてはいけないため、折らずに入るA4かB5の封筒を使わなければなりません。そのため、履歴書を三つ折りにしなけらば入らない長封筒を使うのはマナー違反にあたるのです。

市販の履歴書に付属している封筒は、基本的にアルバイトやパートでのみ使えるものです。正社員雇用の面接を受ける際には、履歴書のサイズに合わせた封筒を用意するようにしましょう。

就活で履歴書を渡すときのマナー

面接官に履歴書を渡すときには、守るべき3つのマナーがあります。

一つ目は「履歴書は必ず封筒から取り出して手渡す」ことです。面接官に履歴書の提出を促されたとき、封筒ごと渡すのは減点ポイントです。カバンから封筒を取り出し、さらに封筒から履歴書だけを出して提出しましょう。

ただし、面接官ではなく受付で履歴書の提出を求められた場合は封筒にいれたままで構いません。受付で提出する場合は、できれば封筒の中に添え状も入れた状態で提出しましょう。

二つ目に注意したいのは「履歴書を渡すときの向き」です。封筒から取り出した履歴書は、必ず面接官が読みやすい方向に向けてから手渡します。間違っても、自分のほうに向けたまま渡してはいけません。相手が読みやすい方向に向けてから書類を渡すのは、履歴書に限らず全ての書類で守るべきマナーです。これが出来ていないと、最低限のビジネスマナーも身に着けていない人間だと思われかねません。

三つ目に注意したいのは「履歴書を渡すときの挨拶」です。
履歴書を手渡すときには、必ず「こちらが私の履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」と挨拶を添えましょう。無言のまま渡すのは論外です。
面接では序盤に履歴書の提出を求められる場合が多いかと思いますが、何度か挨拶を交わしたあとしばらく雑談する場合もあります。
そのような場合でも、履歴書を渡すときには改めて挨拶をしましょう。

就活で履歴書を持参する時にクリアファイルに入れた方がいいのか

履歴書は、必ずクリアファイルに入れてから持参しましょう。封筒に入れただけでは、カバンに入れている間に少しづつ曲がったり、何かの衝撃で折り目がついてしまうこともあります。また、突然の雨で濡れてしまえば取返しがつきません。

履歴書をクリアファイルに入れておけば、こうしたトラブルを事前に回避することができます。折れ・曲がり・水濡れなどでボロボロになった履歴書は、面接時に大きなマイナスポイントになります。書類を丁寧に扱うことは、社会人にとって当然のマナーです。

面接時にも、カバンからむきだしの履歴書を出すより、クリアファイルに収められた履歴書を取り出したほうが面接官に好印象を与えられます。ただし面接官に履歴書を提出するときはクリアファイルを外し、封筒から履歴書だけを取り出して渡さなくてはなりません。絶対にクリアファイルごと提出しないように注意しましょう。

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