面接の日程変更メールの書き方・例文|お礼メールは必要なのか

面接の日程変更メールの書き方

就職活動中には、あらかじめ決められていた面接日に別の予定が入ってしまうなんて場面も珍しくありません。特に学生たちの就職活動が本格化する6月~10月のあたりになると、複数の企業の面接日が被ってしまうというケースも増えるでしょう。

面接日がダブルブッキングしてしまった場合は、どちらか一方の企業に面接日を変更してもらう必要があります。就職活動ではよくあるケースなので、面接日の日程を変更せざるを得なくなっても慌てずに「面接の日程変更メール」を作成し、担当者に面接日の変更が可能かどうか確認しましょう。

面接の日程変更メールは、できる限り早く送るのがポイントです。こちらの都合で企業の方の予定を動かすのですから、最低でも3日前までには日程変更の相談を行う必要があります。面接当日までに時間の余裕があるほど日程変更してもらいやすくなりますが、逆にギリギリになるほど面接官の心証は悪くなります。

メールの内容には、「日程変更してほしい理由」を入れるのが基本です。とはいえ、「他社の面接と被ってしまいました」と正直に告げると相手に不快感を与えかねません。

そのような場合は、「別件があるため」など理由をぼかすような書き方をしましょう。日程変更のやりとりがスムーズに進むよう、「新しい希望日時」を入れるのも大きなポイントです。あらかじめ「〇月×日の17:00に変更して頂けないでしょうか」と明確な日時を入れておきましょう。

「こちらの都合で面接の日程を変更するのに、こちらの希望日時を書くなんて失礼にあたるのでは?」と感じるかもしれませんが、むしろ希望日時を書かないほうが問題です。希望日時を書かずにメールを出すと、担当者の方がわざわざ「ではいつ頃がよろしいですか?」と再返信しなければならなくなります。

結局、最終的にはこちらの希望日時が決まるまでメールのやりとりが続くことになるため、希望日時を書かずにメールを出すと二度手間になるのです。最初から3~4つの希望日時の候補を作っておけば、担当者の方も「では候補の中にある〇月〇日はどうですか?」と選択するだけで済みます。

希望日時は、担当者の方と日程変更のやりとりをスムーズに進めるために必要な項目なのです。また、文面はできる限り丁寧に書くよう心掛けましょう。やむを得ない事情であれば企業側も理解してくれるはずですが、どのような理由であれ、急遽予定変更をお願いするのは褒められた行為ではありません。

日程変更の件に関して、あくまで悪いのは自分だという態度を崩さずに、謝罪文を書くつもりでメール作成を行いましょう。では、次項では上記のポイントを守った面接の日程変更メールの例文を見ていきましょう。〇の入った部分は自分の状況に合った言葉に入れ替えながら、メール作成の参考にしてください。

面接の日程変更メールの例文

件名:〇月×日に予定されていた面接日程変更のお願い山田 太郎(自分の名前)
株式会社○○ ○○部 ○○様

先日は書類選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
○○大学○○学部の山田 太郎です。

本日は、面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。〇月〇日〇時より面接に伺う予定でしたが、当日その時間に別件があり、どうしても時間調整の折り合いがつかなくなってしまいました。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記より貴社のご都合がよろしい日程をご指定いただき、面接日時を再設定して頂けないでしょうか。

〇月〇日 ~ 〇月〇日 10:00 ~ 13:00
〇月〇日 ~ 〇月〇日 14:00 ~ 18:00
〇月〇日 ~ 〇月〇日 終日

御多忙の中、お手数をおかけして申し訳ございません。
何卒、ご検討下さいますようよろしくお願い申し上げます。

面接の日程変更をする理由

前項でも少し触れましたが、面接の日程変更メールには「日程変更を希望する理由」を書き添えるのが基本です。理由も告げないまま日程変更だけを要求するのは相手に対して失礼にあたります。

とはいっても、面接の日程変更を希望する理由は、何でも正直に書けばよいという訳ではありません。場合によっては、理由を少しぼかして書く必要があるのです。就活生に最も多い日程変更の理由のひとつが、「他社の面接と被ってしまった」というものです。

しかし、企業によっては未だに「複数の企業を同時に受けている就活生は本気度が低い」と考える風潮が残っているため、本当の理由がバレればマイナス評価に繋がりかねません。

そうでなくとも、「他社の面接と被ってしまった」という理由で日程変更を申し出るということは「他社を優先された」と捉えられますから、少なくとも良い気はしないでしょう。

相手に不快感を与えないために、こうした理由はぼかして書くのが正解です。「別件があってお伺いできません」「都合が悪く参加するのが難しい状況です」のような書き方をすると違和感がありません。

ただし万が一、担当者の方から詳しい事情を尋ねられた場合には、ウソをつかず正直な理由を伝えましょう。正直に言っても相手に不快感を与えないような理由であれば、変にぼかさずそのままの理由を書いて構いません。

「大学の試験日程が変更になってしまった」「身内の冠婚葬祭が入ってしまい」といった理由なら、正直に伝えたほうがスムーズに話が進むはずです。やむを得ない状況だから必ず日程変更の希望が通るというわけではありませんが、「この理由なら仕方ない」と担当者の方に共感してもらえるような理由なら検討材料の一助にはなるかもしれません。

面接の日程変更が承諾されたときにお礼メールは必要?

面接の日程変更が承諾されたときには、お礼のメールを返信しておきましょう。承諾されたらそこで終わりと考えるのではなく、わざわざ予定をずらしてくれた担当者の方に感謝を述べるのがマナーです。

担当者の方は大なり小なり自分の仕事の予定を変えてまで、こちらの日程変更に付き合ってくれています。そこまでしたのにお礼のメールひとつ届かないようでは、「礼儀を知らない就活生だ」と思われても仕方ありません。

日程変更そのものがマイナス評価につながらなかったとしても、お礼のメールを送らなかったことがマイナス評価につながる可能性は十分にあるのです。面接の日程変更が承諾されたときにお礼メールを書くことには、実は就活生にとっても大きなメリットがあります。それは、「日時と場所の再確認ができる」ということです。

お礼メールの中に「〇月〇日〇時に○○にお伺いします」と変更した日程を書き込んでおくことで、担当者の方に変更日時を再確認してもらえます。こうすることで日付や時間を間違えるミスを防ぎ、担当者の方にミスが無かったかを確認することもできるのです。面接の日時を変更すると、自動的に面接場所も変わってしまうことがあります。

企業によっては面接場所が自社オフィスではなく、面接当日のみレンタルオフィスを借りているというケースがあるためです。

そのため「〇月〇日〇時に○○にお伺いします」という就活生からの連絡を受けて、担当者から「失礼しました。当日の面接場所は〇〇ではなく××になります」というような返信が来ることも考えられるのです。お礼メールは、このような伝達漏れを防ぐことにも大きく役立ちます。

面接の日程変更が承諾されたときのお礼メールの書き方

面接の日程変更が承諾されたときのお礼メールは、短く済ませるのがポイントです。お礼メールはその性質上、感謝の気持ちを丁寧に伝えるために長文になってしまいがちです。

しかし、この場合のお礼メールは本当に短くて構いません。行数にして3~4行程度書けば、お礼メールとしては十分な文字数になります。逆に、お礼メールを長文で送ることでマイナス評価につながる可能性すらあると頭に入れておきましょう。

どうして日程変更のお礼メールは短くするべきなのかというと、あまりに長いお礼メールは担当者の方の業務の妨げになってしまうからです。担当者の方にとって必要なのはお礼そのものではなく、就活生からの「その日程でお願いします」という承諾の一文です。明確な承諾の意思がなければ、次の面接の日程を組み立てることすらできません。

そのため、担当者の方は忙しい仕事の合間を縫ってでもお礼メールを確認しなければなりません。そのたった一文を読むために、何千文字もの長文メールを読んでいるヒマなど到底無いわけです。短く簡潔に、必要な情報だけを詰め込んだお礼メールなら、担当者の方は一目で情報を確認することができます。

担当者の立場になって考えてみれば、「何千文字もある長いお礼メール」と「3~4行で内容が確認できる短いお礼メール」、どちらがありがたいかが分かるのではないでしょうか。

また、しっかりと情報が整理されたメールを作成する技術は社会人にとって必要不可欠なスキルです。社会人にとっては出来て当たり前のことなので、お礼メールの作成が苦手だという方は今のうちに練習しておくことをおすすめします。

では最後に、面接の日程変更が承諾されたときのお礼メールの例文をご紹介します。ここまで読んでも今ひとつどのようなお礼メールを書けば良いのか分からなかったという方は、ぜひ書き方の参考にしてみてください。

面接の日程変更が承諾されたときのお礼メールの例文

件名:Re:〇月×日に予定されていた面接日程変更のお願い 山田 太郎
株式会社○○
○○部 ○○様

迅速なご対応ありがとうございます。○○大学の山田 太郎です。面接予定日の日程についてご調整いただき、誠にありがとうございました。

それではご調整いただいた○月○日に、面接会場の○○ビルにお伺いさせて頂きます。今回は、私の勝手なお願いで○○様のお手を煩わせてしまい申し訳ございませんでした。面接当日は、どうぞ宜しくお願い致します。

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