OB訪問の日程調整メールに返信するときの書き方・例文・注意点

OB訪問からの日程調整メールに返信する時の書き方

OB訪問のメールを送ると、相手から日程調整の返信が返ってきます。内容によって1日だけ指定されている場合や、相手がいくつかの日程を提案してくれている場合など様々ですが、このメールに対しても正しい返信ルールというものが存在します。

社会で働く上で、人と会うアポイントメントをきっちり取るのは非常に重要で、ミスして日程を勘違いしてしまうなどということは許されません。日程調整メールも、社会人になったつもりで相手に失礼が無い返信ができるようにしましょう。

誰が誰に宛てた内容なのか最初に記載する

忙しい仕事の合間をぬってチェックするメールというものは、つい流し読みになってしまう場合もあります。冒頭文を読んで自分あてではない、内容が重要ではないなどと判断されてしまうと、後回しになってそのまま忘れられてしまう可能性もあるかもしれません。

メールの書き出しには必ず、自分の名前と大学・学部名、相手の会社名・部署名と名前を記載するようにしましょう。さらに、一言挨拶を添えることで相手の印象をぐんとアップすることができます。

情報は提示して相手との意思疎通を完璧にする

相手から、具体的な日程提示が合った場合は、「了解しました」など、確認したという情報だけではなく、もう一度メール文上で指定された日程を明記し、相手との認識がずれないように注意してください。

例えば、相手が日付を勘違いして記載してしまっている場合や、自分が見間違えている場合などもないとは言い切れません。別々の日付を訪問日として認識してしまうと、お互いに仕事に支障がでたり、就活スケジュールにずれが出てしまう不都合が生じます。

さらに、訪問日を返信メールに記載しておくことで相手側がいちいち古いメールを探して確認するという手間を省くことができます。スムーズにOB訪問を行うためにも、決定した訪問日はもう一度しっかり明記して返信するようにしましょう。

緊急連絡先を記載する

万が一、相手側の都合で日程や時間が変更なる場合、メールでは上手く連絡が取れない場合があります。

そう言った場合にすぐに連絡を取り合えるように、メールには緊急連絡先を記載しておくことをおすすめします。緊急連絡先はいつでも電話が取れる自身の携帯番号を設定しておきましょう。

相手へのお礼と締めの言葉を忘れずに〉

メールを突然終了してしまうと、相手はまだ続きがあるのにご送信したのかな?と思ってしまうかもしれません。

メールの最後には相手を気遣い、OB訪問を受け入れてくれたことに関してのお礼などを告げ、「以上、どうぞよろしくお願いいたします。」といったメールの締め文章を入れることで文章がそこで終わっているのだと伝えることができます。

最後に署名を残しておこう

文中で名前を名乗ったり、緊急連絡先を書いているからいらないのでは?と思われがちな署名ですが、社会人のマナーとしてメールの最後には必ず署名を記載するようにしてください。

署名の内容は大学名、学部名、氏名と住所、電話番号(携帯番号と自宅番号)、メールアドレスがあれば十分でしょう。

メーラーソフトによっては署名の設定をしておけば簡単に挿入できるシステムがある場合もあるので、利用してみてください。署名設定が無い場合、メモ帳などに予め署名を作ってコピー&ペーストで挿入すれば打ち間違いの防止にもなりますよ。

OB訪問からの日程調整メールに返信する時の例文

それでは、書き方を参考にOB訪問の日程調整メールに対する返信の例文を見ていきましょう。今回は、OB訪問のお願いに対して、いくつかの日程を指定されたメールが来た場合の、返信例文とします。

日程調整メールの返信例文

件名「Re:OB訪問のお願いについて」

株式会社×× 〇〇部 鈴木様

××大学理工学部の佐藤△△です。この度は、ご多忙のところ早速のご返信まことにありがとうございます。

それでは、以下の日程での訪問をお願いしてもよろしいでしょうか。

日時:〇月〇日(〇)11:00~
お待ち合わせの場所:株式会社××受付ロビー

ご予定の変更等ございましたら、下記の連絡先にご連絡ください。
佐藤△△ 000-0000-0000

この度は、ご多忙のところ本当にありがとうございます。
鈴木様にお話をお伺いできることを、大変楽しみにしております。

以上、どうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
大学:××大学 理工学部
氏名:佐藤△△
住所:〒000-0000 東京都世田谷区〇〇町〇丁目〇〇番地〇〇
携帯電話番号:000(0000)0000
メールアドレス:〇〇〇〇@○○.co.jp
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OB訪問からの日程調整メールに返信する時の注意点

さて、基本的な書き方以外の、返信を行う注意点を2つご紹介しましょう。どちらもビジネスシーンにおいては原則のようなものなので、就活に関わらず、覚えておいて損はないです。

前回のメール引用は消さずの残しておくこと

プライベートのメールでは、前回の文章を文末に引用して残しておく、といったメールの返し方をすることは少ないです。しかし、ビジネスメールにおいては、前回のメール引用は残しておくことが正しいとされています。

毎日届くメールを、いちいち前のメールを見て内容を確認し、新しいメールと照らし合わせて返信する、といった面倒な工程をかけていては業務に支障が出てしまうかもしれません。相手がスムーズにメールを確認し、情報を見返せるように、前回のメール引用は消さずに残しておくようにしましょう。

メールの返信は遅くても24時間以内を厳守

相手は、毎日忙しく働いている社会人です。本来の業務を割いてOB訪問についてのメールをおくってくれているのですから、日程調整のメールが届いたら少なくとも24時間以内には返信を行うようにしましょう。メールのやりとりは、テンポよく行うことが鉄則です。

不自然に間が空いてしまうと、相手もしスケジュールが立てにくくストレスを溜めてしまいます。メールの送信感覚1つでも相手の心証悪くしてしまう可能性があるので、実際に会社に来たときの練習と思って、メールにはなるべく早くレスポンスを行うようにしましょう。

ただし、メールが届いた時間が夜遅かったり、とても朝早かった場合にはすぐにメールを返信しない方が良い場合もあります。返信時間が22時を過ぎてしまう場合や、早朝6時など本来会社が始まっていない時間になってしまう場合は、返信時間を調節するようにしましょう。

基本的にメールを送る時間は始業1時間後からお昼前、15時過ぎから16時頃など比較的仕事に余裕がある時間帯をおすすめします。

OBから返信がこない場合の対処法

1週間待っても返信が無い場合は再送してみる

本来、ビジネスマナーとして返信の必要があるメールはなるべく早く返信すると言うものがあります。しかし、大量に来ているメールに紛れてしまっていたり、タイトルが分かりにくく読んでいなかったなどの場合は返信のメールが送られてこないことがあります。

まず、1週間程度返信を待ってみて、相手からのメールの返信がなかった場合には途中でエラーが起きていたり、迷惑メールフォルダに入ってしまっていて相手がメールを読んでいない可能性もあります。こういった場合にはもう一度メールを再送して、相手からの返信を待つようにしましょう。

この場合、自分が送ったメールをまず読み返してからにしましょう。もしかしたら、内容が「返信はいないな」と判断されてしまっている場合があるかもしれません。読み返して、完結してしまっている内容の場合は、「この日程でよろしいでしょうか」など疑問形を書き入れるだけで、返信が必要なメールに変えることができるので工夫してみてください。

再送にも返信が無かったら電話で取り次いでもらう

再送したメールでも返信がなかった場合は、実際に電話をかけて取り次ぎをお願いしてしまうのも方法の1つです。わざわざ電話をする、というのは返信が来ないことに対して催促しているような感覚なので、あまりしたくない言う人も少なくありませんが、よほどのことがない限り社会人がメールを送らずに無視をする事はあり得ません。

返信がない場合は、相手もうっかり忘れていたと言う場合がほとんどです。電話をかけて丁寧に改めてOB訪問のお願いをすれば問題なく話が進むでしょう。

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