エントリーシートに適切な紙質・サイズ|おすすめの印刷方法

エントリーシートを印刷するのに適切な紙質

エントリーシートを印刷する際、多くの就活生が悩むのはどんな用紙に印刷したらいいかと言うことでしょう。エントリーシートを印刷する紙質を選ぶポイントは、清潔感があり、鮮明で読みやすい印刷ができるかという点です。

その為には、まず白い紙を選ぶことが大前提となります。ここで注意するべき点として、パッケージなどで「自然な白色」等と表記されている用紙を選ばないようにすることです。自然な白色というのは単体で見ると一見普通の白に見えますが、他の上と比べると若干生成がかった白色になっている場合があります。

目に優しいと言う理由からこのような色合いになっているのですが、エントリーシートにおいては他の提出物と違う色合いだと悪目立ちしてしまう上に、真っ白な紙の中に生成がかった白があると不潔な印象に思えてしまう場合があります。

また、印刷用紙には写真の表面のように光沢感がある用紙がありますが、こういった紙質もエントリーシートにはおすすめできません。エントリーシートを印刷するのは、高白色と呼ばれる白の、マット紙を選びましょう。

エントリーシートの印刷に適さない紙質

ではその他で、エントリーシートの印刷に適さない紙質とはどのようなものなのでしょうか。

まず、目立たせたいからといって色のついた紙を使う事は絶対に避けて下さい。薄く模様が入っていたりワンポイントイラストが入っているような紙もふさわしくありません。

エントリーシートを印刷するのに適切な紙のサイズ

エントリーシートの提出方法で印刷を支持される場合、用紙のサイズまでは言及しない企業もあるでしょう。

基本的にエントリーシートの用紙サイズはA4を選べば問題ありません。日本の企業では使用する書類にはほとんどの場合A4用紙が使用されています。また送付する際の封筒もA4用紙を基準に作られているので、封筒に合わせると言う点でもA4用紙が適していると言えます。

他の用紙サイズで印刷をするとエントリーシートを折らなければならなくなり、提出の際に不必要な折り目がついてしまうだけではなく、集まったエントリシートを扱うときに1つだけ用紙サイズが違うと企業側も扱いづらいといった問題が発生します。就活では足並みを揃えると言うことが非常に大切なので、印刷時には一般的に利用されているA4サイズの紙を選ぶようにしてください。

ただし、会社説明会やエントリーシートの提出方法で紙の用紙サイズを指定されている場合には、企業の指示に従った用紙サイズで印刷するようにしましょう。

エントリーシートを印刷するのに適切な紙の厚さ

エントリーシートに使用する用紙は、無地の白色でA4サイズが適しているということはご理解頂けたでしょうか。しかし、エントリーシートの上で気にするポイントはそれだけではありません。

エントリーシートに使用する用紙に必要なのは扱いやすい適度な厚さです。エコノミータイプや再生紙などという表記で販売されている安価なコピー用紙は、大量な書類を印刷する時などに価格を抑えられると言う点は推奨されています。

しかし、値段相応の薄さで作られているため、裏に透けてしまったり文字が滲みやすくなったりし、全体的に安っぽい印象になる可能性があります。また、薄い紙はちょっとした刺激で折れ曲がったりシワが寄りやすくなっています。

エントリーシートのような重要な書類は、なるべく美しい形をキープするために厚手の紙を利用するようにしましょう。とは言っても、まるで厚紙のような分厚い用紙を使うのも考えものです。印刷するのも大変ですし企業側の取り扱いも面倒になるため、使用する用紙は一般的に「厚手」と呼ばれる厚さのものをおすすめします。

エントリーシートを印刷する方法

エントリーシートを印刷するには、主に自宅の印刷環境使用するかコンビニなどに設置されているマルチコピー機を利用するかという2種類の方法があります。

データを入稿することで印刷してくれる印刷会社と言うものも存在しますが、エントリーシートを印刷するためだけに印刷会社に依頼する就活生はほとんどいないでしょう。

コンビニで印刷しても、自宅で印刷しても、エントリーシートの評価は変わりません。今自宅に印刷環境ある就活生は、自宅で印刷する方法が1番楽で手軽に行える方法でしょう。もし印刷環境がない場合は、高い印刷機を購入するよりもコンビニのマルチコピー機を利用した印刷を選ぶ方がコストパフォーマンスが良いかもしれません。

しかし、応募する業種によっては入社後も自宅で印刷機を頻繁に使う可能性もあり得るでしょう。その場合は入社後の使用頻度を見越して、エントリーシートを印刷するタイミングで自宅に印刷環境整えておくのも選択肢の1つかもしれません。自分がどこで働くのかを考えた上で、自宅で印刷をするのか、コンビニ等の印刷機で間に合わせるのかを選択しましょう。

1:コンビニで印刷する方法

コンビニに設置されているマルチコピー機では、ネットワークを利用したり印刷データを持参することで印刷するできます。設置されている機種にもよりますが、カラー印刷は50円~60円、白黒印刷の場合は10円程度で行えるので就活生にとってとてもリーズナブルにエントリーシートの印刷が行えるサービスです。

自宅に印刷環境がない場合はコンビニのマルチコピー機を使ってエントリーシートを印刷しましょう。マルチコピー機で印刷を行う方法はいくつかあるのでそれぞれのポイントと注意点をご紹介します。

オンラインサービスやアプリを使う

主要なコンビニで設置されているマルチコピー機の多くには、オンラインにアップロードしたデータを印刷機から直接印刷できるオンラインサービスが用意されています。

オンラインサービスでは、パソコンやスマートフォンから専用のサーバーにファイルをアップし、それをマルチコピー機から呼び出すことで印刷が行える仕組みとなっているので、USBメモリ等の記録媒体を持っていないときでも簡単に印刷を行うことができます。

このサービスを利用するには、まず自分が利用するコンビニのマルチコピー機に対応しているオンラインサービスの会員登録を行いましょう。会員登録を済ませるとサイト内にデータをアップロードすることができるようになります。

対応しているデータはPDF文書やオフィス文書など、オンラインサービスによって異なるのでエントリーシートを回答するファイル形式に変換し、サイトにアップロードします。

ファイルをアップロードすると受付番号やサービス登録番号等と言う表記でアルファベットや数字などのランダムな羅列が表示されます。これで自宅で行う準備は完了しました。パソコンの画面を印刷したり、メモを取る等して受付番号を記録してから、コンビニのマルチコピー機に向かいましょう。

マルチコピー機上のメニューの中から、登録したオンラインサービスのボタンをクリックします。すると先ほど表示された受付番号を入力する画面になるので、間違えないように番号を入力しましょう。本人確認のために生年月日などを記入する場合もあります。全ての入力を終え、本人であると確認されたらアップロードしたファイルが表示されます。後は文書のサイズや枚数などを選択して印刷するだけでエントリーシートの印刷が完了します。

オンラインサービスを利用することのメリットは、登録したサイトにデータをアップロードしておけば、対応しているコンビニならどの支店でも文書を印刷することができることです。

エントリーシート持参する日に家を出てから書類を忘れた!と気づいても、該当するコンビニさえあればすぐに新しいエントリシート印刷することができます。ちなみにアップロードしたファイルは一定期間が達人削除されてしまうので、エントリーシートをもって行く日の前日にアップロードし直しておきましょう。そうすれば、もしもの時にも簡単にデータを印刷し直すことができますよ。

今はパソコンの上サイトだけではなくスマートフォンにダウンロードするアプリから簡単にファイルの登録アップロードすることができるのでぜひ利用してみましょう。

以下に、主要のコンビニで利用できるオンラインサービスのサイトを記載しておきます。印刷時の参考にしてください。

・ファミリーマート・ローソン・サンクス等:ネットワークプリント
・セブンイレブン:ネットプリント

USBメモリやSDカードを使う

USBメモリなどにエントリーシートを入れて、コンビニで印刷する場合にはまずファイル形式をPDFに変換しておきましょう。

マルチコピー機のメニュー画面を見ると、プリントサービスやPDFプリントなどの項目があります。各コンビニのマルチコピー機によってメニューの名前は違うので、予め公式サイトなどで確認しておきましょう。

該当するボタンを押すと、画面にメモリの差し込みを指示され、印刷するファイルや印刷部数の選択が表示されます。その表示に沿って印刷を進めていけばエントリーシートを印刷することができます。

用紙の持ち込みはできないことが多い

コンビニのマルチコピー機は手軽に印刷をすることができる便利なサービスですが、使用する用紙を持ち込んで手差しコピーをしたいといった希望には対応していないことがほとんどです。

そのコンビニがどんな用紙を使っているのかわからない場合は、早めに印刷に行って試し印刷を行い紙質を確かめるか、従業員にどんな用紙を使っているのかを確認するようにしましょう。

もしエントリーシートに適さない用紙を使用されている場合には、他のコンビニでエントリーシートに適した上質な用紙が使われている場所を探してみましょう。

原本の取り忘れに注意する

オンラインデータで印刷を行う場合には問題ないのですが、USBメモリーやSDカードを持参する場合にはメモリの取り忘れにはくれぐれも注意しましょう。

印刷が無事終わって気が緩んでしまうと、マルチコピー機からメモリを取り外さずに印刷されたエントリシートだけを持って家に帰ってしまう場合があります。大抵の場合は忘れ物としてコンビニのレジに届けられているのですが、悪質な利用者にそのまま持っていかれてしまう可能性もあり得ます。

すると、高価なUSBメモリやSDカードを盗まれてしまうだけではなく、中に入っているデータを勝手に見られたり、最悪の場合データをインターネット上に公開されてしまう恐れもあります。

また、取り忘れない事は大前提ですが、万が一忘れてしまったこと時のことを考えて、コンビニに持参するメモリにはエントリーシートのデータ以外にプライベートなデータを入れていかないことをおすすめします。

データ破損に備えてバックアップを取っておく

マルチコピー機の注意書きに書かれていることが多いのですが、データを印刷するにあたって何らかの不具合が発生した場合、印刷しようとしていたデータが破損してしまう可能性もあります。

オンラインにアップロードしたデータなら自宅でアップロードし直せば再度印刷することが可能ですが、メモリに入れて持参したデータの場合、バックアップを取っておかないと二度とそのファイルを使うことができなくなってしまいます。

せっかく細心の注意を払って作ったエントリシートが見れなくなってしまうのは避けたいものですよね。マルチコピー機で印刷する場合には他のメモリーやクラウド、パソコンにデータのバックアップを取っておくようにしましょう。

2:家で印刷する方法

インクの種類に注意する

自宅で印刷をする場合、普段印刷する時のように印刷機を操作すれば何の問題もないでしょう。しかし1つだけ注意しなければいけないのが自宅にある印刷機で使われているインクの種類についてです。家庭用の印刷機には、染料インクを使うものと、顔料インクを使うものが存在します。

エントリーシートに適しているインクはそのうち顔料インクと呼ばれるインクです。顔料インクには印刷したときの仕上がりが美しくすぐに乾きにじみにくいという特徴があります。

反対に染料インクは乾きにくく紙質によっては文字が滲んでしまう傾向にあるのです。写真印刷などの光沢がある紙への印刷は染料インクが向いているのですが、文字印刷がメインのエントリーシートの場合、より滲みにくい顔料インクが適しています。

さらに顔料インクは、耐オゾン性や耐光性に優れているため、長期保管してもインクが変色したり掠れにくいという特徴もあります。エントリーシートは就職活動の期間が終わっても長く会社で保存される書類なので、耐久性の高い顔料インクを使用するのか企業に対する気遣いともなるのです。

また、印刷された後の耐水性も顔料インクに軍配が上がります。染料インクは印刷された紙に水等が壊れてしまった場合とてもよくにじみ、場合によっては文字の判別ができなくなってしまうことがあります。

エントリーシートをチェックする企業側の際も人間なのですから、チェックしているときに飲み物をエントリーシートにこぼしてしまうといったミスがないとは言い切れません。全てのアクシデントを想定して物事を選択していきましょう。

ちなみに染料インクと顔料インクは同じ印刷機で利用することができません。専用インク着専用の印刷機に顔料インクをセットしてもうまく印刷ができず印刷機が壊れてしまう原因となります。もし自宅にある印刷機が染料インクを使用する印刷機だった場合は、コンビニなどで印刷するようにしましょう。

エントリーシートを印刷するときは両面印刷?片面印刷?

エントリーシートの中には2ページ以上のデータが必要な様式になっているものもあります。2ページ以上のデータを見ると、両面印刷で印刷した方が紙の枚数も節約でき、相手も読みやすいのではないかと考える就活生もいるでしょう。しかし、エントリーシートは例え何ページにもなっていたとしても両面印刷で印刷するのは避けておきましょう。

企業では、会議での書類等以外で正式な書類を両面印刷する事はほとんどありません。エントリーシートと言う正式な書類にも同じことが言えます。

ただし、相手方に提出しない自分の控え等の場合は、紙の節約で両面印刷にしたり縮小印刷で保存している人も存在します。その場合には相手に見せるわけでは無いので、両面印刷を行っても問題ありませn。提出用と保管用で印刷方法を使い分けるようにしましょう。

エントリーシートを印刷するときはカラー印刷にするべきなのか

白黒印刷でもカラー印刷でも評価は変わらない

エントリーシートに適した用紙とインクを利用すれば、印刷された見た目はカラー印刷でも白黒印刷でもほぼ変わらない仕上がりとなるため、どちらで印刷するかは特に気にする必要はありません。

しかし、顔写真をいっしょに印刷する場合や、会社のロゴに色が使われている場合は白黒印刷で印刷するとうまく表示されない場合があるので、カラーで印刷するようにしましょう。エントリーシートが全て文字などで構成されていて色がない場合は、白黒印刷で印刷したほうが滲みが少なく美しい印刷ができるので、白黒印刷がおすすめです。

どちらが適しているかは用意されているエントリーシートのデザインによって異なるため、まずは同じエントリシートをカラー印刷と白黒印刷1分ずつ印刷してみてどちらがより鮮明に美しく印刷されているかを確認し、より綺麗な方で印刷し提出しましょう。

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