会社説明会のメールの書き方・例文・注意点|申し込み・キャンセル時

説明会の申し込みメールの書き方

最近は多くの企業の説明会の予約を就活サイトから行うことができるようになりましたが、メールで個別に申し込みを行う形式の企業もまだまだあります。説明会の申し込みのメールですが、まずビジネスメールの基本形式である「件名」「宛名」「本文・用件」「署名」をしっかりと押さえておきましょう。

「件名」は●月●日開催の説明会への参加申し込み(○○大学・氏名)のように一見して内容が分かるようなものにします。ビジネスマンは1日に何百通もメールに対処しなければなりませんから件名がない場合は見落とされるか、優先順位が下位になり後回しにされてしまいます。

「宛名」には送り先である人事担当者の企業(と部署)・役職・名前を書きます。「署名」には自分の大学・学部・氏名と電話番号、メールアドレスを書きます。「本文・用件」は適切な言葉遣い・敬語で簡潔に記します。説明会の日時・会場が複数に分かれている場合も多いので、どの説明会に参加するのかを忘れずに記入しましょう。

説明会の申し込みメールの例文

「●月●日開催の説明会への参加申し込み(○○大学・氏名)」

株式会社□□採用担当~様

突然のメールにて失礼いたします。○○大学◎◎学部の△△と申します。

貴社への就職を希望しており、つきましては●月●日に□□会場で開催予定の就職説明会に参加させて頂きたく、メール致しました(希望会場日時を記載)。

ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

説明会の申し込みメールを送るときの注意点

申し込みメールを送るときの注意点ですが、「件名」と「本文・用件」を相手に伝わるものにしなくてはなりません。特に「件名」を忘れてしまうと見落とされてしまい、予約ができない可能性が高くなります。

そして署名に自身の電話番号とメールを記載することを忘れないようにしましょう。また、先述したように会場の日時や場所が複数あり就活生自身が選択する形式の場合は、どの説明会に参加するかを忘れずに書きましょう。

説明会をキャンセル・欠席するときのメールの書き方

説明会の予約をしていたけれど行けなくなってしまったというときにはキャンセルをしなければなりません。無断欠席は企業からの好感度を下げますし、あなたの大学の評判も落としかねないので決してしないようにしてください。

説明会のキャンセルをしたぐらいでは内定には全く関係しませんから安心してキャンセルしましょう。前日までならば説明会の予約を行った就活サイトからキャンセルを行うことができます。メールを送るのは予約サイトからの応募でないときに限られます。件名・本文・宛名・署名をしっかり書いて簡潔に相手に伝わるビジネスメールとしましょう。欠席の理由は相手に失礼に当たる内容でなければ正直に書いて問題ありません。

当日以外にキャンセル連絡をするのであれば、電話ではなくメールで連絡するようにしましょう。業務中に電話をしたら相手方に迷惑ですし、メールは記録に残るからです。

説明会をキャンセル・欠席するときのメールの例文

1:当日キャンセル・欠席する場合の例文

「本日開催の貴社説明会欠席のご連絡」

株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

本日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定していましたが、体調を崩してしまい参加が困難となってしまいました。

御社にお電話を致しましたところ◎◎様はご不在でしたのでメールにてご連絡させていただきました。

お忙しい中、お席を用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。次回の貴社の説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

2:当日以外にキャンセル・欠席する場合の例文

「●月●日開催の貴社説明会欠席のご連絡」

株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

●月●日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定していましたが大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なったため参加が困難となってしまいました。

お忙しい中、お席を用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。次回の貴社の説明会にはぜひ参加したいと思っております。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

説明会の当日、キャンセルメールを送るときの注意点

説明会の当日にキャンセルの連絡をするときは基本的に電話で行うようにしてください。メールで連絡をするのは担当者が不在であったときに限ります。

説明会をキャンセルするメール全般について注意するべきことは以下のようになります。

①誤字・脱字に気をつける

就活におけるメールの全てに当てはまることですがビジネスマナーとして誤字・脱字には気をつけましょう。

②件名・宛名・署名をしっかりとする

「●月●日開催の貴社説明会欠席のご連絡」などと件名をはっきりと書かないと企業側がメールを見落としてしまう可能性があります。そもそもビジネスレターでは件名・宛名・署名は必須です。

③敬語・丁寧な言葉遣いを心がける

基本的な言葉遣い・敬語ができているか気をつけましょう。就活においてメールの文面で低評価を受けてしまってはもったいないです。

④ビジネスレターとして「謝罪の様式」をきちんとする

説明会を欠席したからといって無断欠席でもない限り就活に影響することはありません。とはいえ、企業側の説明会への準備を無駄にしてしまうわけですからビジネスマナーとして謝罪しなければなりません。きちんと欠席・理由・謝罪を簡潔に述べることができているか、ビジネスレターとしての謝罪文の書き方を企業に見られるのですからしっかりと書くようにしましょう。

⑤相手が見落とさないようにする

メールを送っても相手に呼んでもらえなければ意味はありません。企業はメールのチェックを朝方に済ませることが多いので、もし当日にキャンセルをメールで連絡する場合には遅くとも朝10時までにはメールを送るようにしましょう。

説明会のお礼メールの書き方

説明会参加後にお礼のメールを書かなかったからといって就活で不利になることはまずありません。しかしビジネスマナーとしてお礼メールは送るべきですし、人事担当者がもしかしたら好感を持って覚えてくれる可能性だってあります。送るのに少しの手間しかかからないのですから積極的に送りましょう。

説明会のお礼メールの例文

「●月●日開催の説明会参加のお礼(○○大学・氏名)」

株式会社□□採用担当~様

貴社の会社説明会に参加させていただいた○○大学◎◎学部 △△と申します。このたびはお忙しいところ、私のためにお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

貴社の皆様に丁寧に教えていただき、現場における活躍を目の当たりにし多くの刺激と学びを得ることができました。今回の説明会に参加したことで貴社で働きたいという思いがいっそう強くなりました。明日から貴社で働く上で必要なスキルと知識向上に精進していく所存です。

本日は本当にありがとうございました。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

説明会のお礼メールを送るときの注意点

ビジネスマナーとしてお礼メールはできるだけ早い段階で送らなければなりません。当日かおそくとも翌日中には送るようにしましょう。お礼のメールですので感謝の気持ち、説明会で得たものなどを本文には書くようにしましょう。

説明会の遅刻メールの書き方

説明会に遅刻してしまうことも時にはあるでしょう。そんなときにどう連絡をするかですが、「当日にキャンセルをする場合」と同じくまずは電話で連絡をしてください。メールだと気づかれない可能性が高いからです。電話が通じない・担当者が不在であった場合にメールを送るようにしましょう。上述のように無断欠席だけは絶対にやめましょう。

企業によって「気をつけていらしてください」となる場合と「遅れての参加はできませんので他の日程を調整します」となる場合に分かれます。それぞれ企業からの指示に従ってください。

説明会の遅刻メールの例文

「●月●日開催の貴社説明会欠席のご連絡」

株式会社□□採用担当~様

○○大学◎◎学部の△△と申します。

本日●時開始の貴社の会社説明会に参加を予定しているのですが、人身事故で現在◎◎駅で電車が止まっております。おそらく説明会に到着するのは●●時間●●分になる見込みです。ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

○○大学◎◎学部 △△
mail xxxxx@mail.com
tel xxxx-xx-xxxx

説明会の遅刻メールを送るときの注意点

先ほど述べたように遅刻の連絡は原則として電話で行い、それがだめだった場合にメールで連絡しましょう。遅刻をしそうだと思った時点ですぐに連絡を入れるようにしましょう。電車の中で電話をするのはマナー違反ですが、電車が止まってしまったときは会社に電話をするサラリーマンが多くいるように緊急時だから仕方がないと認めてもらえるでしょう。

遅刻しても説明会に参加できそうだと分かったらできる限り早く会場に着けるように他の交通手段を駆使しましょう。もしも遅刻をしたからといって就活に響くことはありませんし、もしかしたら「遅刻してでも参加する心意気のある学生」と好感を持ってもらえる可能性もあります。遅刻をしたからといって投げやりな気持ちになるのではなく、前向きに問題に対処することが大切なのです。

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