インターンを辞退する理由とは|電話・メールでの辞退の伝え方

インターンを辞退してしまう理由

参加する気がなくなった場合

「参加する気がなくなった」「他にやりたいことができた」など意外と多いのがこの手の理由です。

もちろん決して褒められたことではありませんし、できればインターンに参加して欲しいものです。ただインターンは参加するとなると結構大変なものであることも事実なので、辞退という流れになるのもしょうがないかもしれません。

インターンは採用する側もコストをかけています。今後は出来ればそのようなことがないように注意してください。

他のインターンに参加する場合

インターンに複数エントリーして、2社以上に内定してしまった場合、第一志望のインターン以外はすべて辞退するのが一般的です。

もちろん企業側も辞退があることを想定して動いています。多くの企業がインターンに来て欲しい学生を選んでいますが、これだと学生はただ選ばれるのを待つだけになるので不公平です。ですので学生にもインターン先の企業を選ぶ権利があります。複数の企業からインターンの内定が届いた場合は、学生側が企業を選びましょう。企業側は学生を選んでいるだけに、選ばれないことがあることも理解しています。

ただし、キャンセルする時は内定の決まったインターン同士を比較して優先順位の低いインターンから丁寧に断りの連絡を入れる必要があります。システム上で可能ならば、案内に従ってキャンセルの手続きを行いましょう。もしそれが出来ないようであれば、メールまたは電話でインターンのキャンセルを行います。

キャンセルの理由は様々ですが、今回はメールまたは電話でのキャンセル方法について解説します。

インターンを辞退するときのメールの送り方

辞退メールの送り方には7つのポイントがあります。どれもビジネスマナーとして大切なものですのできちんと守るようにしましょう。

件名だけでメールの内容が分かるようにする

件名だけでメールの内容が分かるようにしましょう。また自分の大学、学部、氏名も入れておくとさらに良いです。件名はマナーとして必ず入れる必要があります。入れ忘れにだけ注意してください。

ビジネスメールの形式にのっとって書き始める

最初に宛名として相手の会社名、部署名、氏名を書きます。宛名は正式な会社名および部署名で記入しましょう。分からない場合は分かる範囲内で書いてください。

冒頭の挨拶も必須なので忘れないで記入します。挨拶をしたら大学、学部、学科、学年、名前を名乗りましょう。

結論(インターン辞退)を先に述べる

インターンを辞退するという結論を先に書きますが、その前に一言、インターン採用内定のお礼をしておきましょう。ビジネスメールでは先日のイベントなどのお礼から入るのが一般的です。

相手に対して素直に謝罪する

インターン辞退の意思を告げたら、相手の好意を無駄にしてしまったことへの謝罪をします。

インターン辞退の許諾をお願いする

インターン辞退のように相手の意に反する行動を取るときは「申し訳ありません」と謝るだけでは足りません。「何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます」などといった表現を用いることで、カドの立たない印象にします。

メールでの謝罪になったことに断りを入れる

本来謝罪は直接伝えるのが一般的なやり方です。メールでの謝罪はあくまで簡易的なものですので、簡易的な方法をとったことへの断りを入れておきましょう。

定型句で締める

謝罪連絡の場合は特に相手の企業・社員の発展を願う定型句で締めるようにしましょう。

インターンを辞退するときのメールの例文

インターン辞退の連絡をメールで行う時は送信時間に気をつけてください。会社の営業時間内にメールを送るのがマナーです。一般的なのは9:00〜17:00までの時間帯となります。もし営業時間内に送れないのであれば「夜分遅くに申し訳ありません」などと一言添えるようにしてください。

また就活での面接辞退やインターン辞退は珍しいことではありませんので、メールで辞退しても特に非常識にはなりません。大切なことはメールのマナーを守ることです。ビジネスマナー、文面での言葉遣い、送信時間がメールのマナーになりますので注意しましょう。

1:当日に辞退メールを送る場合の例文

インターンの辞退を当日になって行う場合は、メールの方が連絡しやすいですが、当日であれば電話で連絡を入れるのがマナーです。

担当者がたくさんのメールを受け取ったりした場合、こちらからの辞退メールを見逃してしまう恐れもあり、その場合はドタキャン扱いになってしまいます。できるだけ電話で辞退を伝えてください。参考までに、辞退メールを当日に送る場合の例文を掲載します。

件名:インターン辞退のご連絡/○○大学○○学部 姓名氏名

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科三年の○○○○と申します。

先日はインターンシップの内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
これから貴社のインターン生として、精一杯ご尽力させていただこうと思っておりましたが、この度のインターンシップを辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
ご連絡が当日になってしまったこと、深くお詫び申し上げます。

ご多忙の中、私どもに時間を空けていただいたにも関わらず、身勝手なお願いをしてしまい、大変申しわけございません。
どうぞご容赦のほど宜しくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

署名

2:当日以外にメールを送る場合の例文

件名:インターン辞退のご連絡/○○大学○○学部 姓名氏名

○○株式会社
採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科三年の○○○○と申します。

これから貴社のインターン生として、精一杯ご尽力させていただこうと思っていたところですが、○○な理由が入ってしまいました。
大変身勝手なご連絡ではございますが、今回のインターンシップを辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

ご多忙の中、私どもに時間を空けていただいたにも関わらず、 身勝手なお願いをしてしまい、大変申しわけございません。
是非学業を優先させていただきたく思います。
どうぞご容赦のほど宜しくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

署名

インターンを辞退するときの電話のかけ方

辞退の電話をかける場合のポイントは4つです。辞退を目的とした電話だからといって特別なことをする必要はありません。基本的なマナーを守ってはっきりと伝えましょう。

大きな声ではっきりと話す

辞退の電話だろうが何だろうが大きな声ではきはきと話しましょう。声が聞き取りにくいと誤って伝わる可能性もありますので注意してください。

名前を名乗り、相手の名前、用件を相手に伝える

電話に出た相手に自分が何者なのかを名乗り、担当者を呼び出してもらいます。「インターンシップ辞退の連絡」と用件を先に伝えましょう。

結論を先に伝える

担当者が出たらもう一度名前を名乗り、「インターンシップ辞退の連絡」を具体的に伝え、謝罪しましょう。

最後はお礼の言葉を伝える

電話を切る際は必ずお礼をして終わります。

インターンを辞退するときの電話の受け答え例

インターン開始までにまだ時間がある場合は、辞退の連絡は電話・メールのどちらでも問題はありません。ただ謝罪をする時は直接伝えるのが一般的です。

1:当日に辞退電話をかける場合の受け答え例

当日に辞退の連絡を入れるのであれば、電話で連絡を入れてください。マナーや確実性から考えて最善の方法だからです。ただ担当者を不快にさせるような態度をとることだけは避け、しっかりとお詫びを伝えましょう。

また担当者が不在の時はインターンを辞退する旨を伝言してもらってください。その後インターン辞退のメールを送り、大きなトラブルにならないように注意してください。伝言を頼んだ方の名前はしっかりと控えましょう。

「お忙しいところ申しわけございません。
○○大学の○○○○と申します。
本日からのインターンシップに参加予定だったのですが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

「お世話になっております。
本日よりインターンシップに参加する予定となっておりました、○○大学の○○○○と申します。
大変心苦しいですが、本日からのインターンシップへの参加を辞退させていただきたく思い、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中お時間をいただき、調整をしていただいたにも関わらず、辞退させていただくことになってしまい大変申しわけございません。
お忙しい中、お手数おかけして申しわけございませんでした。
失礼いたします。」

2:当日以外に辞退電話をかける場合の受け答え例

「お忙しいところ申しわけございません。
○○大学の○○○○と申します。
○月○日からのインターンシップに参加予定だったのですが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

「突然のお電話申しわけありません。
私、○月○日からのインターンシップに参加予定だった、○○大学の○○○○と申します。
所用のため、○月○日からのインターンシップにお伺いすることが難しくなりました。
大変心苦しいのですが、インターンシップへの参加を辞退させていただきます。
突然の辞退となりご迷惑をおかけしてしまい、大変申しわけございません。
お忙しい中、お手数おかけして申しわけございませんでした。
失礼いたします。」

インターンを辞退することは選考に影響する?

インターンを辞退することが選考に影響を与えることは「基本的に」ありません。

ただ企業の採用担当者も人間だということを理解しておいてください。インターンを当たり前のように辞退したり、辞退の連絡の対応が悪かったりした学生にいい感情を持つわけはありません。ですので丁寧にきちんと事情を説明し、心から謝罪を行えば選考において不利になることはないでしょう。

インターンの採用にしても、企業側は採用担当者を中心に多くの時間とコストをかけて採用活動を行なっています。学生の皆さんはそのことを十分に理解して行動してください。

インターンを辞退したい時はいつまでに連絡すればいいのか

辞退することが決定した段階で速やかに連絡しましょう。

もちろん当日までまだ日数があるのであればメールで十分です。ただインターン辞退の連絡をしないと、そのままインターンが通常通りに行われるスタンスで話が進んでしまいます。連絡が1日遅れるとさらにコストがかかる恐れもあります。インターンを辞退するのであれば早めに辞退のメールを送りましょう。

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