面接の「お礼状」の書き方・例文|はがきとメールの書き方の違い

面接のお礼状の書き方

面接後のお礼状やお礼メールは必須ではありません。送らなくてもマナー違反にはなりませんので、特に気持ちを伝えたい時以外は無理に書かなくていいでしょう。

ただお礼状を書くかどうかで悩むのであれば書いた方がいいです。書かない選択肢をとることはその時点では楽ですが、後々後悔することになっては元も子もありません。出来ることはすべてやって、後悔しないようにしてください。

さてお礼状には「書面のお礼状」と「お礼メール」の2通りの方法があります。書面は書くのに少し手間がかかりますが、手書きで書けるので誠意を伝えやすく印象を与えやすいというメリットがあります。

一方、メールは面接当日に素早く送ることができる反面、見落とされる可能性があります。書面かメールで迷ったら、企業の社風や人事担当者の年齢・役職を考慮に入れましょう。年齢が高い人ほど書面が有効です。

ちなみに礼儀としては、気持ちを伝えやすい分、書面の方が上とされています。

1:はがきで書く場合の書き方

前文、主文、末文、後付の4つが必須項目となります。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

前文

頭語

お礼状はビジネスレターにあたりますので「拝啓」を用います。「前略」は時候のあいさつを省いて取り急ぎ用件を伝えるという意味になりますので、この場合は不可です。

時候のあいさつ

拝啓の次に「時候のあいさつ」を書きます。「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」などが一般的な時候のあいさつになります。拝啓との間は1行空け、文頭は1文字空けて書きましょう。

主文

時候のあいさつの次の行から、文頭を1文字空けて書きます。まずは「面接のお礼」から初め、「面接で感じたこと」や「志望する気持ち」などへ繋がるようにすると流れが生まれて読みやすい主文になります。

末文

結びのあいさつ

主文の最後には用件の総括や相手を思いやる言葉を書いて、「結びのあいさつ」とします。

結語

結びのあいさつの次の行に記すのが「結語」です。頭語で「拝啓」と書きましたので、結語は「敬具」です。結語の下は一文字分空けてください。

後付

日付

文頭を2文字空けて日付を書きます。平成何十年〜と漢数字で書きましょう。

署名

自分の名前を下側に寄せて書きましょう。大学、学部、学科名、年次も必ず記載します。署名の下も一文字分空けてください。

相手の名前

最後に相手の名前を書いて完成です。文頭は空けずに主文と同じ高さにします。会社、部署名、担当者名などを分かっている範囲内で書きましょう。

2:メールで書く場合の書き方

Eメールでの書き方を説明します。

宛先

書いている途中で送信することがないように、件名と本文を書き終えてから宛先のアドレスを入力しましょう。

件名

件名を見ればすぐ内容が分かるような件名にします。自分の大学、学部、氏名も入れておくとさらに良いです。件名を必ず入れるのがマナーですので、入れ忘れに注意してください。

宛名

会社名、部署、氏名を書きます。人事担当者からメールをもらっている場合は署名に正式な会社名や部署名が記入されていますのでそれを参考にしてください。分からない場合は分かる範囲内で書きましょう。

本文

以下の流れが基本となります。

・あいさつをする
・大学、学部、氏名を名乗る
・面接のお礼を述べる
・面接の感想や、その中で興味を持ったことなどを具体的に書く
・入社意欲を伝える
・結びのあいさつをする

署名

氏名、大学、学部、学科、年次、連絡先を書きます。

面接のお礼状の例文

1:はがきで書く場合の例文

拝啓

貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
先日はご多忙の中、貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございました。○○大学○○学部○○学科三年の姓名氏名と申します。

面接では貴社の新規プロジェクトについてご説明いただき、大変感謝しております。おかげ様で「先頭に立って市場を切り拓く」という貴社の理念の一端が理解できたように思います。以前より貴社を第一志望としておりましたが、ご説明を聞いて貴社で働きたいという思いがますます強くなりました。ぜひ貴社の一員として働かせていただけたらと願っております。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくお便りを差し上げました。
末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成○年○月○日
○○大学○○学部○○学科三年
姓名氏名
○○○○株式会社○○部
○○○○様

2:メールで書く場合の例文

宛先:○○○○@○○○○○○○○
件名:本日(○月○日)の面接のお礼/○○大学○○学部 姓名氏名

○○○○株式会社
○○部
○○○○様

本日(○月○日)はお忙しい中、面接をしていただき誠にありがとうございました。
○○大学○○学部○○学科三年の姓名氏名と申します。

面接では貴社の新規プロジェクトについてご説明いただき、大変感謝しております。おかげ様で「先頭に立って市場を切り拓く」という貴社の理念の一端が理解できたように思います。

以前より貴社を第一志望としておりましたが、ご説明を聞いて貴社で働きたいという思いがますます強くなりました。

ぜひ貴社の一員として働かせていただけたらと願っております。

この度の面接が良い結果となりましたら、これから一層努力をして自分を高めていく所存です。

末筆ながらご面談のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

– – – – – – – – –
姓名氏名(せいめいしめい)
○○大学○○学部○○学科3年
Eメール:seimeishimei@○○○○○.ac.jp
住所:〒000-0000 東京都○○区○○1丁目1番1号
○○○マンション101号室

電話番号:000-0000-0000
– – – – – – – – –

面接のお礼状を書くときの注意点

お礼状の目的は「入社したいという意欲」をアピールすることです。面接を突破するためと言い換えていただいても構いません。

ただし当然ですが、「不採用」という判断がお礼状で「採用」になることはないです。

・合否の当落線上にいる時
・同条件の候補者が数人いて悩んでいる時

面接後に、上記のどちらかの状況にある場合に初めて、お礼状は意味を持つものとなります。ですのでお礼状を書く場合には面接を突破するためのポイントをしっかりと抑えなければなりません。そのポイントが以下の2点です。

とにかく早く送る

面接の合否は面接が終わった瞬間にある程度決まっていると言われています。ただ企業によっては、そこから最終的に合否が決定するまでにタイムラグが発生することがあります。情報を社内で共有したり、上層部の判断を待つといった場合です。ですので書面であれメールであれ、最終判定が出る前にアプローチすることを心がけましょう。

ちなみに具体的な日数ですが、書面は翌日ないし2〜3日中、メールは当日か翌日のうちに送るのがいいです。

自分の言葉で書く

「なんとなく」で行動することは避けましょう。マニュアルにそう書いてあったからとか、周りが皆そうしているからといった理由で行われる惰性的な行為は意外と評価されないものです。「入社したいという意欲」を本当に持っているのであれば、その熱意を素直に表現しましょう。

具体的には「自分の言葉で書く」ということです。マニュアルやネットを見ればたくさんの例文が掲載されていますのでついそのまま使ってしまいたくなります。ですが人事担当者はそういった例文を読みたいわけではありません。10人からお礼状が届いたとしてもそのすべてがマニュアル通りのものだったら、担当者には何の印象も残らないでしょう。

ですので、例文そのままを書くのではなく、オリジナリティ溢れる自分の言葉で書くようにすることが大切です。例文のように綺麗にまとめる必要はありません。重要なのは「これからどうしたいのか」をしっかりと書くことです。オリジナリティが溢れる文章や熱意は担当者の記憶に残ります。せっかくお礼状を書くのでしたら記憶に残るものを書いてください。

1:はがきで書く場合の注意点

形式

横書きでも問題はありませんが、出きるだけ縦書きで書きましょう。縦書きは「目上の方」、横書きは「親しい相手」に利用することが多いです。

はがきや便箋の種類

ペラペラの用紙は安っぽく見えますので避けた方がいいでしょう。おすすめは和紙、もしくは和紙風便箋です。文字がしっかりと映えますので印象が良くなります。白無地または罫線入りのシンプルなものを選んでください。

インク

正式には黒の万年筆の一択ですが、黒インクのボールペンでも問題はありません。

2:メールで書く場合の注意点

これはメールに限ったことではありませんが、「御中」と「様」をしっかりと使い分けましょう。メールの宛名を例に説明します。

企業、部署宛へ送る場合は「御中」

株式会社○○○○○
人事部 新卒採用課 御中

個人宛へ送る場合は「様」

株式会社○○○○○
人事部 新卒採用課 ○○様

個人名が不明な場合は「採用ご担当者様」

株式会社○○○○○
人事部 新卒採用課 採用ご担当者様

面接のお礼状を送るときの封筒の書き方

封筒に黒インクの万年筆かボールペンで、縦書きで書きます。

住所

封筒の表面の郵便番号枠の右端に揃えるようにして記載します。都道府県やビル名などを略してはいけません。そして丁目、番、号を用いて書きましょう。縦書きですので漢数字が基本です。2行にわたる場合は市町村名などの区切りのいいところで改行し、2行目は少し下げて書き始めます。

宛名

表面のほぼ中央に宛名がくるように書きましょう。住所より1文字分下げてやや大きめの文字で書きます。会社名は略してはいけません。(株)などとせずに株式会社と書きます。上述した「御中」と「様」をしっかりと使い分けましょう。

切手

切手の料金が不足していると返送されたりして配達が遅れることがあります。郵便局へ直接持って行って料金を計算してもらいましょう。

のりづけ

中身を確認したら閉じてしまって構いません。水のりは封筒がふやけると剥がれる恐れがありますので、両面テープやスティックのりで閉じるようにしてください。

封字

のりづけが完了したら、「〆」「封」などの封字を書きましょう。封字とは封をした印のことです。「〆」はバツではありませんので注意してください。

差出人名

記載する場所は封筒の裏面の中心より左側です。差出人名は表面の左側にスペースがあったとしても裏面になりますので注意してください。記載するのは自分の住所と氏名です。これも表面同様、都道府県から書いて、ビル名も略さずに丁目、番、号を用いて書きます。

面接のお礼状を送るときの封筒のマナー

封筒の色

封筒の色は白が一般的です。茶封筒はNGになりますので注意してください。

封筒のサイズ

履歴書やエントリーシートなどの応募書類は、書類を折り曲げずに入れるために角2号か角形A4(いずれも定形外)を用いることが多いですが、お礼状の場合は便箋を折り曲げて入れるようにします。折り方は三つ折りが基本です。便箋をB5サイズにした場合は、長形4号(定型)を用いると三つ折りにした便箋が綺麗におさまります。

便箋を綺麗に三つ折りにする方法

四つ折りは簡単ですが、三つ折りを綺麗に仕上げるのはなかなか難しいです。ビジネスレターですので、ここはソツなくこなしましょう。

  1. 折る紙と同じサイズの紙をもう1枚用意します。
  2. 折る方の紙を縦に置き、その上にもう一枚の紙を横に置きます。上の紙は、下の紙の左上の角に合わせてください。
  3. 2枚が左上の角を軸に重なり合った状態になりますが、この時下にある折る方の紙が約3分の1ほどはみ出ますので、はみ出た分を上に向けて折ります。
  4. 上の紙を外し、残りの部分を下に向けて二つ折りにし、完成です。

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