会社説明会を遅刻してしまうときのメールの書き方・例文・対処法

会社説明会を遅刻してしまうときのメールの書き方

就活もピークを迎えると説明会を1日で2、3社分はしごしなければならないこともざらですし、OB訪問や企業研究さらには大学の卒業試験、卒業論文なども加わってしまい疲労や物忘れでついうっかり説明会に遅刻してしまうこともあるでしょう。

もちろん遅刻は良くないことですし、極力遅刻をしないように心がけるべきですが、もし遅刻をしてしまったときはどのようにすれば良いのでしょうか。

まず前提として絶対にしてはならないのが「無断欠席」です。企業側は就活生の分の席や資料を用意してくれています。

ですので、ビジネスマナーとして説明会の無断欠席はしてはなりません。無断欠席した就活生の大学・学部の評価も下がってしまいますし、場合によっては次年度からは受け入れを減らすということで大学に連絡が入り、大きな騒ぎになってしまう可能性すらあります。

では、「遅刻」と「欠席」の場合、どうでしょうか。どちらも企業の採用担当者に連絡することになりますが、基本的に当日の連絡は電話で行うようにしましょう。

数日前から説明会に参加できないことが分かり事前にキャンセル・欠席の連絡をする場合には、業務の邪魔にならず記録が残るメールが望ましいです。しかし、当日の連絡となると緊急性が高い上に採用担当者がメールに気付かない可能性もあるので電話による連絡が望ましいのです。

「欠席」の連絡をした場合には大概、次回の説明会に参加を打診され、応じると日程の調整をしていくことになります。一方、「遅刻」はと言うと、会場に到着する予定時刻や残りのスケジュールなどによりますが企業側から「途中入室可能ですので気をつけていらして下さい」「資料だけでもお渡ししますのでお気をつけて来て下さい」など説明会にそのまま来るパターン、あるいは「途中入室が不可ですので次回以降の説明会に参加しますか?」と次回説明会への参加を打診されるパターンの2パターンの対応があります。

説明会を初めから受けたいなら「欠席」して、説明会の残りの時間に参加して資料をもらうことを優先するなら「遅刻」というように判断するのもよいかもしれません。

先ほど、会社説明会当日に遅刻してしまうという連絡をする場合は電話で連絡すると書きました。しかし、採用担当者が不在であった、企業に電話自体が繋がらないという場合にはメールで連絡することになります。担当者が不在で、企業の人が伝言をしてくれるとしてもメールからも連絡を入れるようにしましょう。

説明会当日の遅刻を連絡のポイントは以下のようになります。

件名・宛名・署名をきっちりと書く

緊急だからこそ件名をしっかり書いて、すぐに内容が分かるようにしましょう。また、名簿確認と連絡先として署名(大学・学部、名前、電話番号、メールアドレス)は決して忘れないようにしましょう。

本文は不必要な言い訳をせず、簡潔に書く

本文は遅刻の理由とあとどれぐらいで到着するかが簡潔に分かりやすいように、しかし謝意は伝わるように書きましょう。

遅れそうと判断したタイミングで連絡する

遅れそうと思ったらなるべく早い段階で連絡するようにしましょう。電車内での通話はマナー違反ですが、電車の遅延に伴う会社への連絡は大目に見てもらえるものです。

当日だとメールを読まれない可能性もあるので極力、電話で連絡するようにしましょう

会社説明会を遅刻してしまうときのメールの例文

会社説明会に遅刻してしまうことを詫びるメールを、
①当日に連絡する場合
②当日以外に連絡する場合
の2パターンに分けてご紹介いたします。先述したように、当日の連絡は原則として電話、前日までの連絡は原則としてメールが望ましいです。

1:当日連絡する場合の例文

「●月●日開催の貴社説明会遅刻のご連絡」

株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

本日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定しているのですが、人身事故で現在◎◎駅で電車が止まっております。おそらく説明会に到着するのは●●時間●●分になる見込みです。貴社人事部へお電話いたしましたところ、〜様はご不在とのことでしたので人事部の方に伝言をお願いすると共にメールを送らせていただきました次第です。

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

2:当日以外に連絡する場合の例文

「●月●日開催の貴社説明会遅刻のご連絡」

株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

●月●日〜時開始の貴社の会社説明会に参加を予定しているのですが、同日に行われます大学の試験の時間が当初の予定よりも延長となったため、おそらく説明会に到着するのは●●時間●●分になる見込みです。貴社が第一志望ですので是非とも説明会には参加したいと思っているのですが、途中入室は可能でしょうか。ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

会社説明会を遅刻してしまうときの電話のかけ方

先述したように会社説明会を遅刻してしまう場合、当日の連絡は原則として電話で行います。電話で遅刻を伝えるときのポイントは以下のようになります

    ・言葉遣い、敬語をしっかりとして話す(文章だと確認ができますが、口頭だとつい普段通りの話し方をしてしまいボロを出す就活生は多いです)

  • 取次の方を困らせないように採用担当者の名前や電話の要件を的確に伝える。
  • 採用担当者に代わると、遅刻の理由・現在どこにいるか・いつ頃到着予定か、を的確に伝える
  • 採用担当者から指示があるので聞き逃さずそれに従う
  • 遅刻することへの謝辞をことばの一言一言にこめて相手に伝わるようにする
  • 電話をかける時間は相手の迷惑にならない時間帯にする(始業前後や終業前後は慌ただしい時間帯なので避ける)

会社説明会を遅刻してしまうときの電話の受け答え例

会社説明会に遅刻する旨を電話で連絡する際の例は以下のようになります。

「お忙しいところ申し訳ございません。●●大学の××と申します。

本日開催される御社の会社説明会に参加予定だったのですが、交通機関の遅延で遅刻しそうなのでご連絡いたしました。恐れ入りますが、採用担当の◎◎様はいらっしゃいますでしょうか?

突然のお電話申し訳ありません。私、本日の説明会に予約させていただいている●●大学の××と申します。直前で申し訳ないのですが、人身事故で現在◎◎駅で電車が止まっております。おそらく説明会に到着するのは●●時間●●分になる見込みなのですが、途中入室は可能でしょうか?

お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございませんでした。失礼いたします。」

会社説明会を遅刻してしまう理由

会社説明会を遅刻してしまう理由ですが、どんな理由ならば許されるのでしょうか。

この後で解説する「会社説明会を遅刻することは採用に関係するのか」にも関係することですが、基本的に会社説明会に遅刻することで就活に影響が及ぶことはないと見てよいです。ここらへんは説明会に欠席する場合も同じです。

しかしだからと言ってあまりにふざけた理由だったりすれば相手に失礼にあたるので適切に調整して下さい。

一般的に公共交通機関の遅れやアクシデントに関してはかなり大目に見てもらえます。また就活生の自己責任ではありますが、体調不良で寝過ごしてしまったなども本採用や面接の段階ならばマイナスされたとしても説明会レベルでは許してもらえる理由と言えるでしょう。誠意を見せるためにも遅刻の理由は相手に対して失礼に当たらない程度で正直に話すようにしましょう。

会社説明会を遅刻することは採用に関係するのか

さて、これまで会社説明会に遅刻することについて連絡方法や例文をみてきましたが、会社説明会に遅刻することが採用に影響することはあるのでしょうか?

結論から言うと、会社説明会に遅刻したからといって採用に影響することはありません。遅刻した挙句に説明会の進行を妨げたとまでなると話は別でしょうが、基本的に説明会レベルにおける失敗ー遅刻や欠席といったことは採用には影響しません。なぜならまだ応募すらしていない状態と言ってよいからです。

ただしベンチャー企業などによくある、説明会の後に履歴書提出、説明会の後半は参加者同士でディベート、説明会の参加者から優先的に選考といった「説明会が採用ルートの一環となっている企業」においては話は別です。

こういった企業では会社説明会が本採用試験や面接試験の始まりみたいなものですから会社説明会の時点から全力で取り組まなければなりません。応募先企業のHPや就活サイトの口コミなどで採用における説明会の位置づけなどを確認しておきましょう。このような特殊なパターンを除けば、普通の企業ではまあまず会社説明会の遅刻と就活の採用とは関係ないと言ってよいです。

しかし、採用担当者の仕事は応募して来た者を選別することですから説明会の段階から就活生を観察しています。ですので服装に違和感があったり、遅刻した就活生、あるいは良い質問をした就活生などについては結構記憶に残ると言います。いくら説明会が応募前だから採用とは関係ないとは言え、採用担当者も知らず知らずのうちに悪いイメージを抱いてしまっていたなどとなっては残念な話です。

逆に言えば、遅刻や欠席をしたとしてもその後のフォローがしっかりとしていれば、それが新たなアピールともなるのです。「きちんとビジネスマナーに則った謝罪メール・謝罪電話が出来る、遅刻をしたにも関わらずわざわざ途中入室するほど熱意にあふれている…」など失敗を挽回して好意的なイメージを打ち出すことが可能です。

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