常識ある「エントリシート」の郵送準備・郵送方法・送付状の書き方

エントリーシートを郵送する時に注意するポイント

エントリーシートを郵送する時に注意するポイントとして必要な書類が全て揃っているかを確認することがあげられます。就活においてエントリーシートは基本的に封筒に入れて郵送をします。

一般的にはエントリシートへの記入は手書きが主流

近年では企業によってはエントリーシートの提出をインターネットの採用専用のサイトを利用して行うこともありますが、一般的にはエントリーシートは紙に書いて郵送をします。エントリーシートは会社説明会で配布される場合と就活生が各自でファイルをダウンロードして印刷する場合に分かれます。会社説明会で配布される場合は基本的に紙は一枚だけ配布されるため、書き間違いや、書き損じが無いように細心の注意を払う必要があります。

エントリシートでは書き間違いは無いように注意しよう

書き間違えたり書き損じた場合は修正することもできますが、採用担当者に悪い印象を与えてしまうこともあるため、できる限り書き間違いや書き損じは無いようにしなければならないことが多いです。就活生が各自でファイルをダウンロードして印刷する場合はあらかじめ数枚余分に印刷をしておき、書き間違いや書き損じが生じた場合は最初から新しいエントリーシートに書くことが大切になります。

就活生が各自でファイルをダウンロードして印刷できるにもかかわらず、書き間違いや書き損じを修正テープなどで修正している場合は採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。就活生が各自でファイルをダウンロードして印刷できる場合は書き間違いや書き損じが無いものを郵送することが就活の成功につながります。

エントリシートと一緒に同封するもの

  • 成績証明書
  • 健康診断書
  • 卒業見込み証明書

また、エントリーシートを郵送する際に封筒に同封するものとして成績証明書や健康診断書、卒業見込み証明書などがあります。稀に企業によっては成績証明書や健康診断書、卒業見込み証明書の郵送を求めることがあります。また、選考が進むにつれて、面接の時などに提出を求められることが多々あるため、就活生は事前に大学などで入手しておく必要があります。こうした書類がないと内定が獲得できないというわけではないですが、稀に企業によっては内定の条件としていることもあるため、細心の注意を払う必要があります。たとえエントリーシートの内容や面接の印象などが良くても関係書類の提出ができないために内定が獲得できないことも考えられるため、事前準備として確認しておくことが就活の成功につながります。

企業によって同封する書類は変わるので確認しよう

エントリーシートを郵送するときはこうした成績証明書や健康診断書、卒業見込み証明書を封筒に入れる必要があるのかを確認しておくことが大切なポイントになります。成績証明書や健康診断書、卒業見込み証明書などを封筒に入れ忘れてしまうと改めて封筒に入れて郵送しなければならなくなります。そのため、封筒を郵送する前に必ず確認することが就活の成功につながります。

エントリーシートに文字を記入するときは丁寧な字を心がけよう

また、宛先や自分の住所などを書くときに丁寧な字でエントリーシートに書くことも大切なポイントになります。企業には一日でかなりの数の郵送物が送られてきます。そのため、宛先や送り主によって手早く担当者に郵送物を分配する必要があります。

宛先や自分の住所などを雑に書いてしまうと、採用担当者に郵送物が届かないことが起きてしまったり、採用担当者に郵送物が届くのが遅れてしまうことが起きてしまいます。選考ではある程度時間が限られているため、こうした事態が発生してしまうと他の就活生よりも不利な状況で就活を進めなければいけなくなります。

エントリシートだけでなく、封筒までも丁寧さを心がける

就活生の中にはエントリーシートを書くときの字は丁寧でも、エントリーシートを郵送するときの封筒の宛先や自分の住所などが雑になってしまう人も存在します。たとえエントリーシートの字を丁寧に書いても、封筒の宛先や自分の住所などを雑に書いてしまうと意味がないことが起きてしまいます。エントリーシートを郵送するときの封筒の宛先や自分の住所などを丁寧に書くことが就活の成功につながります。新卒の就活生の場合はエントリーシートの郵送に慣れていないことがあるため少しでもわからないことや不安なことがある場合は企業の採用担当者に問い合わせることが大切になります。わからないことがあるにもかかわらず進めてしまうと自分が知らない間に不採用となっていることがあるためエントリーシートの郵送には細心の注意を払う必要があります。

エントリーシートはできれば折らない状態で郵送する

エントリーシートを郵送する時の封筒の種類は基本的にエントリーシートを折らずに入る大きさのものである必要があります。エントリーシートの大きさは企業によってはさまざまであるため、一つの種類の封筒を大量に買うのではなくある程度大きさの異なる封筒を数種類準備しておくことが大切なことになります。

エントリーシートに折れ線などが入ってしまうと採用担当者は確認しにくくなってしまいます。企業の採用担当者は就活の時期には一日に数百枚ものエントリーシートに目を通さなければならないと日もあります。そのため、少しでも見にくいものがある場合はその時点で不採用となってしまうこともあります。エントリーシートの郵送に特別な指示がない場合は一般的に折らないで郵送する必要があります。あまりに大きなエントリーシートである場合は二つ折り程度ならば認可されることがありますが、何回も折りたたんでしまうとシワが入ってしまい非常に見にくくなってしまいます。採用担当者への配慮として封筒はエントリーシートを折りたたむことなく入れられるものを用意することが就活の成功につながります。

エントリーシートを郵送する時の封筒の種類

封筒の色は白か茶色のものを使用するのが一般的です。あまり派手な色のものや、ビジネスとしてふさわしくないものは避ける必要があります。また、中身が透けたりしないものを選ぶことも大切になります。

さらに、エントリーシートを郵送する際は封筒にエントリーシートが入っていることを示す必要があります。近年ではエントリーシートの郵送用の封筒として「エントリーシート在中」と印字されているものも存在します。就活でエントリーシートの郵送に不安がある就活生はこうした専用のものを利用することも大切になります。また、多くの封筒には「履歴書在中」と印字されているものもありますが、その封筒を使っても問題はありません。こうした「エントリーシート在中」や「履歴書在中」の印刷があるのもを利用することが大切になります。

エントリーシートを郵送する時の封筒の書き方

  • エントリーシート在中(履歴書在中)
  • 企業名
  • 部署名
  • 担当者名
  • 自分の名前や住所

エントリーシートを郵送する時の封筒の書き方は一般的にエントリーシートを提出する企業と自分の住所を書くことが基本です。また、前述した「エントリーシート在中」や「履歴書在中」の文字が印字されていない封筒を利用する場合は手書きで「エントリーシート在中」や「履歴書在中」の文字を表側に書く必要もあります。表側に書く送り先の企業名は必ず正式名称を書く必要があります。就活生の中には「株式会社」を略して「(株)」と書く人もいますが、これは企業に対して失礼と捉えられくこともあるので、略さないほうがよいでしょう。

封筒の書き方:送り先の記載

また、送り先は企業名だけでなく、部署や部門、採用担当者の名前などを記す必要があります。この時最終的な宛先が採用担当者である場合は必ず「様」を書く必要があります。

また、最終的な宛先が部署や部門の場合は「御中」と書く必要があります。送り先は企業によってはさまざまであるため、エントリーシートを郵送する際は宛先を再確認してから郵送することが就活の成功につながります。また、裏側には自分の名前や住所を書きます。

封筒の書き方:送り主の記載

稀に就活生の中で裏側には自分の名前や住所などを書くことなく郵送してしまう人もいますが、企業側は送り主が不明のものは対応が後回しにされてしまうこともあるため、必ず裏側には自分の名前や住所などを書かなければなりません。

また、一般的に封筒を郵送する際にも裏側には自分の名前や住所などを書くことがマナーです。入社して仕事をするときにも大切なこととなるため、就活の時点で身につけておくと入社して仕事をする際にとても役に立ちます。

裏側には基本的に名前と住所を書けば十分ですが、書くスペースに余裕があれば自分の出身大学や学部なども書いておくと企業側は書類を整理する際に手間が入らなくなります。こうした細かい配慮が就活の成功につながります。

封筒の注意点:口をきちんと閉じる

また、封筒を綴じる際はノリなどを用いて隙間がないように綴じることも大切なことになります。隙間があったりすると郵送の途中で折れてしまったり、汚れてしまうことが起きてしまいます。そうした場合、企業側は責任を取ることができないため、知らない間に不採用となってしまいます。郵送する前に封筒の口がきちんとしまっているかを確認することも大切なことになります。稀にエントリーシートを提出する際に企業に直接行く就活生も存在しますが、これはかえって迷惑になってしまうため避ける必要があります。

企業は郵送物を一括で分類して整理しているため、就活生が直接言ってしまうとこうしたシステムに通すことが難しくなってしまいます。また、採用担当者の時間や手間を取らせてしまうことにもつながってしまうため、避けなければなりません。

エントリーシートを郵送する時に送付状は必要か・送付状の役割

エントリーシートを郵送するときに送付状は必要になります。送付状は企業への挨拶と封筒の中に入れているものを確認する役割があります。郵送の途中で中身が抜けてしまった場合、送付状がないとその確認ができなくなってしまいます。

また、エントリーシートを一方的に企業に送りつけるのはマナーとしてはよくありません。送付状で挨拶をしてエントリーシートの提出の旨を述べることが基本的なマナーになります。特に成績証明書や健康診断書、卒業見込み証明書などの関係書類も同封する場合は枚数が多くなってしまうため、送付状で内容物の一覧を書いておくことで企業の採用担当者は整理をしやすくなります。このようなところまで配慮ができる就活生は少ないため、送付状は同封することで就活を有利に進めることができます。

しかし、送付状を同封していなかったからと言って不採用となるわけではありません。送付状の同封を忘れても諦めることなく面接に臨めば内定の獲得をすることもできます。

エントリーシートを郵送する時の送付状の書き方

  • 自分の名前
  • 送り先
  • ES提出の旨

エントリーシートを郵送する時の送付状の書き方は一般的に自分の名前、送る先の企業名や部署名、季節の挨拶、エントリーシート提出の旨、封筒の中に入れてある書類の一覧が基本になります。

送付状で志望動機を書く必要はない

稀に就活生の中でこの送付状で志望動機などを書く人もいますが、それはかえって迷惑になるのでしてはいけません。

送付状は短く簡潔な文章を心がける

また、送付状はビジネスにおいては基本的なものであるため、企業の採用担当者は見慣れているものです。あまり長い文章を書いてしまうと採用担当者に迷惑をかけてしまうことになるため、基本的には送付状は一枚に収めることが大切になります。特に就活においては時間による制限があるため、できるだけ簡潔に要点が伝わるような文章を書くように心がけることが就活の成功につながります。送付状は手書きで書くと採用担当者にいい印象を与えることができますが、時を雑に書いてしまうとかえって悪い印象を与えることにもなってしまいます。送付状はパソコンで作成して印刷したものを利用しても失礼には当たらないので字に不安がある就活生はパソコンを利用して送付状を作成することご大切なことになります。

エントリーシートはクリアファイルに入れるべきなのか

エントリーシートはクリアファイルに入れるべきです。郵送の途中で中身が抜けてしまうことや汚れてしまうことが稀にあるため、クリアファイルに入れておくとそれらを防ぐことができます。

また、雨などで封筒が濡れてしまった場合、エントリーシートの字が滲んでしまい、読めなくなってしまうこともあります。そうした場合企業が責任を取ることが難しいため、内容に関わらず不採用となってしまうこともあります。さらに、企業の採用担当者は就活の時期には多くのエントリーシートや書類を管理しなければなりません。一般的に多くの書類を整理する際にクリアファイルを用いることがあるため、エントリーシートを郵送する際にエントリーシートをクリアファイルに入れておくと、企業の採用担当者はそのまま管理をすることができます。クリアファイルに入れずに郵送してしまうと企業の採用担当者が改めてクリアファイルに入れなおさなければならないためクリアファイルに入れることが大切になります。

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