電話でアポイントメントを取る方法・注意点|就活時のOB訪問マナー

就活時のOB訪問のマナー

「情報を制する者は就職活動を制す」という言葉を耳にしたことがある就活生は多いのではないでしょうか。これは、志望企業がどのような人材を望んでいるのか、といった情報を可能な限り正確に仕入れ、書類対策や面接対策を行うことで内定獲得率の向上が望めるためです。

近年ではインターネット上のナビサイトに加え、同じ企業を受ける就活生の口コミが見られるサイトや、実際にその企業で働く社員のみが投稿できる口コミサイトなどが登場し、かつてでは知ることのできなかった有用な情報を一度にかんたんに仕入れることができるようになりました。

しかし、こういった情報源はインターネットを使える環境にある学生であれば誰でも利用できるため、情報面で他の学生との差別化を図りたい場合にはいまいちです。

志望企業の内情をより詳しく知りたい学生にとって、最も有用な手段は「OB訪問」を行うことです。大学の先輩に直接会って質問や相談をすることで、インターネット上にはない情報を知ることができる貴重な機会です。しかし、直接顔を突き合わせる以上、礼儀を意識せずに先輩に会うことは思わぬトラブルや今後の機会損失に繋がりかねません。

ここでは、OBへの訪問を考えている学生が注意しなければならないマナーをご紹介します。

1:訪問前のマナー

OBへの訪問を行う際には、まずその志望企業に自分が通う大学の先輩がいるかを探す必要があります。その上でアポイントメントを取り、実際にOBを訪問するのですが、質問の内容についてもきちんと準備をしなければ時間の無駄になりかねません。

はじめに、OBへの訪問を行う前に気を付けるべき礼儀についてご紹介します。

紹介してもらった人にもお礼をする

OBを紹介して貰う方法はいくつかあります。

ひとつは大学のキャリアセンターを利用する方法です。センターでは通常、卒業生の進路を把握し、連絡先などを管理しています。そのため、まず就活生が頼るべきは大学のキャリアセンターであると言えます。しかしながら、センターが管理している情報は多くの場合、卒業生の入社当時の情報であるため、場合によってはリストにあるOBがその企業にすでに在籍していない可能性もあるため、注意が必要です。

また、サークルやゼミなどを通じて紹介してもらうのもひとつの方法です。サークルなどによってはOBリストなどを作成している場合もありますが、OB網の広さという点ではキャリアセンターには及びません。ただし、サークルなどの場合は過去に在籍していた他大学のOBも紹介してもらえる可能性があるため、情報源として活用することは重要です。

いずれの場合にしてみても、自分が直接知っている先輩に連絡を取る場合を除いて、OBを紹介してもらう際には第三者を挟む必要があります。紹介の際にお世話になった人についても、お礼を忘れないようにしましょう。

OBへの連絡は不信感を与えないよう注意

さて、OBの連絡先を入手することが出来た暁には、そのOBへ連絡を入れOB訪問の機会を貰えないか相談をすることになります。もちろんですが、訪問するOBは実際にその企業で働く社会人なわけですから、忙しい仕事の合間を縫ってアポイントメントの相談を受けることになります。大なり小なり先輩の手を煩わせることになるのは間違いありません。

そのため、連絡を入れる際にはOB訪問をお願いしたいということを最初に告げることが重要です。メールでの連絡にしても社会人は日々膨大な量のメールを処理していますから、そこに見ず知らずの学生から目的のはっきりしないメールが届くことほど面倒なことはありません。

先輩に迷惑なのではないか、とためらう学生も中にはいますが、目的をはっきり告げられた方がアポを受ける側としても結果としては助かるのです。また、アポイントメントの連絡を行い、OBから訪問を受け入れる旨の連絡が届いた際には、きちんとお礼のメールなどで感謝の意を伝えることが重要です。

企業研究、質問リストの作成を行う

OBへの訪問を行う前にしておくべきこととして、最も大切なのは「企業研究」と「質問リストの作成」です。

OBである先輩は貴重な時間を作って会ってくれる訳ですから、その機会を自分にとって最大限有意義なものにすることは、ある種の礼儀なのです。そのためには、その企業の戦略や強み、弱みを予め把握し、その中で自分が疑問に思うことを質問することが重要です。

OBへの訪問を行う中で、「当時、エントリーシートに何を書きましたか」といった類の質問をする学生がいますが、この質問にはあまり意味がありません。その先輩が就職活動を行っていた当時の人事担当者が今も人事をしているとは限らないことに加え、その先輩が書いたことを真似したとしても自分のエントリーシートが通過するとは限らないからです。

そのため、同様の質問を行うにしても、「実際に働かれる中で、入社する学生にどのような能力が備わっているべきだと感じられますか」などといった、実際に働いている先輩の生の声を聞き出すことが重要です。

2:訪問中・訪問当日のマナー

アポイントメントが取れたあとは実際にOBと会うことになります。訪問を行う際にも気を付けなければならないことがいくつか存在するため、順にご紹介します。

最低限の身だしなみに注意

OBへの訪問は単なる世間話をしに行くための機会ではなく、あくまで就職活動の一環です。その先輩が人事担当者でない限り、訪問時の質問内容などが直接、選考に影響を与える可能性は低いですが、最低限の礼儀を守ることはすべての基本です。

第一印象の段階でマイナスイメージを与えてしまわないように、身だしなみには注意が必要です。スーツにシワがないか、ネクタイが曲がっていないか、寝癖はついていないか、といったことは基本にして最重要チェック事項です。

貴重な機会をもらったことにお礼をする

OBへ対面した際には自己紹介を行い、はじめに貴重な機会をもらったことに対してお礼をする必要があります。逐一相手に対してお礼を伝えることは重要で、そういった気配りはこれから社会人になるひとりの人間として必要とされる最低限の礼儀です。

時間をきっちり守る

訪問の機会を設けてくれたOBはプライベートの時間を割いているので、時間をきっちり守ることも最低限の礼儀のひとつです。約束の時刻に間に合うようにするのはもちろんのことですが、終了時刻を守ることも重要です。次々に質問を重ねて予定時刻を過ぎてしまうことはOBにとっても大きな負担です。

開始時刻だけではなく、終了時刻を守ることも重要であるということを心に留めておく必要があります。

メモをきっちりとる

用意していた質問をする中で、OBからの回答はきっちりとメモをとるようにしましょう。

このメモはのちに企業研究を重ねる上でも役に立つ重要なものであることに加え、OBに対するひとつの礼儀とも言えます。メモをとらず学生に回答を聞き流されてしまっては、先輩も質問に答える甲斐がありません。

傾聴する姿勢を見せながら、適宜メモをとるようにしましょう。

3:訪問後のマナー(お礼状・お礼メールについては必ず触れる)

訪問後にも、注意しなければならないポイントがいくつかあります。その企業に入社した際には、そのOBは自分にとって先輩社員になる訳ですから、礼儀を守った節度のある行動を心がけましょう。

すぐにお礼を出す

訪問後は貴重な機会を頂いたことに対してOBにすぐにお礼を出すようにしましょう。こういったお礼は自分の感謝の気持ちを相手に伝えるものですから、形式的なものになってしまっては意味がありません。

そのため、感謝の気持ちの表れとして必ず訪問した当日、もしくは遅くとも翌日の午前中にお礼のメールを送るようにしましょう。メールは即時、相手に届くため、訪問のお礼の方法として一般的です。もし、何日も経ってから形式的なメールを送ったとしても、受け取った相手に感謝の気持ちは伝わりません。

また、お礼メールについては話の中で自分が感じたことや決意などを具体的に書くことも重要です。こうすることによりメールにオリジナリティがうまれ、より相手に謝意が伝わるメールになります。

より丁寧にお礼をしたい場合には直筆のお礼状を出すこともできます。丁重にお礼を述べるに越したことはありません。

落選した場合でもきちんと連絡を行う

選考が進む中で、その企業の内定を獲得することが出来ればお世話になったOBに連絡を入れる必要がありますが、仮に自分がその企業の選考から漏れてしまった場合にもその旨を連絡するとより丁寧な印象です。

結果としては残念だったが、先輩から頂いた貴重なお話を今後の就職活動に活かしたい、という決意をメールするのが一般的です。

もし自分が同業他社から内定をもらいそこに入社することになった場合には、業務の中でその先輩に接する機会がないとも言えません。将来的なことも視野に入れながら、丁寧なお礼を心がけましょう。

OB訪問のアポを電話で取る方法・注意点

OB訪問のアポイントメントを取る際には電話かメールが一般的ですが、いつでも送ることができるメールに対して、電話は相手を一定時間拘束するものですので、注意が必要です。

相手の都合を第一に考える

電話でアポイントを取る際には、電話をかける時間帯に注意しましょう。

就職活動全般に言えることですが、企業に電話する際には営業時間内に電話することはもちろんのこと、始業まもなくや昼休憩の時間帯は避けることが重要です。始業まもなくは朝礼などが行われている可能性もあるため、始業すぐの電話は相手に迷惑をかけるかもしれないのです。

また、時間に留意して電話を掛けたにも関わらずOBが不在だった場合には、何時頃に戻られるかを聞いたのち、こちらから折り返し掛け直すことを電話口の担当者に伝えておきましょう。

自分の身分、目的をはっきり告げる

企業に電話し特定の人物を呼び出す際には、電話口の担当者に対して自分の身分をきっちり伝え、就職活動の一環としてOB訪問をお願いしたいという旨をはじめに伝えるようにしましょう。

電話を取り次ぐ際にも、目的の分からない電話には不信感を抱かれても仕方ありません。名乗るべきこと、伝えるべきことははじめに伝えることを心がけましょう。

OB訪問時の手土産の選び方・渡す時のマナー

OBへの訪問時には、感謝の表れとして手土産を渡す学生も存在します。ここでは手土産についてのマナーについてご紹介します。

基本的に手土産は不要

一般的に就職活動の中でOBを訪問する際に、学生から手土産を渡す必要はないと言えます。理由はいくつかありますが、ひとつにはかさばって邪魔になる可能性があるということです。わざわざ足を運んで会ってもらったにも関わらず、荷物となる手土産をOBに渡すのは申し訳ないという考え方もあるのです。

丁寧に感謝を伝えることは重要ですが、時には相手の立場や都合を考えた上で行動することも重要です。

どうしてもという場合は安価な菓子折りを持参

しかし、どうしても念のために手土産を持参したいという学生も中にはいます。そういった場合にはどのような手土産を選ぶのが最適なのでしょうか。

おすすめなのは、安価な菓子折りです。あまりに高価なものだと貰う側も気が引けてしまいますし、2000円程度までの安価な菓子折りがおすすめです。また、お菓子の種類としてはある程度日持ちがし、なおかつ匂いが強くないものを選ぶことが重要です。すぐに冷蔵しなければならないものだと、先輩に負担を強いることになりますし、その足で職場に戻る必要がある場合などに匂いのきついものを渡してしまうと、職場にも迷惑をかけかねません。

どうしても手土産を持参する場合には、安価で日持ちがし、匂いのきつくないコンパクトな菓子折りがおすすめです。

差し出すタイミングとしては冒頭で、貴重な機会を頂いたことに対するお礼を述べたあとが最適です。「貴重なお時間を頂いたお礼です」などと、一言添えるとベターです。

断られた際には無理に渡さない

お礼の手土産はあくまでも感謝の気持ちの現れとして持参するものですから、場合によっては受け取りを断られてしまうこともありえます。このような場合には、受け取ってもらえるように無理強いすることは厳禁です。先方から断られてしまった場合には、潔く引くことも重要です。

受け取られない理由はいくつかありますが、代表的なものとしては立場上の問題です。菓子折りを受け取ってしまうことを賄賂のように取られてしまう可能性もあるためです。特に、そのOBが公的な職業に就いている場合にはこの傾向は強くなるものと考えられます。

感謝の気持ちを押し付けるのではなく、相手の立場や都合を考えた上で振る舞うことが最低限の礼儀であると言えます。

OB訪問に名刺は必要?効用と交換時のマナー

実際にOBに会うと、まず間違いなく名刺を渡されます。社会人にとって、名刺は必須のアイテムですし、最低限のマナーだからです。では、名刺を受け取る学生はどうすればよいのでしょうか。

基本的には学生は名刺を持っていなくても良い

結論から言えば、学生は名刺を持っていなくても良いと言えます。最近では、大学の所属するゼミで名刺を作る場合もあるようですが、全体で見れば名刺を用意していない学生の方が多いのが現状です。

また、名刺を渡すことによって良くない印象を与えてしまう可能性もあります。それは、就活生はあくまで学生であり、ビジネスマンではないためです。名刺交換は社会人にとって必要な礼儀ではありますが、学生が行うには不相応だと考える社会人も中にはいます。

基本的に、社会人にとっての名刺交換はお互いに今後も業務上の連絡をとる必要があるためにする行為ですが、学生が同一OBへ何度も訪問することは考えにくいですし、こちらから何かをお願いすることはあれど、OB側から何かを頼まれることはありませんので、名刺交換は不要と言えます。

また訪問するOBは人事担当者ではありませんし、学生の個人情報を知ったところでメリットは一切ありません。基本的な学生の情報についてはアポイントメントを取る段階のメールの署名などで把握されていますから、わざわざ名刺を渡してこちらの身分を相手に伝える必要はないのです。

名刺をもらう際のマナー

こちらから名刺を渡す必要がなかったとしても、ほぼ間違いなく先輩からは名刺を渡されます。名刺を受け取る際の礼儀を間違えると、相手に不快感を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

まず、名刺を受け取る際には両手で受け取ることと、お礼を述べることが必要です。就職活動の中では共通して言えることですが、目上の方に書類を渡したり、目上の方から書類を頂いたりする場合には、両手で書類を受け渡しすることが必要です。

会社説明会などの受付時に予約表を渡すシーンは多く見受けられますが、こういった際にも担当者に対して両手で書類を渡すことが基本です。同様に、名刺を受け取る場合にも両手で名刺を受け取らなくてはなりません。また、受け取る際には、「ありがとうございます。頂戴します」と名刺を頂くことにお礼を述べるようにしましょう。

名刺を受け取ったあとも要注意

名刺を受け取ったあとは、その名刺を机の上に出しっぱなしにすることがないようにしましょう。

社会人の礼儀としては名刺を受け取ったあと、すぐに仕舞ってしまうのは礼儀に欠けるとされています。特に複数人と向かい合う場合には、テーブルの上に相手の名刺を並べておくのが基本とされていますが、OB訪問の場合には1対1で話をすることになりますので、名刺を受け取った後、一瞥してから仕舞っても問題ありません。

最も避けなければならないのは、相手の名刺を出しっぱなしにしてしまった結果、汚損してしまうことです。これは相手に対して失礼にあたってしまいます。名刺は受け取ったあと、必ず収納するようにしましょう。

あとまわしにすると、お店のテーブルの上に名刺を忘れたままにしてしまうなど、思わぬトラブルのきっかけになり得ますし、収納する際にも手帳などに挟んだままにするなどといった乱雑な扱いは相手に不快感を与えかねません。収納する際には名刺ケースのような入れ物にきちんと入れるようにしましょう。

どうしても自作の名刺を渡したい場合

就活生の中には、自作の名刺をどうしても渡したいと考える学生もいるかもしれません。今後も就活のことで継続して相談する可能性がある場合などには、名刺を渡しておくのもひとつの方法ではあります。

こういった場合には、できるだけ落ち着いたデザインの名刺を用意しておくようにしましょう。イラストや派手な装飾は不要で、入れたとしてもせいぜい大学のロゴマークくらいが限度でしょう。

また、名刺には必要最低限の情報を載せるようにしましょう。学生の中にはアピールの一環として、これまでの経歴を裏面に載せている学生もいますが、先方にとってみれば不必要な情報です。アピールする事項はエントリーシートなどの書類の中に盛り込めば良いので、わざわざ名刺の中でアピールする必要はありません。自分が行ってきたことに自信を持つことは重要な事ですが、過剰なアピールは不快感を与えかねないということを肝に銘じましょう。

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