グループディスカッションの司会/書記/タイムキーパーの特徴と対策

グループディスカッションの役割とは

就活の選考の中には、書類選考や面接などがありますが、企業によってはグループディスカッションを選考に設けている場合があります。グループディスカッションの際には、いくつかの役割があります。司会進行や書記、タイムキーパーを担当する人を決めることが一般的でしょう。

グループディスカッションでの「司会」の特徴・対策

初めて顔を合わせるメンバーと役割を相談して決める時間が設けられますが、もし自身が司会進行役に抜擢されたり、他に立候補する人がいない場合などには役を引き受けることもあるかもしれません。

そのような場合にうまく対応するためにも、司会の役割や特徴を知っておけば、事前に対策などを考えることもできるでしょう。

まずは、司会についての特徴・対策についてご紹介します。

1:司会の特徴

司会の大きな特徴は、皆をまとめなければならない点でしょう。司会役という名前からも想像できるように、話の議題を節々で提供していくことや皆が意見を言えるよう配慮する力も大切になるとも言えます。

常にメンバー内の様子を見ていることが重要になりますので、自分よりもメンバーの様子を気に掛けることが必要になってくるでしょう。

2:司会の対策・練習方法

司会進行と聞くと、リーダーシップがある方しかなれないと考える方もいるかもしれません。また、自分はリーダー的なポジションに就いた経験がないからと苦手意識を無意識に持っている方もいるかもしれません。

グループディスカッションの場合は、司会の対策を行うことや練習をすることで、十分担うことのできる役割です。自分は向いていないからできないと諦める必要はありません。対策としては、メンバー一人一人が話をできる時間を必ず設けることがキーポイントとなります。

意見を述べることが不得意なメンバーもいるものです。それを想定し、発言していないメンバーに話を振るように心掛けることや長く発言している人には結論を引き出すような質問を投げかけることが大切です。

逆に言えば、周りを気にかけるよう意識して議題を進めることで、ディスカッションの司会役は務まります。事前にディスカッションの練習をする際には、周りを意識することから始めてみましょう。

グループディスカッションでの「書記」の特徴・対策

グループディスカッションの中では、皆の話し合った内容を記録する書記という役割もあります。書記は、話をノートやパソコンなどで記録する役割だと思われがちですが、それがメインのポジションではありません。グループディスカッションでの書記の特徴と書記を担うための対策をお伝えします。

1:書記の特徴

まず、書記の特徴ですが、先ほども言ったように記録係と解釈する方が多いですがそうではありません。記録するだけではなく、内容を要約することが大切になります。

書記として、メンバーの意見をまとめることや、必要ならば一人一人の意見をグループの意見としてまとめることもあるでしょう。書記の特徴は、意見をまとめることです。

発言者の話すことをそのまま写すことは容易ではないです。まとまりのない内容をだらだら書いてしまっては、後から議事録を読む方が理解できない可能性があります。

そうならないためにも、誰が読んでも分かるような議事録を作成する必要があるということを覚えておきましょう。また、グループディスカッションとして、最後にそのグループの考えとして発表をする場合もあります。

ただディスカッション内容を書けばよいと解釈していると最後の発表の場で、恥ずかしい思いをしてしまうなんてこともあるかもしれません。内容を要約するという重要な役割があることを忘れないでください。

2:書記の対策・練習方法

内容をまとめることが書記の大きな特徴だとお伝えしました。要約すると聞くと難しそうに聞こえがちですが、構える必要はありません。ディスカッションの最中に、どのような意見なのか疑問に思うことがあったら、タイミングを見て、発言者に質問してみることも一つの手です。

「~ということでしょうか。」と確認をするだけで、要約をしやすくなるものです。

また、要約をしやすくするために、書記を始める前に「意見・理由・発言者名」などと自身で議事録の中で項目を作ることで分かりやすいだけではなく、見やすい議事録を作成できるでしょう。

それに、発言時に根拠や理由がない場合には、その人物に質問することも可能です。発言者も言うべきことが漏れていることに気づいてないこともあります。そうすることで、要約に繋げられるだけではなく、発言者のフォローにも繋がるかもしれません。

グループディスカッションでの「タイムキーパー」の特徴・対策

グループディスカッションでは、タイムキーパーが一番気軽に引き受けられる役割として人気が高いものです。簡単そうというイメージが強いようです。しかし、タイムキーパーも大切な役割の一つとなります。タイムキーパーの役割を正しく知り、ディスカッションで役割を果たすように心掛けましょう。

1:タイムキーパーの特徴

タイムキーパーは、その名の通り時間管理をする人のことを言います。時間を見ていればよいと解釈されがちですが、時間を見ているだけではタイムキーパーとは言えません。

タイムキーパーを設定しなければならないディスカッションの多くは、時間内にグループの意見を一つにまとめるという課題があることが多いでしょう。そうなると、決められた時間をうまく分けていき、グループの意見を作り出す必要があります。

ディスカッションの時間は、短時間となるケースが多いでしょう。そうなると、時間配分をしっかりしなければなりません。いつの間にかディスカッションの終了時刻になってしまったとなると、タイムキーパーの役割を果たしたとは言えないです。

タイムキーパーに抜擢された際には、時間を見ているだけではなく、ぜひ時間配分を初めに決め、その配分毎に時間が終了することを知らせましょう。時間配分を管理するという点が、ディスカッションでのタイムキーパーの特徴と言えます。

2:タイムキーパーの対策・練習方法

時間をコントロールする点がタイムキーパーの役割として重要だということをお伝えしましたが、具体的にどのような対策や練習ができるのかと疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。ディスカッションのための時間は、選考により異なります。そのため、時間配分はその試験当日に配分を決めなければならいです。

しかし、時間配分として、皆が意見を言う時間やメリットデメリットなどを考える時間、グループの意見を考える時間など自分の中で配分時間を考慮しておくと試験当日も迷わずタイムキープをすることができます。

また、一人で時間配分しても意味がありません。うまく時間を使うためにも、タイムキーパーとしてどのように時間を設定したのかをメンバーに話すことも成功のカギとなります。

事前練習としてできることと言えば、自身の習慣を時間軸で分けていくことです。朝の忙しい時間をどう過ごすかを、分刻みで時間管理する癖をつけると、タイムキーパーとしてのスキルもあがるでしょう。先を読んで行動することがタイムキーパーには大切になります。

グループディスカッションでの監視者の特徴・対策

グループディスカッションでは、司会・書記・タイムキーパーが主流の役割ですが、最近では「監視者」と呼ばれる役割も登場してきています。監視者とは、司会進行の補佐と言っても良いかもしれません。

ディスカッションとなると意見がぶつかることもありますし、話が議題から逸れる場合もあります。状況に応じて臨機応変にディスカッションを進める役割となります。その監視者の特徴や対策を知ることが、監視者を務める際には必修となります。特徴や対策についての知識を深めましょう。

1:監視者の特徴

監視者は、グループを客観的に見る力が必要なポジションと言えます。議題から話がそれた際や、話がこじれてしまった際などに元の流れに戻す役割が特徴的だと言えるでしょう。司会役が、進行役も担うことが主流ですが、最近ではその役割を分担するために監視者という役割が登場したと言っても良いです。監視者は進行役として、ディスカッションの流れを誘導する係と言えます。悪い流れの際には、良い流れに変えるよう努めなければならいないでしょう。司会役は皆をまとめるために、周りを見ていなければなりませんが、監視者はグループを一歩下がったところから見る力が大切になります。

2:監視者の対策・練習方法

監視者という役割を初めて耳にする方も少なくないものです。まだ、メジャーになっていない役割な分、皆が選びにくい役だと言っても良いかもしれません。そのような場合に率先して役割を担えば、印象も上がるものです。

監視者を担う際には、グループを客観的に見る力が重要だと解説しました。ディスカッションの際に、そのような姿勢を持つためには、メンバーの意見を聞くことを一番にしましょう。話を聞かなければ、話がそれているのか議題に沿って良い方向へ進んでいるのかが分かりません。

それを常に把握していることが監視者として求められるスキルです。話を聞いてばかりでいると、集中力が低下する場面もあるでしょう。しかし、その集中を高めることで監視者の役を果たすことに繋がるでしょう。

監視者の対策としては、話を聞くために集中するという点がマストになります。グループディスカッションの際には、特に聞き手のポジションにいるようにしましょう。監視者役を練習する際には、話を聞くことから始めるのも良いでしょう。

また、余裕が出てきたら話が議題に沿っているのかを気にかけたり、途中で話のトピックを確認するタイミング作りをしても良いでしょう。

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