企業に電話をかけるベストな時間帯・折り返し電話のかけ方

企業に電話してもいい時間帯

社会一般的には、10時~18時が妥当な架電時間です。ただ、これはあくまでも一般論です。この記事では、「これでよい」という定説よりも、「どうやって電話一つでも他と差をつけるか」というコツをお伝えします。

企業に電話をするのは避けた方がいい時間帯

企業によっては朝礼をやっている企業もあり、この朝礼中にかかってくる電話は比較的「迷惑だ」思われるケースが多いのではないでしょうか。しかも、その連絡内容があまり重要度の高くない話題だと、電話を受けた取引先は「この人はどうしてこうなのだろう」と個人的な不満につながってしまったりします。

また、夕刻も18時を過ぎると、「今日も仕事が終わった」という心持ちでいる方も多くいます。その心境の時にかかってくる電話は「厄介で面倒なもの」です。ある種「押し付け感」のような悪印象を持たれる方も多く、適時に感じない負担感のようなものが起こる可能性があります。かける内容の重要度にもよりますが、あまり重要でも、緊急でもない要件は午前中11時とか、午後2時から3時くらいが悪影響を与えない時間だといえます。

企業に電話をする時のかけ方

先方が困らない内容を先方には伝えましょう。具体的には、「どの部署の」「どのような用件で」といった具体性があると先方も困りません。例えば自分がお電話を取り次ぐ際、取り次ぐ人に対して、声をかける時をイメージするとわかりやすいと思います。

「○○さん、○○さんから電話です。」だと、上司や先輩は突っ込みたくなるものです。「誰だよ」とか、「何の件で?」と聞き返された経験ってありませんか?その聞き返しに明瞭に答えられないと、「もっとしっかりしろ」と指摘された経験が誰しもあるものです。つまり、自分がお電話をする際も、電話を受けた方が、「誰から、何の件でお電話です。」と伝えやすいように配慮するのは社会人として必要なマナーです。

1:問い合わせの場合

企業に対し、商品やサービスについて問い合わせる時、問い合わせたい商品、サービスについてあらかじめ聞きたいことをまとめてから電話するのが良いでしょう。先方の企業が売りたいと思っている内容であれば、相手の企業からいろいろと話題を振っていただけて、詳しい内容を要約されてお話しいただけます。

しかしながら、先方の商品やサービスが社会的価値が高かったり、その企業オリジナルのサービスだったりした場合、先方の企業も問い合わせを多く受けている可能性があります。「あなたは何が聞きたいのですか?」といった受動的な反応を示されたとき、質問がまとまっていないと的外れな問い合わせをしてしまうことがあります。

そうなるとせっかく問い合わせをしても、有効な情報収集にならず、切電後に聞き忘れたことや新たな質問が出てきてしまい、何度も先方企業に問い合わせたりと、迷惑をかけることになります。あまりに何度も問い合わせをすれば、最後はまともに答えてもらえずに失敗、なんてことにもなってしまいかねません。「的確な問い合わせ」は十分な準備があってこそできるのです。

2:質問の場合

そもそもお電話で先方に質問をするのは、「知りたいこと」があるからです。自社にとって、先方企業の商品やサービスがどのように有用なのか?を確認するために質問をするわけです。そのためには、先方の商品や、サービスが活用できた時の自社をあらかじめイメージしておかなければいけません。

なぜならば、質問を行ったときに思い通りの商品やサービスでなかった場合、「現状はそれほど有用な内容でなくとも、どうなったら有用になるか」を先方にお伝えすることができるからです。

自社が何を必要としているか、が先方企業に伝わった際、こちらの想定もしなかった、提案を受けられたり、アドバイスを頂けたり、他社の商品を紹介していただけたりと+αの結果を得ることができるかもしれません。ただの質問では気づかない、新しいチャンスがそこから生まれることもよくある話です。

3:謝罪の場合

クレーム電話や、自社が先方に迷惑をかけた場合、一番やってはいけないことが「言い訳」です。先方企業は、謝罪の言葉を求めているのではなく、打開策を求めています。責任転嫁をするような言い回しをする人も多いのですが、先方は全くその話を求めていません。

極端なことをいえば、打開策さえ提案できれば、謝罪をそこそこでよく、未来に対して建設的な話を進めることができるかもしれません。当然、冒頭で真摯に謝罪を行う事は大切です。そのプロセスで「この人は信用できるのか?」を推し量っています。

あなたの冒頭の謝罪で「信用できそうだな。」と思っていただけたら、その人の次のプロセスは「どうしてくれるの?」です。あなたの打開策の提案で、先方企業がその提案を受け入れてはじめて、謝罪が成立します。

また、中には「どのようにさせてもらったらいいですか?」と相手に丸投げする人もいます。先日も就活生に対するビジネスマナー本にそのような記事がありましたが、先方企業から提案を聞き出すのはあくまでも最終手段です。自社が何かしらの打開策の提案を行い、その内容を受け入れてもらえず、打開策の発想が尽きてしまったとき以外、相手に打開策のアイデアを求めることは控えましょう。

4:日程調整の場合

面談など、先方企業と日程を調整する際は、まずは先方の都合をお伺いしましょう。当然ながら、こちらにも都合がありますので、自分の予定で対応ができない場合、無理に先方の都合に合わせる必要はありません。いただいた先方からの都合が自分のスケジュールと合わないのであれば、先方が都合を合わせやすいようにピンポイントな日付の提案ではなく、数日間の選択がしやすい提案をします。

商流として先方企業の方がお客様にあたる場合は、いただいた提案日程が合わないことを謝罪しながらも、「こちらから出向きますので」という言葉を枕言葉に自分の都合を伝えると先方も都合を合わせやすくなります。

企業から不在着信が入っていた時の折り返し電話のかけ方

下手に、お電話をいただいたことに対し謝罪する人も多いのですが、謝るよりも「お電話をいただけてうれしかった」と先方の伝えた方がよいでしょう。友人関係でも同じではないでしょうか。

携帯電話の不在着信に対して、「電話もらったみたいでごめん」といわれると事務的な印象に伝わります。それよりも「どうしたの?何かあったの?」といただいた電話に対しての興味や期待感を伝えると、特別な感覚を受け、歓迎されている印象が伝わります。

就活の際に受電テストのような試験を行う企業のニュースを見たことがありますが、そのニュース番組では就活生の方が判を押したように同じ受け答えで、見ていて非常に残念に思いました。同じことをするならば、それはマシンと変わりません。

それよりも昨今、企業が求める人物像はオリジナリティです。「お電話ありがとうございます。」という言葉さえ、見えないながらも表情や声色で歓迎している印象を先方に伝えることの方が、噛まずに発する言葉よりもなおさら好印象です。

企業の時間外に電話してしまった時の対処法

この場合、先方の心境はまず「こんな時間に」という迷惑感です。どのような内容にしろ、なぜ電話したのか?という理由付けは必須となります。通常時と同じような話し方をしてしまうと、個人的な能力(この人は仕事ができそうだ、できなさそうだ)を問われることにもつながります。

「明日でもよかったとは思いますが、どうしても今日、この話はお耳入れしたほうが良いと思いまして」といった、あまり適した時間ではないことは承知の上で、先方企業が有利になると思ったので気を利かせて電話をしたなど、相手に特別感を出しながらも、解説をしてから本題に移りましょう。

一通り話し終わって電話を切る際も、最後に「あまり良い話ではなかったでしょうか?」という配慮の言葉を付け加えてみると、「私の独りよがりだったかもしれませんがすいません」といった気遣いを表す言葉として相手に伝わり、その相手の心境は決して「この人は自分勝手な人だな。」と悪くは思わないはずです

企業から電話がかかってくる時間に決まりはあるのか

これも当社からの架電同様、実体的にとくに決まった時間はありません。ただ、取引が今までなかった企業からは、やはり10時から18時の間、というのが一般的です。また、普段取引のある会社の場合、明確なルールは存在しないながらも、始業時間、就業時間、勤務体系の違う会社同士ですから、それぞれの体系によって融通を利かせあった時間で電話が来るでしょう。

例えば、この会社は、朝が11時始業だから、いつも電話は午後に集中する、とか、この会社はこの曜日が忙しいので、その曜日には電話はない、とか、この会社は夜型の会社だから、比較的遅い時間でも電話がかかってくる、といった具合です。

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