履歴書を2枚に分けるメリット・デメリット|郵送・メールの場合

履歴書を2枚に分けてもいいの?

就活の選考には、書類選考や筆記試験、面接が挙げられるでしょう。その中でも、初めの突破口として立ちはだかるものが、書類選考と言ってもよいです。書類選考には、一般的に履歴書や企業によってはエントリーシートを送付します。エントリーシートは、企業から提供されますのでフォーマットなどはそのシートの形式に従えば問題ないでしょう。

しかし、履歴書の場合、様々な大きさ・形式のものが販売されています。また、最近ではインターネットからダウンロードできるものもありますので、自由に自分で好みのものを選ぶことができるようになりました。

このように履歴書が多様化したことで多くの選択肢が生まれたことと同時に、印刷した際にページが増えてしまうこともあります。人生初めての就活で、右も左もわからない中、履歴書が2枚になっただけでもどうすれば良いのか不安になってしまうでしょう。志望度の高い企業なら、なお更心配な気持ちが膨らむものです。

ここでは、履歴書が2枚以上になった場合についての対処方法やメリット、デメリットなどをご紹介します。履歴書を1枚にすべきなのか2枚でも問題がないものなのか自身のシチュエーションに合わせて判断しましょう。

履歴書を2枚分けたときのメリット

どう工夫しても履歴書が2枚になってしまうこともあるでしょう。例えば、文章をどうしても省略できない場合やアピールしたい点をどうしても含みたい場合もあります。また、学歴や資格などで欄を多く取ってしまっていることが原因になるかもしれません。

このように履歴書が2枚になるからという理由だけで、大事な文章を削ったり学歴等の記載が必要な箇所を記入しないことは、アピール不足や学歴などが不詳であることに繋がる可能性があります。

特に学歴で、不詳事実が発覚すると、企業側からの信用を損なうことに繋がる恐れがあります。内容を削ることがふさわしくない場合は、無理に1枚にする必要はありません。自身の今までの歩みをその通りに記載することの方が望ましいでしょう。履歴書を2枚にする際のメリットとしては、自身の伝えたい点を漏れなく会社へ伝えることができる点です。

履歴書を2枚に分けたとのデメリット

履歴書を2枚にする際にメリットがあるように、デメリットも存在します。デメリットしてあげられることは、企業側が読むことに疲れてしまう点です。企業の採用担当者が読む履歴書は、1人分だけではありません。倍率が高い会社だと数百に及ぶ書類に目を通さなければならないかもしれません。

書類を読むことは難しいことでも疲れることでもないですが、それが膨大な数となると1枚1枚を丁寧に読んでいる暇はなくなります。履歴書が2枚となると、読み手に負担がかかる恐れがあります。その点が、履歴書が2枚となる際の最大の弱みと言えるでしょう。

また、読み手が負担を感じた際には、せっかく2枚書いたとしてもすべてを読んでくれる保証がないことを覚えておきましょう。長々と続いている文章は最後まで読んでいる時間がないものです。一生懸命アピール点を記載したからと言ってそれがその通り相手に伝わっているかの保証はないと言っても良いかもしれません。

履歴書を2枚にするときの注意点

上記のデメリットを最大限抑えるためには、読み手を疲れさせないことが大切になります。そのためには、簡潔に分かりやすい文章にするように心掛けましょう。文章を見直したことで、省略できる点などに気づき履歴書が不要に2枚になっているケースもあります。

文章を見直しても、2枚になることが避けられない場合には、できるだけ読みやすい文章になっていることを確認しましょう。2枚となっているだけでも、人によっては抵抗感がある方もいるかもしれません。

履歴書が2枚となる際には、読みやすい内容だとしても1枚の場合と比べて含んでいる文章が多くなります。その分、読み手が割く時間も増えます。そのことを考慮して、1枚の場合より文章構成や文字を丁寧に書くなど工夫することが必要になります。読み手にできるだけ負担なく読んでもらうことを心掛けましょう。

2枚に分けた履歴書をホッチキスで留めるのはあり?

履歴書を2枚に分けた際には、読み手に負担をかけないことを大切にとお伝えしました。読み手の読みやすさを考慮した際、履歴書に記載することだけではなく、履歴書を手に取った際のことも考えると尚良いでしょう。

2枚に分かれた履歴書は、場合によってはバラバラになってしまうケースがあります。そのようなことを防ぐためにも、書類を1組にまとめる方が親切でしょう。その方法の一つとして、ホッチキスで留める方法を思いつく方もいるでしょう。

ホッチキスで留めることで、書類がバラバラになる心配はまずないでしょう。しかし、一般的に信用度の高くなる書類をホッチキス留めすることは、タブーとされています。履歴書とは、その人物を証明する公的な書類といっても良いものです。身近な書類な分、その重要性を軽視してしまいがちですが、大変大切な書類です。一般的には、履歴書をホッチキスでまとめることは望ましくないでしょう。

しかし、企業によっては履歴書が2枚以上になる場合や他書類とまとめて、ホッチキス留めをお願いしてくるケースもあります。その場合は、企業側に合わせてホッチキス留めを行ってください。

ホッチキスでとめる際の注意点

履歴書が2枚以上になった場合でもホッチキスを使用することは望ましくないと解説しました。特例として、企業からの要望時にはホッチキスで留めることとなるでしょう。そのような場合には、企業要望の通りにホッチキス留めをする必要があります。ホッチキスで留める際の注意点は、ホッチキス留めの位置です。

左上を留めるように指示がある場合や右上をというケースもあります。このように細かく指示がある場合は、ホッチキスの留め方ひとつで企業側の手間を省くことを狙っていたり、書類管理方法を徹底していることが予想されます。企業へ手間をかけないためにも、ホッチキスひとつでもしっかり指示通りに留めることが大切です。

また、特に位置指定がない場合には、左に留めることが一般的です。これは、右利きの方が多いこともあり左留めの方がめくりやすいという利便性があるからです。留め方に間違いはありませんが、書類を手にする方のことを考え、留める場所についても考えるよう注意しましょう。

2枚に分けた履歴書をクリップでとめるのはあり?

2枚に分けた履歴書をホッチキスで留めることは、企業からの要望がない限りするべきではないとお伝えしました。では、2枚に分けた際にはどのようにまとめればよいのか悩んでしまうでしょう。履歴書を1組にまとめたい場合には、クリップを使用することをお勧めします。公的文書となる履歴書ですから、ホッチキスのように留めた跡が残ってしまうことはあまり良くありません。

しかし、その点クリップは、取り外しができる仕組みですし書類に目立った跡が残ることはないです。公的な文書とはいえ、2枚に分けられている書類を別々に受け取るより1組にまとめられていた方が分かりやすいでしょう。

しかし、もし、企業側からクリップ留めはしないようにという指示があった際には、くれぐれもクリップを使用しないように気を付けてください。前項目でもお伝えしたように、企業が管理しやすくするためなどの理由が考えられます。指示がある場合は、クリップ留めが適切だとしても企業からの指示を優先しましょう。

クリップでとめる際の注意点

履歴書を1組にまとめる際には、クリップ留めをお勧めしました。クリップ留めを行う際には、気を付けるべき点がいくつかあります。クリップ留めをする際に、細部にまで気を付ける方は少ないものです。しかし、書類を受け取った側からすると小さなことでも目についてしまうものですので、注意点を頭に入れて書類準備を進めましょう。

まず、クリップを選ぶ際にはその形や色に気を付けてください。今では、文具店に多様なクリップが売っています。様々な色合いのものから、ユニークな形をしているもの、キャラクターデザインのクリップなど多種多様です。特に女性の方は、かわいらしいデザインのものに目が魅かれてしまうものです。

しかし、そのようなカラフルであったり形が変わっているクリップは、就活向きとは言えないです。受け取る人により、クリップから受ける印象も異なってきます。ダメというわけではありませんが、公的文書を一般的とは言えないクリップで留めていると、最悪な場合「この就活生は常識知らずだ。」と思われてしまう可能性があります。

クリップが選考に悪影響を及ぼす可能性があると言っても良いでしょう。このような状況を引き起こさないためにも、プレーンのクリップを選ぶ方が良いでしょう。いわゆる“普通”のクリップが分からない方は、文具店の方に履歴書に使用する旨を伝えると、一般的な無難なデザインのものを教えてくれるはずです。

また、クリップ留めの位置にも注意しましょう。ホッチキス留めの際に、左上を留めることが一般的だと話しましたが、クリップ留めも同じように左上が無難でしょう。真ん中にクリップ留めをしてもめくりやすさは変わらないかもしれません。しかし、勤めている方からすると非常識に感じる方もいらっしゃいますので、左上で留めることが一番安全でしょう。

2枚に分けた履歴書を送る方法

2枚に分けた履歴書を束ねる方法を前項目で紹介しましたが、それらを束ねるだけが最終地点ではありません。履歴書を企業へ提出するまでをしっかりこなすことが大切です。提出する方法にはいくつか手段があります。

まず、一番書類選考で多いのが郵便での提出です。就活では、書類を企業へ送付する機会が一段と増えます。はじめに2枚に分けた履歴書の送付方法を抑えましょう。

また、多い方法ではありませんが、採用担当の方へ手渡しをするケースもあります。例えば、会社説明会の後に書類を渡すこともありますし、面接直前に提出を求められることもあります。手渡しの際には、実際に採用者と顔を合わせなければなりませんので気が張るものです。そのような時こそ、書類提出時に自信を持って渡したいものです。

そして、最後に抑えておいてほしいのが、Eメールでの提出方法です。今までは紙媒体での話をしていましたが、最近は電子化が進んでいたり紙を削減する動きからEメールを用いることも段々と増えてきています。そのような時代背景についていくためにもEメールで2枚に分けた履歴書を提出する方法も知っておくと便利でしょう。

1:郵送の場合の方法

郵便での提出の場合には、クリップでまとめた履歴書とその他応募書類をクリアファイルに入れて、封筒に入れる方法が最適でしょう。必要書類をそのまま封筒へ入れれば問題ないと考える方もいらっしゃるでしょう。また、ファイルに入れることで郵送費が少し上がることを気にする方もいるかもしれません。

しかし、クリアファイルに入っていることで、万が一封筒が濡れることがあっても書類が汚れる心配がなくなります。書類が濡れることがなくても少しの湿気で、書類は歪んでしまうこともあります。クリアファイルに入れることで、きれいに作成をした書類をきれいなまま、企業へ提出することができるでしょう。

また、履歴書の写真を貼った直後であると、書類をそのまま封筒に入れた際に紙と紙がくっついてしまう恐れがあります。その点、ファイルを使うことで、封筒に張り付いてしまうというシチュエーションを防ぐことができます。

郵送費は、ほんの数十グラムの追加では数十円しか上がりません。手元にそれ分の切手を持ち合わせていないと買いに行くことも億劫になってしまうものですが、クリアファイルがあることで書類の清潔感やまとまりなどがアップします。そうなると、書類の印象も上がります。そのひと手間を加えて、印象の良い書類として受け取ってもらうよう心掛けてください。

郵送時には、1組にまとめた履歴書とその他必要書類をクリアファイルに入れるとお伝えしました。そのクリアファイルですが、使い古したものや柄などのデザインがあるものでなく、無地の透明なものを使用すると良いでしょう。無地のクリアなものでしたら、書類をファイルに入れたままある程度確認することができます。

使用感のあるものだと、いかにも使いまわした感じが伝わってしまうので、あまり印象は良くないものです。わざわざ買うことに抵抗がある方もいるでしょうが、受け取った側に立つと、クリアファイルはある方が良いでしょう。

2:手渡しの場合の方法

多くはないケースですが、手渡しをする機会もあるかもしれません。そのような際は、郵送時の方法のように2枚の履歴書をクリップ留めし、他の書類と一緒にクリアファイルへ入れることが適切です。手渡しの際には、バックに書類を直接入れては、書類が折れてしまったり汚れる危険性が大変高いです。

その危険から大切な書類を守るためにクリアファイルが重要な役割を担ってくれます。就活の際に、天候が悪いと書類が汚れる危険性が一段と高まります。しかし、クリアファイルは、プラスチック製で水をはじきますから悪天候でも安心して書類を持っていくことができるでしょう。

郵送の際と同様に、クリアファイルは新品で無地のものを選んで使いましょう。担当者へ折れ曲がっていたり、しわが寄った書類を直接渡すことは、とても恥ずかしいはずです。そのようなことがないよう、クリアファイルの準備はマストとなります。

3:Eメールで送信する場合の方法

Eメールで必要書類の提出を求められるケースもあります。そのような際には、郵送や手渡しの際とは異なりクリップやクリアファイルは必要なくなります。その代わりに、2枚に分けた履歴書を見やすくするためにいくつか方法があります。

まずは、2枚に分かれていてもPDFなどで履歴書をスキャンする際には、1データとして保存することです。2枚であるから2枚に分けて保存する必要はありません。クリップ留めするように、スキャンデータも1つの組にするようにしましょう。

また、履歴書をスキャンする場合は特に、書類の向きに気を付けましょう。書類を設置する向きが異なると書類が逆向きになってしまうこともあります。それに気づかず、企業側へ送信してしまうと担当者が読みにくい思いをしてしまいます。

最後に、保存したデータ名を分かりやすいものとすることを忘れないようにしましょう。ファイル名を変更しない限り、ファイルは、アルファベットや数字の表記になっているものです。

絶対に変更しないといけないという規則はありませんが、履歴書-○○と氏名などを入れることで確認のしやすさや仕分けがしやすくなります。分かりやすい保存名で相手に送ることで2枚となってしまった履歴書も、読みやすさがアップするはずです。

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