面接日程を決めるメールに返信するときの書き方・例文・注意点

面接の日程を決めるメールに返信するときの例文

就活で面接の日程を決める際には、電話での日程調整以外にもメールでのやり取りを行う事があります。

むしろ、インターネットが普及した昨今では、応募の際に記入したメールアドレス宛に先方から面接の日時についての提案がメールで送られてくるということのほうが多くなったかもしれません。そんなメールで送られてきた面接の日程に対しては、当然、返信をしなければいけませんが、どのような内容で送るべきなのかは正直なところ知らない方や迷ってしまう方もいらっしゃる事でしょう。

そこで今回は、面接の日程を決める場合や、面接後のお礼のメール、止む無く面接を辞退しなければいけないといった場合のメールの例文や注意点をお話させていただきます。それでは、まず最初に提案された日程で問題ない場合の返信メールの例文を見てみましょう。

提案された日程で問題ない場合の例文

件名「Re:面接の日程のご案内」

株式会社AB
CD部 EF様

大変お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△山△郎です。
この度は、面接の日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご指示いただきました下記日程にてお伺いさせていただきます。

日時:x月x日(x曜日)14:00~
場所:ABセントラルビル2階 大会議室

お忙しい中で貴重なお時間をいただけたこと、大変嬉しく思います。
当日はどうぞ宜しくお願い致します。
***************************
〇〇大学□□学部△山△郎
郵便番号:〇〇〇-○○○○
住所:○○県□□市△△町1-3-2
電話:090-0000-0000
メールアドレス:nnn-nnnn@gmail.com
***************************

上記のように、スムーズに日程が決まれば、このようなメールの返信を行えば事足ります。ただ、他の会社の面接と日程が被ってしまった場合や、私用などでどうしても予定が合わせられない事もあるかと思います。よって、続いては提案された日程では訪問できない場合の例文をご紹介させていただきます。

提案された日程では訪問できない場合の例文

件名「Re:面接の日程のご案内」

株式会社AB
CD部 EF様

大変お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△山△郎です。
この度は、面接の日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

〉〉〇月〇日(〇曜日)14:00~
ご連絡いただきました日時ですが、別件にて参加させていただくのが難しい状況にあります。
他の日程にて柔軟に対応させていただきたいと存じますが、以下の日程でご都合の宜しい日時があれば再度調整をお願いできませんでしょうか。

1.x月x日 9:00~18:00
2.x月x日 9:00~18:00
3.x月x日 14:00~18:00

こちらの都合により大変勝手なお願いではございますが、どうぞご検討いただけますようお願い致します。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。
***************************
〇〇大学□□学部△山△郎
郵便番号:〇〇〇-○○○○
住所:○○県□□市△△町1-3-2
電話:090-0000-0000
メールアドレス:nnn-nnnn@gmail.com
***************************

これらの例文を見ると、何となくでも共通している部分はお分かりいただけるかと思います。大まかな流れとしては「件名→宛名→挨拶と名乗り→お礼と本文→絞め→署名」という流れが一般的なものです。

ただ、この流れを把握していれば良いというものではなく、それぞれの箇所に注意点もあります。それでは、面接の日程の返信を送る際の注意点も見てみましょう。

面接の日程を決めるメールに返信するときの注意点

メールの返信は、何もご紹介させていただいたような面接の日程に関する返信メールに限らず、以下のような事が基本中の基本という事を覚えておきましょう。
こちらでは、上記の例文を一つの定型文として、各パーツごとに注意点をご紹介させていただきます。

早めに返信する

早めに返信をするというのは基本中の基本どころの話ではなく、メールのマナーです。では、「メールが送られてきたら、何時間以内に返信すべき?」という点ですが、特に決まりがあるわけではありませんが、少なくとも24時間以内の非常識でない時間帯に送ることができれば問題ありません。

万一、24時間以内に返信ができなかった場合は、「返信が遅れまして申し訳ありません。」というように、メールの中で一言お詫びを入れておくと良いでしょう。

タイトルは変更せずに返信する

ご紹介させていただいた返信メールにもあるとおり、メールを返信するときに「Re:」という文字が自動で付与されますが、この文字は消さない方が良いでしょう。

何故なら、「自分の送ったメールに対しての返信である」という事が件名を見ただけで判断できるからです。ただ、メールのやり取りが多くなる場合に「Re: Re: Re: Re:…」となるのも見た目が良くありませんから、そういった場合は、余分なものを消して「Re:」という風にすれば問題ありません。

また、せっかく送られてきたメールの件名を変えて返信してしまうと、返信を受けた側として「これは何のメールだろう?」という疑問が湧きます。特に昨今は、なりすましによるメールウイルスを警戒して、身に覚えのないメールは開かないようにと周知されている会社も多くありますので、件名はそのままにしておいて、何か件名に書く必要があっても、件名の最後に「/日程調整のお願い。〇〇大学□□学部△山△郎」というように付け加える程度にしましょう。

宛名についての注意点

上記例文をご覧いただくと分かるとおり、宛名に書く会社名を「(株)」としてはいけません。そもそも、世間ではなぜ株式会社を(株)と書くのかですが、(株)というのは、法人として人格を認められている会社という存在を、略称、つまり友達を呼ぶ時のアダ名のようなものですので、これから面接を受ける初対面の人の名前をアダ名で呼んでいる事になります。

よって、「(株)」という書き方はせずに、「株式会社」と書くのがマナーです。また、今回メールを送ってきた相手が部署名のみので、担当者個人の名前が分からないような場合もありますが、そういった時は送られてきた会社名と部署名を書いた後、「○○採用担当者様」のようにすれば良いでしょう。

挨拶と名乗り

本文中の宛名の後は、挨拶文を入れてから自分を名乗ります。意外と多い事なのですが、まるでメールのやり取りを1対1のように捉えてしまい、名乗りもせずにいきなり要件から書いて、そのまま送信というケースがあります。

これは、マナーとしてはNGです。必ず「お世話になっております」といった挨拶から始め、「○○と申します」のように名乗りから始める事にしましょう。尚、何度かメールの往復するような場合は、都度、最初の名乗りがあると野暮ったくなる場合もありますので、その際は状況に応じて名乗りを入れるかどうかを判断しましょう。

メール本文にある引用は残す

タイトル同様、返信を受けた側が、何のメールでどのような内容を送ったのかをいちいち確認しなくて良いように、返信の際に自動で引用される引用文も消さないようにしましょう。

本文内容

上記にも申し上げましたが、面接の日程についてのメールは1対1ではありません。こちらから見れば1対1かもしれませんが、先方にとってみれば、複数名の応募者とメールのやり取りをしているという事を考えて配慮ある内容にしましょう。

つまり、相手の手を煩わせない事です。「提案された日程では訪問できない場合の例文」を例とするなら、その会社の面接を受けたいのに予定が合わなかったとして、「では、いつでも大丈夫なので、別の日をご指定ください。」というように、日程の判断の全てを先方に投げるのは配慮に欠けます。

たとえ、再度こちらから提案した日程でも調整できなかったとしても、まずは提案として他の日程を記載して、先方に選択肢を与えているという配慮が必要になります。それでも日程が合わないという場合は、先方から別の日程などの提案もあるでしょう。

尚、こちらから日程を提案するとはいっても、日程の幅が狭いクローズな提案よりも、極力先方が選びやすそうな日も勘案しつつ、幅広い日程で提案した方が良いでしょう。

署名

ビジネスメールを普段から利用している方はお分かりいただけるかもしれませんが、就活生で初めて企業へメールを送る場合に「署名」の在り方については、あまり馴染みがないかもしれません。

社内メールであっても、本文最後には署名として「*」「-」で上下を囲った署名を付けますが、中には「☆」や「♪」などを巧みに使って装飾される方もいます。ただし、これは社外の方とのやり取りや今回のような就活に面接においては適切ではありませんので、装飾はせずにシンプルな署名にしておきましょう。

面接のお礼メールの送り方・例文

さて、面接も無事に受ける事ができて、後は内定の連絡がくるかどうかを待つことになりますが、ただ自宅に戻って待っているだけではなく、面接後はお礼のメールを忘れずに送りましょう。

この、お礼のメールがあるかないかで採用の可否に大きな影響を及ぼすわけではりませんが、他の応募者との差をつけておくためにも大事なことですし、人と人のやり取りという点でも一つの礼儀だと考えましょう。ただし、メールに書くべき内容はほぼ同じです。上記までのメールを一般的な型として、お礼メールの例文をご紹介させていただきます。

面接後のお礼の例文

株式会社AB
CD部 EF様

大変お世話になっております。
本日面接を受けさせていただきました、〇〇大学□□学部の△山△郎です。
お忙しい中、面接という機会をいただきまして誠にありがとうございました。
今回の面接の中で貴重なお話をお伺いさせていただく事もでき、また、貴社で存分に働きたいという自分の思いもお伝えする事もできましたので、より一層志望意欲が高まりました。
取り急ぎ、面接のお礼をお伝えしたくメールさせていただきました。
末筆ながら貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
改めまして、本日はありがとうございました。

***************************
〇〇大学□□学部△山△郎
郵便番号:〇〇〇-○○○○
住所:○○県□□市△△町1-3-2
電話:090-0000-0000
メールアドレス:nnn-nnnn@gmail.com
***************************

メールの形は返信の際も、このようなお礼のメールの際も、書き出しから署名までの流れはおおよそ同じです。以前にメールを送っているからと名乗りを省略することなく、相手に心からのお礼を送るつもりで具体的な内容を含めたお礼文を書くことが重要です。では、面接のお礼メールを送る時の注意点を具体的に解説させていただきたいと思います。

面接のお礼メールを送るときの注意点

面接の日程を決める返信メールと、今回のお礼のメールとでは少々内容が変える必要があるかもしれません。メールの基本を心得ていれば注意するまでもないかもしれませんが、念のためといったところで以下のようなことには注意しましょう。

面接後はすぐにお礼のメールを送る

できれば面接を行った当日中にお礼のメールを送ることをオススメします。ただ、面接の日程調整でどうしても面接自体が夕刻以降となってしまう場合もあるでしょうから、遅くとも翌日の午前中までに送信できると良いでしょう。

面接の日程の返信メールでも申し上げましたが、いくら当日中に送信したいと言っても深夜に送るのは非常識でしかありませんから、時間が遅くなりそうな場合は無理にその日中に送信はせずに、面接を受けた会社の翌日の営業時間内に送信できれば良いでしょう。

そもそも、お礼のメールをわざわざ送るのに、送られてくる時期が遅いというのは本当に志望しているのかという風に思われますし、時間が経てば経つほどあなたという存在が記憶から薄れていきます。面接を受けたらすぐにお礼のメールを送るという事は大事なこととして覚えておきましょう。

面接時の担当者にメールを送る

面接の日程を決める際に、部署名までしか分かっていなかった場合は担当者の個人名を宛名に書かずに、「会社名+部署名+採用担当者様」という宛名で日程調整の返信メールを送りましたが、面接を受ける際に名刺を渡されたり、面接担当の方の名前や部署名を初めて知るという事も多くあります。

そういった時の面接のお礼のメールは、上記までの例文のようにしっかり「会社名+部署名+○○様」という風に書き換えてメールを送りましょう。先方から名乗りはないものの、ホームページなどでスタッフ紹介としてプロフィールメールアドレスが掲載されていることもありますが、その際はそのアドレス宛に送っても良いでしょう。

しかしながら、独自に個人情報を入手して個人アドレスが分かったとしても、当然のことながら、そのアドレスにメールを送る事は絶対にやめておきましょう。

絵文字、顔文字は厳禁

言うまでもないかもしれませんが、件名、本文共に顔文字や絵文字は厳禁です。友達に送るメールではなくビジネスメールであるという一般常識的な事はもちろん、環境依存文字といって、相手の持ち合わせているパソコンの仕組みによって文字化けを起こす可能性もあります。

また、「誠にありがとうございました!」や「確認させていただいても宜しいでしょうか?」など、「!」や「?」という一般的な記号も使わない方が賢明だと言えます。

件名や本文は簡潔で分かりやすくする

面接の日程を決める際も同じですが、内容は分かりやすくするように心がけましょう。改めて申し上げますが、先方はあなたとだけメールをしているわけではありませんので、件名は特に、一目でどんな内容であるか分かるようにしておきましょう。

尚、本文ですが、面接を受けていくら気分が高揚したり、心からお礼を言いたいという気持ちが高まったとしても、長文でメールを送るのは良くありません。「件名→宛名→挨拶と名乗り→お礼と本文→絞め→署名」を基本として、お礼と本文の中で「どんな内容に(を)」「どう感じたか」という事を簡単に伝える文章にするのがスマートなお礼の仕方です。長文で熱い思いを送信したところで、忙しい担当者ならほとんど読まずにゴミ箱行きという事もあり得ます。

面接を辞退するときのメールの送り方・例文

面接を受ける前に希望する企業が変わった。急に実家の家業を継ぐことになった。他の会社からより魅力的な勤務条件の提示があった。面接当日に体調が急変してしまった。

せっかく日程も調整できて、当日の面接に向けて着々と準備をしていたとしても、様々な事情で面接を辞退しなければいけなくなることもあります。辞退を申し出る際も電話やメールでその旨を必ず伝える必要がありますが、そもそも面接を辞退するというのは、相手がわざわざ面接をしてくれるという好意に反する失礼なことであるという事実は変わりませんから、丁重、且つそれ以上失礼にあたらないメールを送る必要があります。

ただ、メールを送るタイミングが難しいところです。何故なら、急な事情によるキャンセルもありますし、気持ちが固まらずのらりくらり悩んでしまうケースもあります。そこで、「当日になって辞退するときのメール」と「当日以外に辞退するときのメール」とで分けて例文をご紹介させていただきます。

1:当日辞退する場合の例文

当日に面接の辞退を申し出る際の例文

株式会社AB
CD部 EF様

大変お世話になっております。
本日、x月x日x時より面接をお願いしております、〇〇大学□□学部の△山△郎です。

突然の連絡で申し訳ありません。本日、急な体調不良により、せっかくの面接にお伺いさせていただくことができず、止む無く辞退させていただきたく思い、ご連絡させていただきました。
また、CD部EF様へ本件を直接ご連絡させていただくべきところ、お忙しいとの事でしたので、メールにて失礼させていただくことと致しました。
お忙しい中で日程を調整していただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、心からお詫び申し上げます。大変申し訳ございません。

***************************
〇〇大学□□学部△山△郎
郵便番号:〇〇〇-○○○○
住所:○○県□□市△△町1-3-2
電話:090-0000-0000
メールアドレス:nnn-nnnn@gmail.com
***************************

この例文を元に、ご自身なりにお詫びのメールを作成していただいても宜しいかと思いますが、最後の署名を付けるかどうかは意見が分かれるところで、明確な決まりはやはりありません。

例えば、「今後、接する機会のない人に署名を付けるのは、いかにも定型文」という方もいらっしゃいますし、「署名はメールの基本だから、どのようなメールでも署名は必要」という方もいらっしゃいます。よって、署名を付けるかどうかは、ご自身の判断で問題ありません。

また、この後、当日以外に辞退を伝える例文もご紹介させていただきますが、基本的にメールで辞退を伝えて終わりというのは失礼にあたります。上記のメールを見ていただくとお分かりいただけるかと思いますが、電話をしたけれども担当者に直接話をすることができなかったという場合にメールを先に送るのであって、基本的には電話とメールの両方で辞退を申し出るのがマナーという事を覚えておきましょう。

2:当日以外に辞退する場合の例文

では続いて、予め辞退を申し出る場合の例文です。お詫びの気持ちを込めるという点では当日も当日以外においても変わりありませんが、当日にメールを送るのとは違い、やむを得ない事情で面接を辞退するのであれば、予めの連絡で何とか日程の調整をしてもらえるかもしれません。

もちろん、当日のメールであっても、先方から仮の日程調整の提案をしてくれることもありますが、わざわざ多くの応募者の中の一人に、他の日程を組んでまで日程調整を提案してくれるというケースはあまり多くはないと考えておきましょう。ここでは、当日より前に辞退を申し出る場合にも、改めて日程調整をお願いする場合にも使える例文としてご紹介させていただきます。

当日以外に面接の辞退を申し出る際の例文

株式会社AB
CD部 EF様

大変お世話になっております。
本日、x月x日x時より面接をお願いしております、〇〇大学□□学部の△山△郎です。

この度は面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。
改めてお礼申し上げます。
ただ、大変申し訳ないのですが、x月x日に一身上の都合によるどうしても貴社にお伺いする事が出来ない事情ができてしまいました。
その為、せっかくいただいた貴重なお時間ではございますが、一旦、x月x日の面接に関しましては辞退させていただきたくご連絡をさせていただいた次第です。
大変申し訳ございません。

誠に身勝手なお願い、且つご連絡が遅くなりましたこと重ねてお詫び申し上げます。

***************************
〇〇大学□□学部△山△郎
郵便番号:〇〇〇-○○○○
住所:○○県□□市△△町1-3-2
電話:090-0000-0000
メールアドレス:nnn-nnnn@gmail.com
***************************

さて、上記は単純に、他の企業の内定などで辞退を申し出る時にそのまま使える例文ですが、仮に、本当にやむを得ない事情で辞退を申し出る時には、下記の例文を途中で挟んでみましょう。

大変申し訳ございません。
もし貴社のご都合が合うようでしたら、下記の日程にて再度調整をさせていただけませんでしょうか。

1.x月x日 9:00~18:00
2.x月x日 9:00~18:00
3.x月x日 14:00~18:00

何度も調整をご依頼してしまい改めてお詫び申し上げます。

上記までは、当日に辞退を申し出る時にも有効ですが、先方も何人もの応募者の面接やメールのやり取りをしていますから、このメールによって、自社が本命かどうかというのは、おおよそ気付くはずです。

ただ、第一志望であろうがなかろうが、相手に失礼な行為にあたる結果となった場合は、やはりしっかりとお詫びの文章を入れる事を忘れずに、本当に止むを得ない事情であれば、次のチャンスを貰えないかと提案する事で本気度や誠意が伝わるという事を肝に銘じておきましょう

面接を辞退するメールを送るときの注意点

さて、面接を辞退するときのメールについて例文をご紹介させていただき、大体の注意点もお話させていただきましたが、他にも注意すべき点があります。ここでは、上記までの注意点と併せて、他の注意点についても把握していただこうという事をお話させていただきます。

辞退は辞退できない

面接の辞退というのは、かなりのマイナス点と考えた方が良いでしょう。「体調不要ならしょうがない」と思われたとしても、先方にしてみたら所詮はあなたの都合や事情でしかありません。何度も申し上げるようで恐縮ですが、先方はあなただけではなく、他の応募者の面接をしなければならず、よほど優秀だという見込みでもない限りは、辞退する一人一人に改めて声掛けを行うという事はありません。

よって、当日であろうがなかろうが、辞退をするという事はそれで終了というほどの事だと考えた方が良いでしょう。訂正は利きません。

キャンセル理由を詳しく書く必要はない

面接の辞退をするときに、理由を細々書くのは良くありません。もし、あなたがたくさんの応募者の面接をする担当者だったとして、会った事もない人に「祖母が体調不良になり、母の代わりに介護をすることになったのですが、面接も大事だと思ってはおります。ただ…」というようなメールを貰った時に、全て読む気になるでしょうか。

ならば、「一身上の都合で」と端的に事情を書いて、次回の日程で調整してもらえないかと依頼する方がよほどスマートだと言えるでしょう。そもそも、メールや手紙、電話といった連絡ツールをビジネスで使う時は、内容は端的にすることが前提です。長々と自身の事情を書くのは言い訳がましくも感じさせますから、気を付けましょう。

無断でのキャンセルは絶対ダメ

これもよくあるパターンですが、「バックレ」とも呼ばれる、面接の日時をメールでいただいているにもかかわらず放置するケースがあります。

これは、非常に失礼です。企業と自分とは、言い換えれば「人格を持った法人と、人格を持った自分」という関係性があります。つまり、面接の担当者を知っている、知らないに関わらず、マナーや礼儀という人として基本的な部分のお話にもなります。ここまでのお話でも何度か同じことを申し上げておりますが、面接を辞退しなければいけないとなったなら、すぐにでも連絡を入れて、先方の予定に影響が出ないように最大限の配慮をすべきです。

仮に、他の会社に勤務する事になり、たまたま今回無断キャンセルしたと仕事の折衝などを行う事にでもなったとしたら目も当てられません。案外、過去に出会った人に仕事でまた会うという事は多いものです。面接の辞退をするなら必ずメールや電話でお詫びを伝える。人として当然の事であるという事をしっかり覚えておきましょう。

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