【ケース別】OB訪問のアポを取る時のマナーと方法|メール例文紹介

OB訪問を電話でアポを取る時のマナー

電話をかける際の心構えと事前準備

学生の時は、目上の社会人に電話をかけるという機会が少ないため、OB訪問のアポ取りの電話は緊張してしまうかもしれませんが、失礼がないようマナーに気を付けて誠意をもって話をすれば心配する必要はありません。

しかし緊張すると事前に決めていた内容なども、頭の中が真っ白になってしまい、言葉が出てこなくなってしまうこともありますので、事前にメモを作成して話の流れを通話中でも確認できるようにしておくと、落ち着いて話をすることができます。

電話をかける時は雑音が入らないよう静かな場所を選び、携帯からかける場合には電波が切れてしまわないよう十分注意しましょう。歩きながらかけたり何かをしながらかけるのは、相手からは見えなくてもなんとなく伝わってしまいます。目上の人に電話をする時に、ながら作業は失礼にあたりますので気を付けましょう。

屋外の場合はこちらが静かでも、携帯が風を拾って相手には大変な雑音になってしまうこともありますので、室内の雑音が入らない場所で電話をかけましょう。

気を付けておきたい話し方

言葉選びは敬語を使い、できるだけ丁寧な言葉を使います。正しい敬語が使えていなくても、丁寧に話そうとする態度は相手に良い印象を与えます。

話し方ははっきりと聞きやすいように発音し、早口になってしまわないよう心がけましょう。電話での声の印象は直接顔が見えないからこそ重要であり、人が聞きやすい声のトーンは、ドレミファソの「ソ」の高さです。通常話している声よりもほんの少しだけ高めに発音しましょう。

また声は表情を顕著に表します。相手からは見えていなくても笑顔で話すと声にもちゃんと伝わるので、可能であれば鏡を目の前に置いて相手がそこにいるつもりで話してみるなど工夫をしましょう。

要件は簡潔に、電話をかけた目的が相手に分かりやすいように伝える必要があります。だらだらと何が言いたいのか分からないような話し方ではなく、テキパキと伝えたい要点を抑えながら話しましょう。

取り次いでもらう時のマナー

企業の中にいる個人に電話をかける場合には、まず受付の人に取り次いでもらう必要があります。電話を取り次いでくれる方にも、「お忙しいところ恐れ入ります」と気遣いを示しましょう。

まずは受付の方に、大学名・学部・氏名を名乗ってから電話をかけた要件を伝え、目的の人に取り次いでほしいという希望を伝えます。大きな企業の場合、同じ苗字の人が複数いる可能性もあります。正確に取り次いでもらうためにも、部署名が分かる場合は部署名も添えて、相手方の氏名はフルネームで伝えましょう。

電話を切るときのマナー

電話を終える時、受話器を置くまで油断してはいけません。話が終わったからと、すぐに受話器を置いてしまうのは失礼です。話が終わったら相手が受話器を置くのを確認してから、通話を切りましょう。受付で取次いでもらう相手が不在だった場合、受付の方はこちらが電話を切るのを待つ場合があります。その時は5秒ほど様子を見て、こちらが電話を切るのを待っているようであれば、こちらから切っても問題ありません。

そういった場合は受話器をそのまま置くとガチャガチャと音がしてしまい、雑な印象を与えてしまいます。固定電話の受話器を置く時は、電話を切るところを指で押して通話を切ってから、一旦指を離し通話が確実に切れていることを確認して受話器を置きましょう。どんなに丁寧に話しても、電話の切り方一つで台無しにしてしまうことがないよう十分注意してください。

OB訪問を電話でアポを取る時の方法

OBの連絡先は大抵の場合、大学のキャリアセンターの名簿で調べて、興味を持った会社に卒業生がいる場合はその方宛に連絡を取ります。

まず電話をかけたら受付の方に、「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学〇年生の(氏名フルネーム)と申しますが、△△課の(相手方のフルネーム)さんはいらっしゃいますか?」と伝え取り次いでもらいます。受付の方に要件を聞かれた場合は、「OB訪問の件でお電話をさせて頂きました」という旨を伝えましょう。

取次先の方が電話口に出られた場合は、再度身分を名乗ってから連絡先を知った経緯とOB訪問をしたいと思った理由を説明し、「お忙しいところ大変恐縮ですが、OB訪問のお時間を頂くことは可能でしょうか?」と尋ねます。OB訪問の承諾を得ることができたら、場所と日程を調整に入りますが、社会人は忙しく都合を調整するのが難しいこともありますので、日程は相手方の都合を優先してください。この時にいつがいいかを逆に聞かれる可能性もあるので、その時のために自分の都合がいい日時を、事前に確認していくつか候補に持っておきましょう。

時間と場所が確定したら、最後にもう一度間違いがないか復唱して確認し、電話の応対のために時間を頂いたことに対してお礼を述べ、相手が電話を切るのを確認して、通話を終了します。

OB訪問のアポを取る電話をするベストな時間帯

電話をかける時間にも注意しなければなりません。OB訪問先の企業の営業時間を事前にチェックしておき、土日に営業している企業であっても平日の営業時間内に電話をかけます。会社では朝一番の時間帯は、会議やミーティングが行われている可能性がありますのでなるべく避けましょう。また昼休憩の時間帯も、相手方が社内にいない可能性が高くなりますし、休憩時間を邪魔してしまうので控えた方がいいでしょう。

企業によって忙しい時間帯は違いますが、常識的に考えて始業時間・就業時間は忙しいことが多いので、ちょうど中間あたりの時間帯を狙って電話をかけます。一概には言えませんが、比較的電話応対がゆっくりできる時間帯は、平日14:00~16:00あたりが良いでしょう。

OB訪問のアポを取る電話は携帯からかけるべきか自宅の電話からかけるべきか

自宅に固定電話がある場合は、固定電話からかけるのが望ましいでしょう。携帯電話の場合、電波が安定していないと話が正確に伝わっているかどうか判断しにくいですし、不意に通話が切れてしまうことがあると、受付の方に再度取り次いでもらわなくてはなりません。その分企業の方の時間や手間をかけてしまいますし、あまり良い印象は与えません。

また自宅の固定電話からかける場合も、子機のようなノイズが入りやすいものは避け、親機を使って安定した通信状況で、話をするのがベストです。電話は予想以上に音を拾ってしまうこともありますので、テレビやラジオ、音楽は消して静かな環境で通話するようにしましょう。もちろん自宅に固定電話がない場合は、携帯からかけても問題はありませんが、携帯電話からかける場合には上で述べた注意点に十分気を付けてください。

電話した時に相手が留守だった時の対処法

電話をかけた時に相手が社内にいるとは限りません。取引先に外出している場合もありますし、社内にいても離席していてすぐに電話に出られる状態ではないかもしれません。そういった場合は、「何時ごろお戻りになりますか?」と伺って、その時間に再度かけ直しますと伝えて通話を終了させます。戻り時間を確認しておかないと何度もかけ直さなくてはなりませんし、その都度手間をかけさせてしまうので、可能であれば時間を確認しておくのがよいでしょう。

受付の方に折り返しの連絡を提案された場合は、確実に電話を取れる時間帯と連絡先を伝えます。折り返し連絡をもらえる場合は、着信番号の受信設定を解除するのを忘れないようにしましょう。確実に電話がとれる時間がない場合は、事情を伝えて再度こちらからかけ直しますと申し出ましょう。

OB訪問の相手方の携帯電話番号が分かっていて、かけても留守番電話だった場合には、身分を名乗った上で簡単に要件を伝え、再度かけ直しますとメッセージを残しておきます。携帯電話の場合は着信履歴が残りますから、留守番電話だからと無言で切ってしまうことがないように気を付けてください。着信に気付いて折り返し連絡を頂ける可能性もありますので、着信番号は通知してかけるようにしましょう。

メッセージを残すときは、折り返し連絡をくださいという内容ではなく、自分からまたかけ直しますと残してください。折り返し連絡をくださいとメッセージを残しても、留守番電話を聞いていないかもしれませんし、電話を待っている間ソワソワと身動きが取れなくなってしまいます。

かけ直しますとメッセージを残しておけば、しばらく時間をおいてかけ直せばいいだけなので無駄にソワソワする必要もありません。しかし折り返し連絡がある可能性も十分にありますので、多少の心構えは持っておきましょう。

OB訪問のアポを取る時はメールでもいいのか

メールアドレスが分かればメールの方が、相手が都合のいい時に見て返信できますし、こちら側も落ち着いて文章を考えて伝えたい内容を忘れてしまうこともないので便利です。OB訪問の相手の年齢によっては、メールでは失礼になることもありますが、若い方であればメールの方が都合がいいでしょう。

しかし注意しなければならないのは、メールを読まれずにスルーされてしまう可能性があることです。そのためメールの件名は、明確に要件が伝わるように入力し、こちらの氏名や連絡先の記載を忘れないようにしましょう。メールの場合は、声のトーンも伝わらず文字だけのやり取りになるため、電話以上に言葉遣いに気を使わなくてはなりません。

メールを作成したら送信する前に誤字脱字がないか、日本語の使い方はおかしくないか、相手の名前を間違えていないか、漢字の変換ミスがないか、メールの最後にはきちんと署名しているかをチェックしましょう。また意外と忘れがちなのが、改行のタイミングです。適宜段落を付けなければ、長々と文が続いて読みづらくなってしまいます。自分が受け取った場合でも、読みやすいと思えるメールを作成するよう心がけましょう。

また最近ではFacebookを通じて、OB訪問のアポを取る方法もあります。Facebookの場合は、自分のプロフィールをきちんと整えてからメッセージを送りましょう。プロフィールの名前は実名で登録しておかなければなりませんし、顔写真もある方が相手方は安心して返信することができます。相手は見ず知らずの人から突然メッセージが飛んでくることになりますので、十分注意してメッセージを作成してください。

メールでOB訪問のアポを取る時の方法

まずは件名に要件が簡単に伝わる内容を入れます。本文の内容は電話の時と同様、連絡先を知った経緯、OB訪問をしたいと思った理由、時間を作ってもらうことが可能かどうか、クッション言葉を入れながら丁寧な言葉で作成します。電話と違うのは、OB訪問の日時の候補をこちらから提示することです。

本来であれば先方から指定していただき、こちらが調整をする立場なのですが、メールの場合はやり取りの回数を減らすために、こちらの都合がいい日をいくつか挙げて、先方に選んでもらう形をとります。メールでのやり取りは長くなるとストレスになってしまうので、何往復もするようなやり取りにならないよう注意しましょう。参考までにメール文章の例文を一つ上げておきます。

メールを送った後は返信が来るまで、1週間ほど様子を見てください。もし返信が来ない場合はもう一度送ってみるか、会社に電話して取り次いでもらう方が早いかもしれません。

メール例文

(件名)
〔OB訪問のお願い〕○○大学〇年 ○○ ○○(氏名フルネーム)

(本文)
□□株式会社
△△部△△課
●● ●●(相手氏名)様


突然のご連絡失礼いたします。○○大学〇学部の○○ ○○と申します。
大学のキャリアセンターの名簿で●●様の連絡先を知り、ご連絡させて頂きました。現在就職活動に際し××業界を中心に企業研究をしており、多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。そこで□□株式会社で活躍されている●●様のお話を伺いたく、メールさせて頂いた次第です。

大変お忙しい中恐縮なのですが、OB訪問のご検討を頂けると幸いです。つきましてはこちらの都合で誠に申し訳ないのですが、下記日程で●●様のご都合はいかがでしょうか?

*月*日(月)13:00~20:00
*月*日(水)15:00~18:00
*月*日(木)10:00~20:00

もしいずれの日程も難しい場合には、再度日程を調整させていただきたいと存じます。お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討の上お返事をいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

(署名)
○○大学 ○○学部
○○ ○○(氏名フルネーム)
電話:000-0000-0000
Mail:メールアドレスを記載

OB訪問をした後にお礼の連絡をした方がいいのか

OB訪問後のお礼の連絡は、必ずしもしなければいけないというものではありません。しかしビジネスマン同士のやり取りの場合は、取引先など打合せで時間を作ってもらった場合には、お礼メールは基本の礼儀です。学生相手なので、相手方もお礼のメールが来なくても気にするケースは少ないと思いますが、来るとは思っていないからこそ、思いがけず気遣いのメールが届いたら嬉しいものです。特に入社したいと思っている会社であれば、送っておいた方が後々のためにも良いでしょう。

お礼の連絡は電話よりもメールの方が、応対に時間をとらせなくて済むので、相手方にとっても都合がいい方法です。メールを送る場合は、当日中もしくは翌日の午前中までに送信し、電話の場合は翌日もしくは翌々日までに入れるのが良いでしょう。あまり期間が開きすぎると、電話する側もしづらくなってしまいますので、早めにしておくのが無難です。

OB訪問後のお礼メールの送り方

お礼メールも感謝の気持ちを伝えるのが目的なので、書き方に決まりはなく失礼がないよう言葉遣いに気を付ければ大丈夫です。お礼のメールについてもスルーされないように、件名にきちんと要件を入れましょう。特に強く感想を持ったことや、OB訪問によって得られたことに触れつつ、OB訪問のために時間を取ってくれたことに対して、感謝の気持ちを自分の言葉で伝えましょう。

OB訪問に対応してくれた方が複数いる場合は、全員に一斉送信ではなく1人ずつ送信しましょう。一斉送信で届いたメールは相手方も読みたいとは思いませんし、あまりいい印象は与えません。複数いる場合は、名前を間違えないように特に注意してください。

お礼のメールについても例文を挙げておきますので、参考にしてください。

お礼メール例文

(件名)
〔OB訪問のお礼〕○○大学○○ ○○(氏名フルネーム)

(本文)
□□株式会社
△△部△△課
●● ●●(相手氏名)様

お世話になっております。○○大学の○○です。
本日は大変お忙しい中、貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。

合同説明会では把握できなかったお話をお伺いすることができ、貴社についての理解を深めることができました。●●様とお話しさせていただいて、ますます貴社への入社意欲を強くすることができました。

ぜひ貴社の選考を受けさせていただきたいと思っておりますので、引き続き相談させていただけると幸いです。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

要件のみで大変恐縮ではございますが、改めましてこの度は丁寧にご対応くださいまして誠にありがとうございました。

(署名)
○○大学 ○○学部
○○ ○○(氏名フルネーム)
電話:000-0000-0000
Mail:メールアドレスを記載

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