「内定承諾書」の法的効力とは|内定辞退の伝え方・マナー・例文

内定承諾書を出した後に辞退することは可能?

内定承諾書は「入社を約束する」契約書

さて、皆さんは内定承諾書と言うものがどのような内容の書類なのかご存知でしょうか。内定承諾書とは、企業の選考に最後まで残り、内定を手に入れた就活生が企業側から渡される書類です。

この内定証明書は、簡単に言えば「この会社で働きます」と言うことを契約する書類です。記入する内容はと言えば、名前や住所や捺印程度なのですが、ここに情報を記入し企業に提出することで、企業と学生の間で内定が成立したと見なされるのです。

内定承諾書に法的な拘束力はない

実は内定承諾書には、法的な拘束力はありません。あくまで、企業側が内定を辞退させないために、正当な理由がある場合以外は入社をするように学生に約束をしてもらうための書類なのです。

内定辞退は可能だが周囲に迷惑がかかることも

そのため、たとえ内定承諾書を提出したからといって、絶対に内定の辞退ができないと言うわけではありません。例えば、内定承諾書を提出後に、他の行きたかった業種や企業からの内定を受けてしまった場合などは、内定承諾書を提出した後でも内定辞退することが可能です。

しかし、企業側は内定を出した学生は全員、会社に入社することを前提として、色々な書類を揃えたり備品を新調したりしています。内定承諾書を交わし、入社すると一同約束したのに、「やっぱりやめます」と言われてしまうと企業には少なからず損害や負担が発生するでしょう。

さらに迷惑をかけるのは企業側だけではありません。あの大学の学生は、内定承諾書を交わしたのにもかかわらず内定を辞退してきたと言う印象がついてしまうと、大学のイメージや、その後の後輩の就職活動にも影響が出てしまう場合があります。

このように、内定承諾書提出後の内定辞退は、正しく行わなければとてもたくさんの人に迷惑をかけてしまう行為です。 しかし自分が本当に働きたい企業を諦めて、先に内定承諾書を交わした企業に入社するというのも本来の就職活動の目的から外れてしまっています。

内定承諾書を提出した後に内定辞退をする場合、適切なルールとマナーを守って行動するようにしましょう。相手がなるべく気分を害さないように注意を払うことで、企業に対する礼儀を欠かさず、大学や後輩が持たれるイメージも落とさずに内定辞退を行うことができるでしょう。

内定承諾書を提出した後に辞退するときのポイント

辞退を決意したらなるべく早く伝える

内定承諾書を提出した後、辞退を決意したらなるべく早く企業側にその意思を伝えるようにしましょう。一度約束した事を反故にするわけですから、連絡するのは気が引けます。「冷たい態度を取られたらどうしよう」などと気と引けてズルズルと連絡を先延ばしにしてしまうと、企業側からの印象が悪くなり、スムーズに内定辞退が行えなくなる場合があります。

辞退の連絡はメールではなく電話で行う

内定辞退の連絡は、絶対にメールで行わないようにしましょう。とても勇気が要ることですが、連絡方法は電話を選ぶようにしてください。メールの文章と言うのは、どんなに丁寧に書いても他人行儀な印象が強く、謝罪の気持ちや声が伝わりにくくなってしまいます。

さらに、正式に契約書を交わしたにもかかわらずメール1通で辞退をしようとしていると言う態度は相手に「無礼だ、失礼だ」といった感情を抱かせてしまいます。怒られてしまったらどうしようと緊張する気持ちはわかりますが、勇気を出して相手に電話をかけて内定辞退を伝えて下さい。

言い訳を連ねず、事実のみを簡潔に伝える

内定辞退の電話をする際は、ずるずると言い訳を並べるのではなく簡潔に事実のみを伝えるようにしましょう。

まず、1番最初に言わなければいけない事は最も重要な用件である、内定の辞退についてです。相手も仕事中に電話を受けているのですから、電話の用件を早く聞いてどういった内容かを知りたいと感じています。前置きばかり続けてしまうと、いつまでも話の全容が掴めずに時間を無駄に過ごさせてしまうことになるので注意して下さい。

その後も相手に聞かれたことや自分には伝えたいことをはっきりと簡潔に事実のみを伝えることで、誠意ある態度と認識してもらえるようになります。下手に歯切れの悪い態度や、自分を守るような言い訳をしてしまうと、相手の気分も徐々に悪くなってしまうでしょう。

内定承諾書を提出した後に辞退するときのマナー

電話で辞退したあと「お詫び状」を送付すること

内定自体は電話で連絡することと説明しましたが、話が終わったからといって電話だけで全て済ませてしまうのは社会人として間違った行動です。内定辞退によって、少なからず企業側に迷惑をかけているのですから、電話等にはすぐにお詫び状を作成し、会社に送付するようにしましょう。

会社側は、学生を会社で雇い、一緒に働いていく決意を持って内定承諾書を発行しています。それにもかかわらず、電話1本で辞めることを伝えてそれっきりになってしまうのはあまりにも失礼ではないでしょうか。社会人としてまっとうな誠意を表現するためにも、お詫び状をしっかりと送り、今後何か関わることがあっても気持ちよくビジネスが行えるようにしておきましょう。

内定辞退については電話で理由や手続き等の話をしているはずなので、お詫び状には理由などを書く必要はありません。ただ、内定辞退をしてしまったことの謝罪と、選考から内定までお世話になった感謝の言葉を述べるような文面を考えましょう。

たとえば、
貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。先ほどは、電話での連絡、大変失礼いたしました。内定承諾書を提出しているにもかかわらず、とても身勝手なお願いをしてしまい申し訳なく思っております。こちらの都合での申し出にもかかわらず、快くご了承いただけたこと、心よりお礼申し上げます。

今後、貴社での選考や面接で学ばせて頂いた様々なことを活かし、必ず社会に貢献できる働きをしていきたいと思います。本当に申し訳ありませんでした。

こういった内容のお詫び状を送ることで、相手への誠意を書面で残すことができます。例文を参考に、自分なりの言葉でお詫びの文章を考えてみてください。

内定承諾書を提出した後に辞退するときの連絡の仕方

さて、電話で内定辞退をする際にはどういった内容の連絡をすればいいのでしょうか。

まず連絡をする相手は、人事部や、新卒採用担当日など、採用や内定において担当してくれた社員の人です。自分の名前を名乗り、担当者へ取り次ぎを頼んだら、まず相手の都合をしっかりと確認するようにしましょう。時間帯によっては長い電話ができない場合があるので、もし忙しそうな場合は、都合の良い時間を確認し、かけ直すようにしてください。

相手が電話に対応できるようであったら、まず内定を辞退すると言う結論から述べるようにしましょう。長く前置きを連ねてしまうと、言い訳のように聞こえてその後の内定辞退の言葉をイライラした気持ちで聞かなければなりません。まずは結論を率直に述べて、そこからその理由やお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。

内定の辞退を告げると、大抵の場合相手からなぜ内定を辞退するのかといった理由を聞かれるかと思います。その時に、言い淀んだりごまかしたりすると、相手からの印象は井沢悪くなってしまうので、しっかり自分が内定を次回する時対する理由を伝えられるように事前にまとめておきましょう。

ちなみに内定自体は大抵の場合、他の企業に内定を受けてもらっているといった理由が多い傾向にあります。企業側も、内定辞退を告げられた時点で、他の企業の方を選んだと言う事は冊子が付いているでしょう、下手にごまかした言い訳をするよりは、他の内定を選んだことを伝えてください。

内定辞退の電話は、最後まで低姿勢で、お詫びの気持ちを前面に押し出して対応してください。内定辞退についての謝罪はもちろん、電話での辞退になってしまったことへのお詫びなどの言葉も付け加えると交換がありやすくなります。

内定承諾書を提出した後の辞退連絡の例文

実際に内定辞退の電話をした時に何を話せばいいのか、例文でご説明します。まずは、会社に電話をかけ、担当者への取り次ぎを依頼して下さい。

先日は、内定のご通知、誠にありがとうございます。御社からの内定、大変嬉しく思います。せっかく、大切な内定を頂いたにもかかわらず、誠に心苦しいのですが、本日は、御社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

担当者に変わったら、上記のように、まず内定の礼をいい、そのあと内定辞退についてまず伝えるようにします。すると、向こうから内定辞退の理由を聞かれるでしょう。この時も、正直に答えるようにしてください。

はい、御社と並行して選考が進んでいた○○職の会社から、内定の連絡を頂きました。御社の業務や会社方針には、大変共感していたのですが、自身が本当にやってみたい仕事と言うものを思い返した時に、やはり○○職の仕事に携わりたいと感じ、決断した次第です。」

他の職種や業界などの場合、自分が働きたい仕事がそちらだったといった内容なら角が立ちにくく断る理由に使えます。同じ業種の場合は、業績や有名度を比較するのではなく、あくまで自分の適性が合っているのが別の企業だったということを強調するようにしましょう。

その後、電話での辞退への謝罪と、内定辞退への謝罪を改めて伝えれば内定辞退の連絡は終了となります。

内定承諾書を提出した後に辞退するメリット・デメリット

内定承諾書を提出した後に内定を辞退するメリットと言うのは、特に存在しません。相手からしてみれば、最後の最後に手のひらを介されたと言う印象になるため、マナーやルールを守ることで挽回はできても好感度が上がるような事はありえないでしょう。

反対にデメリットはいくつか存在します。まず、相手の怒りが激しい場合、電話口で恫喝されたり、恐喝を受けたりする場合があります。直接会社に出向いて断るのが筋だ、などと言われることもありますが、そういった場合はなるべく要望に応じて直接お詫びに伺うようにしましょう。

ただし、どんなに脅されても途中で屈して内定を受けるようなことをしてはいけません。自分が本当に働きたくない働きたい企業ではない場所に入社したとしても、そこでの仕事ではやりがいを感じることができないでしょう。謝罪の気持ちを伝えながら、自分の意思は変えないことが大切です。

また、もう一つのデメリットとして、内定辞退の連絡が遅れた場合は相手が新入社員用の個別の備品等を用意してしまっている場合があります。こういった場合は、その備品代などを損害賠償として請求されてしまう可能性があります。本来は必要ない争いを生まないためにも、内定辞退は早め早めに行うようにしましょう。

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