一般事務の仕事はきつい? | 仕事内容・平均年収・魅力・スキル

今回は、就職活動では、男女を問わず、総合職や一般職のデスクワーク部門ではよくみられる職種の「一般事務」について、仕事内容と、年収その他、職業におけるさまざまな情報を、まとめてご紹介します。

一般事務の仕事内容

よく一般事務といわれている業務ですが、企業やその業界によって大きく仕事内容が異なっていることが多いようです。

大きな企業では、営業の主たる受発注にかかる業務の、「注文受付、出荷配送手配、そのトラブル対応、納品や、在庫管理、納品書発行と請求入金管理、小口与信管理」などを含めた、簡単な業務ながら、企業の収益活動の基本部分を、小さなサイクルで理解しやすい仕事内容だけを切り離して「営業事務」と呼んでいるところがあります。

事務だけでなく、販促活動などにかかわるものも含めたり、対面販売部署などを持っているところでは、そういったところの売り上げなどにかかる事務処理、あるいはところによっては営業指導なども含めて営業事務と呼んでいるところもあるようです。

そしてそれ以外の事務一般で、中堅役員クラスが行うような業務を除いたすべてを、一般事務として広く定義しているところが多いようです。

通常、一般事務以外に前述のような「経理事務」「貿易事務」「法務事務」「OA事務」「労務事務」など別の業務範囲名で呼ばれる分類設定があるケースでは、次のような業務内容となることが多いようです。

1、備品管理や部門来客などの応対

2、電話対応(簡単な語学等)

3、部門経理(経費面)などの簡単な記帳業務

4、月次年次の事務処理のうち、営業事務に属さないものと、営業事務の指導的補佐

5、営業用資料などの文書作成等

6、WEBや広告、印刷物類のチェックや発注・企画など

7、入退社、営業店関連のご挨拶状などの作成発送

8、社内連絡物や、休暇、福利厚生などの手続き類や告知物配布(労務部門に提出、そしてそこからの受領物再配布など)

9、その他雑多な事務

企業の体制や大きさによっては、たとえば、経理や貿易、法務、OAなどをはじめとした部門にそれだけを行う人員を配することができません。

そのため、まれに発生するそういった需要をカバーしつつ、通常は一般事務として幅広い業務を行ってくれる人材を採用したい=万能社員を求める傾向にあることが多いようです。

一般事務の平均年収

非常に雑多な業務を含んでおり、企業によっても範囲がことなりながら、意外にお給料は低めのスタートのところが多く、新卒270~350万円前後といったところが一般的なようです。

また、所有資格や、一般事務として採用されながらも()がきで、担当業務として「(会計)」「(貿易)」のような区分がつく企業などもあり、その区分に応じて、異なる手当がつくところもあるようです。

一般事務の仕事はきつい?楽しい?

一般事務は仕事内容も多岐にわたりますが、通常は社内勤務中心です。

ルート営業マンのように常時、同じ顧客をしっかりと支えるために動き回っているような職種とは違い、体力的には比較的楽と考えている方も多いようです。

しかし、たとえば、慣れない外国語業務が急に発生したり、監査などに備えて業務系の書類を洗いなおしたりまとめなおす、あるいは業務提携や顧客開拓などの社内的取り組みに備えて、顧客リストなどを詳細に洗いなおすといった業務が発生することもあります。

通常、労働単価の安い一般事務は、その他の役員や営業担当者などよりも、スケジュールにタイトな仕事が回ってくるのがふつうです。彼らがしっかりと、目的の日に最適なパフォーマンスがとれるように、その部門が要求してくるシチュエーションよりも、柔軟に対応のとれる資料や準備を整える必要があります。

通常よりも勤務時間ものびることもあり、業務に苦労する点では、厳しい面もあるでしょう。

ですが、年間や月間のルーティンでは回ってこないような、まったく新しい業務が飛び込んでくることもあり、新たな知識の習得や実践が楽しいという人には、非常にやりがいもあり、楽しく感じられるかもしれません。

多くの部門で扱えないような、あるいはこれまで全く扱ったことがないような、事業部門やサービス立ち上げ、広告などの新たな運営や、その他雑務など、ありとあらゆる事務が回ってくる可能性もあるポジションです。

一般事務の仕事は忙しいのか

一般事務でも職位によって、忙しい人、暇な人に分かれます。

新入社員では、最近、全員にIT系などを積極的に身に着けさせる傾向にもあるようですが、そういったことを就業時間内に行わせない事業所であれば、通常は比較的、一般社員の業務量は少な目です。

たとえば事務用品などの備品受入れ、その在庫調査、また社内の各部門にたとえば健康診断や社内福利厚生や、業務系の配布物が発生する際などには、個別のチェックと管理業務などにかなりの時間を要することもあります。

すこし職位が上がり、一般事務でも、幹部クラスとは言わないまでも、全体の経理や他部門が行っている取引状況や、経緯、経費面その他を把握しておく必要があるようなポジションであれば、一般事務とはいえ、全体の資料に目を配っておく機会も出てきます。

いつも単一の業務だけを見ているわけではないという点で、非常にあたまの切り替えが要求され、社内回覧などが回ってきたときにも、あらゆる角度からしっかりとその内容をチェックできる機敏さも要求される仕事内容でもあるといえるかもしれません。

一般事務の仕事の魅力

幅広い業務に精通することができるため、一般的には応用力が着きやすいポジションです、

若いうちから、自部門以外も広く目を配ることもできるということもあり、技術系よりも、ひろく転職時に有利に進めることもでき、社外や他業界との接触もあることから、いろいろな角度からの知識が、増えやすいという点でも、魅力ある職種といわれています。

そのため、転職で今後専門的に資格を得て、コンサルやその他専門職に就きたい人であっても、新卒入社では、どこかの企業に一般事務を皮切りにして、比較的時間にも融通のつきやすいこのポジションと職種で、社内外でのスキルアップを続けるひとも多いようです。

一般事務に必要なスキル

現在は、IT系などの広いスキルが必要なほか、大学時代にも基本で身に着けておきたい、語学、簡単な簿記、社会マナーなどは必須といわれています。資格としては、情報処理技術者試験、マイクロソフトのオフィスなどの検定試験、日商簿記、秘書検定、ワープロ検定、英検、TOEIC、TOEFLなどはまず欠かせない資格でしょう。

人によってはカラーアナリストや、その他業界特有の資格をそろえておく方もあるようです。

賢い就活生が使う就活ツール「イッカツ」

就活サイトは、実は50以上も存在していて、就活をスタートすると、1人およそ3~5サイト登録します。1サイトに記入するのは50~100項目。全てのサイト登録をするだけで数時間かかることになります。

その非効率さに気づく、賢い就活生が使うのが「イッカツ」。

複数サイトの登録といっても、記入項目はほとんど一緒。「イッカツ」に登録するだけで、複数サイトに自動でユーザー登録をします。

さらには、大量に送られてくるメールも一括管理するので、サービスから送られてくるメールに、選考メールが埋もれて見逃してしまった、なんていう悲惨な自体を招かずに済みます。

ぜひあなたも「イッカツ」で、就活を賢く、効率よく、進めませんか。