説明会をキャンセルするときのメールの書き方・例文・注意点

説明会をキャンセルするときのメールの書き方

就活の際に体調などを崩して説明会に出られなくなることもあるでしょう。そんなときのキャンセルの仕方についてご紹介します。まず前提としてですが、就活サイトを介しての説明会の予約ですとほとんどの場合、前日までサイトからキャンセルすることが可能です。

ですので、その場合は連絡を入れると迷惑になりますから各自でサイトを通してキャンセルを行いましょう。そしてネットからキャンセルができない場合や説明会当日にキャンセルをするという場合には必ず連絡をするようにしましょう。企業側は予約した就活生の分の席や資料を準備して待っているので、説明会開始の時刻になっても来ていないとなると「何かに巻き込まれたのではないか」などと企業側も心配することになります。

無断欠席は非常に心象が悪くなりますので特に第一志望やそれに準ずる企業の説明会を欠席せざるを得なくなった場合には必ずメールや電話で連絡を入れるようにしましょう。

メールを用いてキャンセルを行う場合は基本的には欠席理由を正直に書くべきですが、キャンセルの理由が言いにくいものである場合には「一身上の都合」や「諸般の事情」といったぼかした書き方をしても構いません。ただしビジネスマナーとして理由はなるべくしっかりと相手に分かるように書くべきです。

説明会をキャンセルするときのメールの例文

説明会をキャンセルするときのメールの例文を
①当日にキャンセルする場合
②当日以外にキャンセルする場合
に分けてご紹介します。

1:当日にキャンセルする場合の例文

当日にメールでキャンセルを行うことはあまりお勧めできません。なぜならメールでは企業側がすぐにチェックできない可能性があるからです。ですので電話でキャンセルの連絡をするようにしましょう。

メールでキャンセルをするのは、企業に電話で連絡をすることができない場合(一人でいてのどを痛めている、あごを負傷して包帯が取れない、営業時間外に家族が急患で運ばれた、電話が壊れてしまった、など)、あるいは当日に電話連絡をしたけれども担当者が不在だった場合に限ります。電話連絡をしたけれども担当者が不在であった場合には伝言を頼むか、帰社時間を尋ねて再度電話しましょう。その上でメールでも担当者に欠席の連絡を入れるようにしてください。

当日にキャンセルする場合の例文は以下のようになります。

例①

「本日開催の貴社説明会欠席のご連絡」
株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

本日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定していましたが、今朝、階段から落ちてあごを負傷してしまい、その治療で病院に行かなければならないためと参加が困難となってしまいました。本来ならばお電話にてご連絡するべきところなのですが、発声が上手くできないためメールにてご連絡させていただきました。

お忙しい中、お席を用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。次回の貴社の説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

例②

「本日開催の貴社説明会欠席のご連絡」
株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

本日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定していましたが、体調を崩してしまい参加が困難となってしまいました。

御社にお電話を致しましたところ◎◎様はご不在でしたのでメールにてご連絡させていただきました。

お忙しい中、お席を用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。次回の貴社の説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

2:当日以外にキャンセルする場合の例文

当日以外にキャンセルする場合の例文は以下のようになりますが、上述のように説明会の予約をしたサイトなどネット上からキャンセルができる場合はそちらを通してキャンセルしましょう。メールで連絡をするのはネット上からキャンセルができないと分かってからにしましょう。

「●月●日開催の貴社説明会欠席のご連絡」
株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

●月●日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定していましたが大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なったため参加が困難となってしまいました。

お忙しい中、お席を用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。次回の貴社の説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

説明会をキャンセルするメールを送るときの注意点

説明会をキャンセルするメールについて注意するべきことは以下のようになります。

①誤字・脱字に気をつける

就活におけるメールの全てに当てはまることですがビジネスマナーとして誤字・脱字には気をつけましょう。

②件名・宛名・署名をしっかりとする

「●月●日開催の貴社説明会欠席のご連絡」などと件名をはっきりと書かないと企業側がメールを見落としてしまう可能性があります。そもそもビジネスレターでは件名・宛名・署名は必須です。

③敬語・丁寧な言葉遣いを心がける

基本的な言葉遣い・敬語ができているか気をつけましょう。就活においてメールの文面で低評価を受けてしまってはもったいないです。

④ビジネスレターとして「謝罪の様式」をきちんとする

説明会を欠席したからといって無断欠席でもない限り就活に影響することはありません。とはいえ、企業側の説明会への準備を無駄にしてしまうわけですからビジネスマナーとして謝罪しなければなりません。きちんと欠席・理由・謝罪を簡潔に述べることができているか、ビジネスレターとしての謝罪文の書き方を企業に見られるのですからしっかりと書くようにしましょう。

⑤相手が見落とさないようにする

メールを送っても相手に呼んでもらえなければ意味はありません。企業はメールのチェックを朝方に済ませることが多いので、もし当日にキャンセルをメールで連絡する場合には遅くとも朝10時までにはメールを送るようにしましょう。

説明会をキャンセルするときの電話のかけ方

説明会のキャンセルを電話で連絡するのは①当日にキャンセルする場合②ネットでキャンセルすることができない上、企業にメールをしても返信が来ないとき、の場合のみにしましょう。電話の場合、企業も仕事中で迷惑をかけますし、メールと違って記録に残らないからです。その代わり、説明会当日のキャンセルは電話で連絡するように心がけましょう。

説明会をキャンセルするときの電話のかけ方の例は以下のようになります。

お忙しいところ申し訳ございません。●●大学の××と申します。

本日開催される御社の会社説明会に参加予定だったのですが、参加できなくなってしまったため欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。恐れ入りますが、採用担当の◎◎様はいらっしゃいますでしょうか?

突然のお電話申し訳ありません。私、本日の説明会に予約させていただいている●●大学の××と申します。当日で申し訳ないのですが、体調を崩してしまい本日の説明会を欠席させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。直前の連絡となってしまい誠に申し訳ございません。ぜひ、次回の説明会の際には参加をさせていただければと存じます。

お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございませんでした。失礼いたします。

説明会をキャンセルする電話をかけるときの注意点

説明会のキャンセルで電話をかけるときの注意点は以下のようになります。

①電話をかけるのは原則として当日

メールのところでも述べましたが電話をかけるのは原則として説明会当日にキャンセルを行う場合です。説明会の前日までにキャンセルする場合には説明会の予約を行ったサイトでキャンセルを試み(ほとんどこの方法でキャンセルできます)、もしキャンセルできない場合はメールで連絡するようにします。仕事中に電話を入れると相手方に迷惑となりますので、緊急性のある「説明会当日のキャンセル」の場合のみ電話で連絡することが可能なのです。

②敬語・言葉遣いに気をつける

メールの場合は敬語や言葉遣いに注意しやすいものですが、電話で話す場合にはその辺がおろそかになってしまう人は少なくありません。「ビジネスにおける電話の謝罪の仕方」を相手に見られているのだという気持ちでマナーにのっとった謝罪を心がけましょう。

③簡潔に分かりやすく伝える

電話を受けた担当者の方も仕事中なのですから、長電話をして迷惑をかけてはいけません。説明会に参加できない旨・理由・謝罪を簡潔に述べましょう。

④電話連絡する時間に注意

説明会が始まる1時間前ぐらいに電話をするようにしましょう。始業間際や退社間際は相手方も慌しいためマナーとして避けるべきです。

説明会をキャンセルする電話に出なかった場合の対処法

前述しましたように説明会のキャンセルのために電話をするのは原則、説明会当日にキャンセルの連絡をする場合です。キャンセルの旨を電話で伝えようとしても担当者が不在だった、という場合は採用担当者が戻ってくる時間を尋ねて再度電話するか、キャンセルの旨を伝言してもらえないか頼んでみましょう。そしてその上で採用担当者宛にメールでもキャンセルの旨を伝えるようにしましょう。

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