エントリーシートの各項目の適切な文字数|【文字数別】自己PR例文

エントリーシートの各項目の適切な文字数

就職活動を行う上で避けて通れないのはエントリーシートの記入です。こういった書類は選考の最初期の段階で提出する必要があり、この後に続く面接も基本的にはこれらの書類に記入した情報をもとに行われるため、書類の記入は今後の面接にも影響を与える大事なステップです。

就職活動中は少しのことでナーバスになることも多く、就活生は様々なことに悩みがちです。エントリーシートにどういったアピール文を書くのかということももちろんですが、どれくらいの文章量を使って文章を構成するのかというのも多くの就活生にとって悩みどころのひとつです。

会社指定の書類の各欄には文字数が指定されていない場合も多く、また罫線なども引かれていないものもあり文章量の目安がつきにくいこともあります。

注意しなければならないのは、文章量が多すぎたり少なすぎたりしないようにするということです。少なすぎる文章量の場合、伝えたいことが表現しきれないということももちろんですが、いい加減な気持ちで書類に文章を書いているのではないかという疑念を人事担当者に与えかねません。

逆に文章量が多すぎる場合、人事担当者に多大な負担を強いることになります。企業にもよりますが、人事担当者は膨大な数の書類を審査する必要があるため、読みづらい書類や文字が詰まりすぎている書類、結論や主張が把握しにくい文章は避けなければなりません。それでは、書類作成を行う上で最適な文章量とはどれくらいなのでしょうか。

ここでは内容別に目安となる文字数について説明します。

1:自己PRの適切な文字数

一般的な自己PRに必要とされる文字の目安は約400文字されています。リクルートが提供しているOpenESと呼ばれる統一書式では自己PRの上限を400文字と設定していることからも、400文字と言う文章量が1つの目安になっていると考えられます。

アピール文章を書く上では、結論を述べてからその結論を補強するための具体的なエピソードを続けて述べるという方法が一般的です。これはPREP法と呼ばれる文章構成のテクニックで、エピソードの数を増減させることで全体の文章量を調整することができます。内訳としては、はじめの50文字程度で結論を述べ、250字程度でエピソードを述べた後に、残りの50文字で再度結論を述べるといった構成が考えられます。

しかしながら、エントリーシートに設けられた枠のサイズによって執筆すべき文章量は変化します。そのため、様々なバリエーションの文章量で執筆した自己PR文を用意しておくことをおすすめします。おすすめの文字サイズについては後述しますが、200文字300文字400文字に分けて3パターン程度の自己PR文を考えておくとベターです。

はじめに400文字の原稿を考えてから、エピソード部分を削っていくことで手軽に300文字バージョン、200文字バージョンを作ることができます。

2:志望動機の適切な文字数

志望動機についても一般的に必要とされる文章量は400文字程度です。しかし、前述の通り与えられた枠のサイズによって書くべき文章量は変化します。志望動機は会社によって執筆すべき文章内容が異なるため、あらかじめ複数パターンの文字量に分けて文章を用意する必要はありません。エントリーシートを手にした段階で志望動機欄のサイズを把握し、最適な文章量の志望動機を考えていくことになります。

志望動機の欄では、「自分がその会社の中でやりたいこと」と「自分の能力がその会社の中で活かせる」と言う2点を主にアピールする必要があります。大まかな構成としては
「自分がしたいこと」
「企業研究を通じて知った、その企業ならではの強み」
「自分の強み」
「結論(志望企業が持つ強みを活かすために自分の能力が役立つことを述べる)」
という流れに沿うのがおすすめです。
具体的な文章量としてはそれぞれを50文字、150文字、150文字、50文字程度で書くとスムーズです。

また、志望動機の中で自分がしたいこととして、「この仕事を通じて社会に貢献したい」と言う文章を書くのはおすすめできません。なぜならば、社会人が携わるすべての仕事は社会に貢献することで収益を上げているからです。そのため、就活生が志として社会貢献を目指すのは大切なことですが、アピールには向かないのです。

3:研究内容の適切な文字数

研究内容については、正確性を重視する必要はありません。エントリーシートを読むのは専門家ではなくて企業の人事担当者ですから、最も大切なのは分かりやすさです。そのため、研究内容を専門的に説明する必要はなく、簡潔に何の研究をしているかをわかりやすく述べる必要があります。さきほどご紹介したOpenESでは研究内容の欄は最大で250文字に指定されていることからも、研究内容は250文字程度で書き上げるというのがひとつの目安になるといえます。

はじめに、研究テーマをわかりやすく50文字程度で述べ、残りの200文字で具体的な内容に触れるのが一般的と言えます。具体的には、研究の背景となる前提情報を50文字程度、研究で明らかになることを100文字程度、研究の応用性を50文字程度で述べると、読み手にわかりやすい文章になります。

応用性については、その研究が社会にどのように貢献するかについて触れればよいのですが、研究内容が理学系の基礎研究などの場合には無理に触れる必要はありません。大切なのは、専門的な用語を避け平易な表現を心がけることです。

4:その他項目の適切な文字数

趣味・特技の欄の場合

趣味や特技の欄が提出する書類に設けられている場合、欄のサイズにもよりますが、文章がかけるくらいのサイズがあるのであれば、「趣味:サイクリング」といったようにキーワードのみを書くことは避けましょう。これらの書類はすべて自分の能力やスキル、行動特性をアピールするための材料なので、どのように趣味に取り組んできたのかの具体的なエピソードはアピールになり得ます。

しかし、基本的なPRは「自己PR」や「大学生活で取り組んだこと」などの欄で十分に書けているはずですので、長々とアピールする必要はありません。趣味、特技それぞれに100文字程度を割いて説明を行えば十分であると言えます。

例外として、映画・映像業界や広告業界などでは、趣味・特技を重視する傾向が強いこともあるため、他の業界よりも欄が広く取られている場合も多くあります。この場合には欄のサイズに合わせて文章量を調節する必要があります。

手書きでエントリーシートを書く際の注意点

適切な文字のサイズ

それでは、具体的な文字サイズについて説明します。

大きすぎる文字サイズでは書ける文章量が少なくなってしまいますし、小さすぎる文字サイズでは文字が詰まりすぎてしまい読みにくくなってしまいます。そこで目安としては、記入する書類のサイズがA4サイズの場合、一行当たり40文字程度の文字サイズが読みやすい文字サイズになります。一行あたりの文章量が決まっても、設けられた枠の縦幅に応じて書ける行数は変化しますが、一行40文字の場合、一行あたりの縦幅は6mmから7mm程度になります。

そのため、与えられた枠の縦幅が3cm程度なら200文字程度、6cm程度なら400文字程度の文章が読みやすい文章量と言うことになります。

中には極端に枠が広いエントリーシートを課す企業もあるかもしれませんが、多くの場合は最大で400文字が入るほどの欄になっています。

メリハリを付けて書く

これらの書類に書くべき適切な文章量とは、読み手が読みやすい文字サイズを維持しながら枠のサイズに応じてフレキシブルに変動させる必要があることは先ほど説明したとおりですが、メリハリを付けて文字を書くことも重要です。

メリハリの付け方としては、強調したいキーワードや一文を少し太めのボールペンで書いたり、ひらがなのサイズを漢字のサイズより一回り小さく書いたりといった方法があります。これらのポイントを押さえて文章を書くと、無配慮に書いた文章よりもずっと読みやすい文章にすることができます。

中には強調させたい文章をはっきりさせるためにカラーペンを使ったり、イラストを入れたりする学生がいますが、基本的にはそういった工夫をする必要はありません。カラーペンを使って書くことで不利になる事はないかもしれませんが、黒のボールペンのみで十分アピールになり得ます。

また、イラストは確かに目を引くものではありますが、人によって解釈が異なることもあり、結局何が伝えたいかが不明瞭になってしまう危険性があります。そのため文章を書く上で強調したい、メリハリをつけたいと言う場合には黒のボールペンの太さを使い分けたり、文字サイズを工夫したりといった方法で十分です。

箇条書きは避ける

限られた文章量の中で多くのアピールをしたいと思う学生の中には、箇条書きで文章を構成しようと考えている人もいます。企業から箇条書きで書くように指定がある場合はもちろん別ですが、基本的には箇条書きでアピールを行う事は避けるべきです。箇条書きは文字通り、キーワードの羅列に過ぎません。

具体的な経験を簡潔にまとめてキーワードに合わせて書いたとしても、何を考えどのように行動したのかが見えづらくなってしまうことが多々あります。提出する書類の中であえて具体的なエピソードを伏せ、面接の中で話を振ってもらうように仕向けると言うテクニックもあるにはありますが、そもそも書類選考の時点で落選してしまっては元も子もありません。ひとつの文章として、結論とエピソードが一環した文章を作り上げることが何よりも大切です。

エントリーシートで文字数が足りない時の対処法

新たなキーワードとエピソードを盛り込む

これらの書類を書く上では先ほども説明した通り、適切な文字のサイズがあるため、文章量が足りない場合には大きめの文字で書くのではなく、文章量を増やしたほうが良いといえます。文章量を増やすことでアピールできるポイントも増えます。

当初書こうと思っていた文章では、大幅にスペースが余ってしまう場合にはその文章が要素不足に陥っている可能性が考えられます。新たなキーワードを盛り込むと、そのキーワードを説明するための具体的なエピソードを書かなくてはいけないため、文章量を増やすことができます。

文章量を増やす際には、決してはじめから目指す文章量ピッタリの文章を書こうとする必要はありません。大切なのは、文字を埋めることではなく、要求される枠の中で必要十分なアピールを行うことです。

目標とする文章量を埋めるために、不必要な文章を付け足すことに腐心してもあまり意味はありませんし、はじめから目標の文章量ピッタリの文章を書こうとすると、文章の流れがおかしくなってしまったり、専門用語が多くなってしまったりとわかりにくい文章になりかねません。

そのため、まずは書きたいキーワードを盛り込んだ上で、想定よりも多めの文章量の文章を書き上げるのが理想です。そこから必要のない文章を削ぎ落とすほうが、真に必要な情報のみを盛り込みやすくなるためです。

文章に具体性が伴っているか確認する

アピール文章を考える上では、自分が何を考えたのか、どのように行動したのかにフォーカスを当てて具体的に論述する必要があります。余裕があれば、実績について触れても良いですが、メインの情報にはなり得ません。具体的な例を上げて説明しましょう。

(例)私は所属していたサークルが大会で高い実績をあげられるように、活動内容を見直しました。新たな活動計画に則って行動した結果、大会で2位の実績を上げることができました。

上記の文章の中には、活動内容の見直しを行ったことは書かれていますが、具体的にどのような見直しを行ったのかが一切書かれておらず、この学生が持っている能力が全くアピールできていません。さらに言えば、新たな計画に則って行動する事は当然のことですし、「新たな活動計画に則って行動した結果」などと、わざわざ文章量を割いて説明する必要はありません。

自分の持っている能力をアピールすると言う視点に立って、具体的に何を考え何をしたのかを盛り込んだ文章が以下になります。

(修正例)私は所属していたサークルが大会で高い実績をあげられるように、活動内容を見直しました。具体的には好成績を上げている他大学のチームを視察し、メンバーのマネジメント方法、練習メニューなどを把握しました。所属サークルの現状と目標とのギャップを埋めるための長期的目標を設定するとともに、他チームを交えた自主練習試合を毎月開催しました。その試合での成績やパフォーマンスを元に来月の練習メニューを決めるという短期的計画の立案を行いました。また、毎試合はビデオ録画を行い、月例会議の中で今後の改善点を検討しました。その結果、地方大会で2位の実績を上げることができました。

この文章では、チーム力を向上させるために練習メニューを構築した経験や、結果を受けてさらなる練習メニューの改善に取り組んだ経験が書かれており、計画性やPDCAサイクルを回す力が読み取れます。

このように、文章に具体性を持たせるだけで文章量を増やすことができます。キーワードを増やすことを考える前に、現状の文章が具体性に欠けるものになっていないかをチェックしましょう。チェックには第三者からの評価が有効です。第三者目線から見た時に、はっきりしないポイントがあるのであれば具体性が欠けている可能性が高いので要注意です。

エントリーシートの文字数は規定の何割程書けば良い?

これらの書類に書く文章量は先ほど説明した通りですが、中には書くべき文章量が規定されている場合も多々あります。そういった場合、規定量に対してどれくらいの文字数を書けば良いのでしょうか。

もちろん規定量を超えて文章を書くのは問題外ですが、少なすぎても問題です。人事担当者にとっては文章量の少なさは自社に対する志望度の低さ、と映ってしまいます。規定量を若干オーバーしてしまうような場合は、文章を体言止めするなどのテクニックを用いて規定量以内に収めることも可能ですが、一般的に文章量が規定されている場合は最低でも8割程度、理想としては9割以上の文章量で文章を構成することが求められます。

指定された文章量の中で、一貫した主張をわかりやすく相手に伝えると言うのは社会人になってからも必要とされるひとつの能力です。これらの書類は、その人がどういった能力を持ち合わせているかを評価するための材料であることももちろんですが、そういった社会人基礎力が備わっているかどうかという点についても評価できる材料なのです。

読みやすさと必要十分な文章量を心がけ、人にメッセージを伝えるということを意識しながら書類作成を行いましょう。

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