面接をメールでキャンセルしてもいいのか|当日キャンセルの際の例文

面接をメールでキャンセルするということは

就職活動をしていると複数の会社の面接がバッティングしてしまったり、入りたい会社から内定を頂いた場合、相手企業へ面接をお断りしなければなりません。何も連絡しないまま面接に行かないという方法もありますが、それは社会人の態度としては失格と言えるでしょう。

面接官の立場になって連絡の無いまま面接を受けに来ない人の事を考えて見ましょう。

「何でこの人は来ないんだ?面接資料も揃えて事前の問答も想定し面接官も複数人待っているのに…」と、このような事を考えるかもしれません。

社会というのは基本的に善意と善意で成立しているものなので、一方がそれを疎かにすると齟齬が生じてしまい良くない状況が生まれてしまいます。信頼されないということは仕事を任されないということであり、会社にとって邪魔な人物と評価されることになるかもしれません。相手に迷惑をかけていると思われる場合にはきちんと謝罪していきましょう。

 

1:当日キャンセルする場合の送り方・例

面接当日にメールで面接をキャンセルする事を伝えることは避けた方が無難であす。喫緊の自体なのでできるだけ早く伝えられる電話で「キャンセルしたい」と申し出るのが良いでしょう。しあkし、もし電話することに極度なプレッシャーを感じるのであればメールで連絡するのも仕方ありません。配慮をもって書きましょう。

例文としては以下のようなものとなります。

件名:本日(○月×日)の面接を辞退いたします

○○社様

お世話になっております。
××大学△△学部**科の田中 太郎と申します。

本日実施予定の御社における面接をお断り致します。
突然の事で誠に勝手なお願いとは存じておりますが申し訳ございません。
失礼ながらメールでのご連絡となりますことご容赦下さい。

田中 太郎

上記の例はシンプルな謝罪と面接のキャンセルに徹した文面となります。少し冷たい印象を抱いたかもしれませんが、面接日当日のメールであることを考えると簡潔なものにするのが相応しいでしょう。会社側に面接をキャンセルするメールにそこまで手間を取らせるわけにはいきません。

メールの文面でチェックしておきたい点としては以下の4点です。

・何を意味するメールかを件名で明確にする
・自分の身分を明らかにする
・突然の連絡とキャンセルを謝罪
・定型表現にも注意

これらは相手の立場になってみると理解できます。まず相手は、こちらの事情は全く知りません。そのため相手にとって必要な情報を提供しましょう。件名は明示的で分かりやすいものとします。また、面接を受ける人は無数に存在するので自分の身分を開示する必要もあります。

2:当日以外にキャンセルする場合の送り方・例

面接日を迎える前にキャンセルしなければならなくなったときには余裕をもってメールを書くことができます。相手にとっても喫緊の連絡というわけではないので大きな迷惑をかけずに済むでしょう。こうした形で面接をキャンセルするということは珍しいことでは無いので必要以上に罪悪感を感じることはありません。お互いに建設的にやりとりする上で面接日当日前のキャンセルは良い決断といえます。文面としては次のようなものが考えられます。

件名:○月×日の面接を辞退いたします

○○社様
お世話になっております。
××大学△△学部**科の田中 太郎と申します。

お忙しい中、突然のご連絡をお許し下さい。
つきましては○月×日に実施する予定の御社の面接をお断りしたいと思います。
諸般の事情によりこのような結果になってしまったこと、誠に申し訳ございません。

本来あってはならない事態と自覚しておりますが、この度は私の未熟な振る舞いをご容赦して頂ければ幸いです。
失礼いたします。

田中 太郎

面接日まで幾ばくか時間があるため、先ほどの当日キャンセルのメールよりも丁寧に書くと良いでしょう。面接日当日の場合は簡潔に要件を伝えることが望ましいのですが、時間に余裕がある場合は丁寧な謝罪にしましょう。本来あってはならないことをこちらが要求しているわけですからきちんと謝っておきましょう。

謝罪をする場合のポイントとしては以下の2点に注意しておくと良いかもしれません。

・同じ語尾が連続しないようにする
・重複した表現は避ける

例えば次の例を見てみましょう。

○月×日の面接を辞退致したいと思います。
申し訳ないことであることは承知いたしております。
面接をお断りすることは本来あってはならないことと思います。
ですが今回はお断りさせて頂きます。

語尾が全て「ます」で終わっているため文章に変化が無く一本調子のような印象を受けてしまうでしょう。まるで箇条書きのようで1文1文が独立しているように感じるかもしれません。

1つの文の固まり、つまり文章として機能させるには語尾を変化させリズムをつけることが必要です。先に述べた文章例のように文末を工夫すると良いでしょう。「ます」以外にも「です」「ません」「下さい」といったような変化をつけることで1つの文章としてまとまった形になります。

また、謝罪の表現にも様々な形があります。次の文章例を見てみましょう。

○月×日の面接を辞退したいと思います。
誠に申し訳ございません。
申し訳ないことは重々承知した上でのお願いでございます。
面接をお断りすること申し訳ございませんでした。

この文章では「申し訳~」という謝罪表現のみ使っているので違和感を感じるようになってしまっています。同じ表現ばかり使うことは文章としての体裁を失わせてしまうので避けましょう。

日本語の謝罪表現は豊富で「申し訳~」以外にも「お許し下さい」「失礼致します」「謝罪致します」「ご迷惑をおかけします」「反省しております」など様々なものがあります。適宜使い分けて意味を感じられる謝罪メール文を作成しましょう。

面接を電話でキャンセルするときのかけ方

メール以外の連絡方法としては電話が。特に時間が無い場合に、その場で直ぐに連絡することができるという強みがあるので、緊急の場合には電話はメールよりも連絡に適しています。特に面接日当日にキャンセルするときにはメールよりも電話の方が相応しいと言えます。メールの場合は相手が読んだかどうかこちらでは確認できませんが、電話なら確実に伝えることができるからです。

また、かける電話先によって対応が変わる点については注意しておきましょう。会社全体の受付をしている番号へ連絡をするときには面接担当の方を呼び出すかもしれませんし、その受付の方が代わりに伝えてくれるかもしれません。電話に慣れていない場合はどういった事態になるかシミュレーションしておくと良いでしょう。また、面接官の所有する電話にかける場合は直接謝罪することになります。そちらの方が時間も短く済みますし、伝達の齟齬も生じにくいので相応しい連絡先でしょう。

1:当日キャンセルする場合の送り方・例

面接を面接日当日に急にキャンセルしなくてはならなくなった場合、電話は最適な連絡手段ではありますが、メールとは異なり緊張するものです。直接音声を通して謝罪するわけですからそのプレッシャーはメールの比ではありません。ですが確実に相手へと断りを入れることができる手段ですし、かけてしまえば直ぐに済みます。

面接の担当者との会話の例としては大まかには以下のようになるでしょう。

相手:もしもし。
自分:もしもし○○です。今、宜しいですか。
相手:大丈夫ですよ。
自分:急な話となりますが、本日の面接をキャンセルしたいのですが…。
相手:はい分かりました。
自分:申し訳ございません。失礼致します。

極端にシンプルな流れとしては以上のような会話が考えられますが、実際には色々と事情を聞かれるかもしれません。もしくは「困ったなー」と言われてしまう事も考えられるでしょう。ただ相手はこちらを責めるようなことはまずしてきません。普通のまともな社会人であれば、社会的な対応をして直ぐに電話は終わります。

しかし、相手が感情的になる場合というのもあるでしょう。もし罵倒めいた事を言われた場合、そのような会社に入ることを避けられて良かったと考えましょう。

2:当日以外にキャンセルする場合の送り方・例

面接日より以前の日に面接のキャンセルを伝えるのにも電話は役立ちます。もしメールか電話かの二択で迷ったなら電話をしてみるのも良いでしょう。特に忙しい状況なら電話でささっとキャンセルの連絡を入れればそれで済むので目の前の状況に集中できるようになるはずです。例としては以下のようなものとなるでしょう。

相手:もしもし。
自分:もしもし○○です。今、宜しいですか。
相手:いいですよ。
自分:急な話しとなりますが、御社の面接をキャンセル致します。
相手:はい分かりました。
自分:申し訳ございません。失礼致します。

当日キャンセルよりも迷惑をかける度合いが低いためトラブルの可能性は低く直ぐに会話は終わるはずです。また、メールではなく電話と言う連絡手段を選んでいるわけですからできるだけ簡素な応対をすると良いでしょう。長い謝罪文を読み上げられても相手は困りますし、簡潔に断れば互いに不要な時間を過ごさずに済みます。メールの場合は感情を伝達しにくい文章という形で謝罪しなければならないため感情をこめるために長文になりがちですが、電話では直ぐに感情を伝えられるはずです。

電話とメールはどちらも一長一短の連絡手段となります。電話は直ぐに連絡がつきますが緊張する手段ですし、メールは連絡にタイムラグがあるもののじっくり考えて文章を書くことができるわけです。どちらも人によって相性が異なるので一概には言えないかもしれません。ただ喫緊の場合は電話が相応しく、そうでない場合はメールでも構わない、というように捉えておくと良いでしょう。そのため面接日当日にキャンセルしたいならできるだけ電話を使い、まだ日程に余裕があるなら電話かメールか自分のやりやすい方を選びましょう。

「面接をキャンセルするのか」と聞かれたときの答え方

万が一、相手側が詰問するように「面接をキャンセルするのか」と言ってきたら最初は驚くかもしれません。気の弱い方なら勢いに乗せられて面接が断れなくなってしまう恐れもあります。断りたいのに断れない、という状況に陥らないためにも状況を把握しましょう。

まず、相手企業とは雇用関係にはありません。そのため何か強制力があるかというと全くありません。ただ相手企業の人事担当が一時的に与えられた権力を自分のものだと思い込んで高圧的な態度に出ているだけで、面接官と面接者の間で本来成立するような態度ではありません。

特に就職活動自体に慣れていない方はこうした人物は警戒しておきましょう。強く言われると思わず反対できなくなる、という性格の人ほど落ち着いて対応しましょう。
例を見てみましょう。

相手:もしもし。
自分:もしもし○○です。今、宜しいですか。
相手:大丈夫です。
自分:急な話しとなりますが、御社の面接をキャンセル致します。
相手:面接キャンセルされるんですか?困りましたね。。
自分:申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
相手:理由を聞かせてもらえますか?
自分:他社さんから内定をいただいたためです。
相手:なるほどわかりました、それではキャンセルの旨、承知しました。

就職活動では色々とストレスの溜まる場面に遭遇するかもしれません。相手を特に尊重する方の場合、そのストレスは過剰なものとなってしまうでしょう。ですが社会人というのは一定の手続きを踏みながら相互に助け合いつつ日々を過ごしているものです。過剰に緊張せず誠意をもって相手へ連絡を入れましょう。

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