OB訪問時のメールの件名/本文の書き方と例文・返信メールの例文

OB訪問の社員とのやりとりメールのマナー

就活の際、OB訪問につなげるアポイントメントの方法について、実際のところ、最近ではメールが一般的です。これは、電話と違い、相手の生活リズムを気にすること必要がなく、また、手紙より早くOB訪問の社員と、OB訪問の具体的な日程等調整に入れるからです。

しかしながら、電話や手紙と異なり、気軽に取れる手段であるがゆえ、そのマナーについて深く学ばないまま、OB訪問の依頼メールを送る就活生がいます。メールにもマナーがあることを認識し、最低限以下4つのポイントを押さえたうえで、OB訪問の依頼メールを出しましょう。

①メールを送る時間に気を付ける

電話と異なり、送る時間そのものに、さほど気を配る必要はありません。しかし、明らかにプライベートな時間帯に送ることは、やはり失礼と考えられています。基本は日中にメールを送付し、やむを得ず、夜にメールを送る際は、夜分にメールを送ることになったことに対し、一言お詫びを入れましょう。

②具体的かつ簡潔な内容にする

ビジネスメールは1.5往復が好まれるため、OB訪問の依頼メールについても、相手からの返信に対し、お礼と詳細連絡で返すことが理想的です。そのためには、最初のメールで、大枠の日時・場所等の要望をわかりやすく具体的かつ簡潔に伝えます。その内容をみて、相手から候補日時・場所を選んでいただきましょう。

③リマインドをする

一般的には、ビジネスメールは24時間以内に返信することが常識と考えられていますので、依頼メール送信後、3日以内にはあなたに対し、何らかの返信があると思われます。おそらくその返信の内容によって、1か月以内でOB訪問の日程を確定させることができるでしょう。

しかしながら、詳細連絡後は特段コンタクトをとる必要がないため、実際当日までは、時間があいてしまいます。そのため、OB訪問の前日には、翌日時間を割いていただくことに再度お礼を述べつつ、就活生からリマインドすることが理想的です。

方法はメール以外にも学生時代につながりのあった方など、すでにコンタクトをとったことがある方であれば、電話でも構いません。リマインドメールの内容については、後述しますが、電話でもメールでも、依頼メールの時と同様に、失礼のないような時間帯を選んでください。

④OB訪問終了後のお礼メールを送る

OB訪問当日、その場でもお礼は何回か口にすると思いますが、帰宅後、必ずお礼メールも出してください。これは絶対に忘れてはいけません。それは、あなたがOB訪問によって得たことを伝える場でもあり、その社員に対して、最後の自己アピールともいえます。

OB訪問は就活の1つの手段に過ぎないということを、忘れてはいけません。どんなにOB訪問で雰囲気よく話ができたとしても、お礼メールがなければ、非常識な就活生としてネガティブな印象を持たれてしまうでしょう。

OB訪問の依頼メールの書き方

OB訪問の依頼メールは、多くの場合、相手の方と直接コンタクトをとったことがないシチュエーションがほとんどです。プライベートなメールの始まりとは異なり、相手の顔も性格もわからないのであれば、その書き方とは、ある程度、「型」に当てはまった構成の文章である必要があります。

ここでは、あなた自身のことを文章で伝えるのではなく、端的に、お会いしていただく約束を取り付けることを主眼に置いて、メールを書きましょうそれでは、OB訪問の依頼メールの書き方について、構成に沿って説明します。

①件名
メール作成をする際、最初に記載する部分です。

②本文
本文は以下の順番にて構成します。
(A)あて名
メールを送る先の宛名を記載します。
(B)挨拶
文章冒頭に挨拶を記載します。
(C)OB訪問の依頼
今回OB訪問の依頼メールを送るに至った経緯や理由を、わかりやすく具体的、かつ簡潔に記載します。
(D)OB訪問の日時・場所の要望
話を具体的に進めるため、あなたの日時・場所の要望を記載します。
(E)締めの挨拶
最後の締めの挨拶を記載します。
(F)署名
あなたの署名を最後に記載します。

いかがでしたでしょうか。文章が書くことが苦手な方でも、「型」さえ押さえていれば、大枠の流れについて、失敗することはありません。内容については、それぞれ後述していきます。

件名の書き方

就活のメールの書き方は、プライベートメールと異なるため、件名についても、文章の一つとしてとらえる必要があります。プライベートメールにおいては、件名は通常短縮されることが多いですが、OB訪問の依頼メールは、ビジネスメールに該当するため、必ず記載します。

しかし、一方で「はじめまして」や「よろしくお願いします」など、あいさつ文の場合、一見すると中身がわからず、悪質なスパムメールと勘違いされてしまう場合があります。そのためOB訪問の依頼メールでは、B訪問の依頼である旨や日程連絡である旨を端的にまとめ、それにあなたの所属・氏名を加えたものにするとよいでしょう。

本文の書き方

就活のメールの本文は、いきなり主題に入るのではなく、必ずあて名ではじまり、あなた自身の署名で終わることが理想です。また、結論だけ一方的に述べるのではなく、必ず初めの挨拶と終わりの挨拶で種主旨を際立たせることが必要です。これは先述した通り、「型」がありますので、以下の構成に沿って説明します。

(A)あて名
本文の最初には、メールを送る先の宛名を記載します。送る相手の会社に興味をもち、その話を聞くためにOB訪問をするため、必ず氏名の前にOB訪問をする社員の会社名を入れます。(知っているのであれば、部署名も加えましょう。)

(B)挨拶
あて名を記載した後は、挨拶を記載します。丁寧になりすぎると、仰々しくなってしまうため、簡単な挨拶を1行程度に収め、加えてあなたの所属と氏名を述べていきます。

(C)OB訪問の依頼
今回OB訪問の依頼メールを送るに至った経緯や理由を、わかりやすく具体的、かつ簡潔に記載します。可能であれば、OB訪問で聞きたいと思っていることを踏まえた文章であると、相手の社員にとっても、具体的なOB訪問での内容をイメージできるため、実際のOB訪問の際、お互いコミュニケーションをとりやすくなります。

(D)OB訪問の日時・場所の要望
話を具体的に進めるため、あなたの日時・場所の要望を記載します。ここでは、あまり絞りすぎずに、あなたのスケジュールと比較しながら提案します。あなたが習い事や通院等でどうしても参加できない時間帯や、自分が希望するOB訪問の場所(この時点では路線名や駅名)を、簡潔な文章か、箇条書きで記載しましょう。

(E)締めの挨拶
重ねてお願いする挨拶を入れて最後の締めの挨拶とします。一般的なのは「よろしくお願いします。」と締めくくることです。

(F)署名
本文の文章としては(E)で終わりですが、文章の最後に氏名だけでなく、あなたの所属や連絡先を署名として入れておくと、相手の信頼を得やすいです。

OB訪問の依頼メールの例文

先述した「型」に沿って、依頼メールの例文を紹介します。
最後にポイントをまとめているので、そちらもあわせてご確認ください。

①件名
OB訪問のお願い/●●大学 経済学部 山田太郎

②本文
(A)あて名
●●●●株式会社
鈴木次郎 様
(B)挨拶
はじめまして。突然のメール失礼いたします。
●●大学、経済学部の山田太郎と申します。
この度、御社人事部田中様よりご紹介いただき、OB訪問のお願いで連絡させていただきました。
(C)OB訪問の依頼
私は現在就職活動をしており、御社のように社会のインフラを支える電機業界に興味をもっております。また、学生時代に培ったチームワークを生かして働いていきたいと考えているため、営業部にてご活躍されている鈴木様に、お仕事の内容ややりがいなどについて、ぜひ一度お話をお伺いしたく、少しでもお時間いただきたいと思い、メールをお送りしました。
(D)OB訪問の日時・場所の要望
ご多忙中とは存じますが、もしお受けいただけるようでしたら、ご都合のよろしい日時について、3,4つほどご連絡いただけますでしょうか。時間は1時間程度、場所については、御社所在駅の周辺で探します。
なお、誠に勝手ながら、月曜日と水曜日については、大学の授業が18時までありますので、候補として月曜日と水曜日をご希望される際は、開始時刻は夕方19時以降とさせてください。
(E)締めの挨拶
メールで突然のお願いを差し上げ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
(F)署名
————————————————————————
●●大学 経済部 4年
山田 太郎 (ヤマダ タロウ)
Mail: taro.yamda@yma.co.jp
Tel:090-123-4567
———————————————————————–

いかがでしたでしょうか。この例文のポイントの1つ目は、山田太郎さんが明確な興味を相手に伝えていることです。この内容の場合、相手の鈴木さんは、仕事内容や仕事のやりがいについてお話をするイメージを持つことができます。

2つ目のポイントは場所、日時について、場所については固定させ、自身の要望もきちんと伝えていることです。就活生の中には、日時の調整をすべてOB訪問の社員に投げかける人がいますが、数多い選択肢は逆に負担になります。ある程度ははっきりと要望を伝えましょう。

OB訪問の日程調整の返信メールの書き方

依頼メールを出した場合、おそらく3日以内には、OB訪問の日程候補日のメールの返信が来ると思われます。よほど業務多忙時期でない限り、基本はと思いますが、万が一断られてしまった場合は、急な連絡をした旨を詫び、検討いただいたことに感謝の言葉を述べ、返信しましょう。

では、OB訪問について了承いただいた場合、そのメールの内容から候補日を読み取り、日程調整をする返信メールの書き方をご紹介します。

①件名
今までの件名のルールを踏襲しつつ、日程調整の返信は、日時連絡であることを明記したほうが親切です。
②本文
(A)あて名
依頼メールと同様に記載します。
(B)挨拶
冒頭に、OB訪問を了承いただけたことに対するお礼をのべます。
(C)確定した日時の連絡
できるだけ箇条書きで連絡したほうがわかりやすいです。
(D)締めの挨拶
依頼メールと同様に締めくくります。
(E)署名
依頼メールと同様に記載します。

以上がOB訪問の日程調整の返信メールの書き方となりますが、冒頭で申しあげたとおり、実際に確定した日時の前日に、再度何らかの方法でリマインドをする必要があります。そこで、リマインドメールについても、構成に沿って説明していきます。

①件名
今までの件名のルールを踏襲しつつ、リマインドメールは明日がOB訪問であることを明記したほうが親切です。
②本文
(A)あて名
依頼メールと同様に記載します。
(B)挨拶
簡単な挨拶を述べます。
(C)確定した日時の再連絡
念のため連絡することと、明日の服装等初対面でもわかる目印の話や、当日に聞きたいと思っていることなど再度述べつつ、箇条書きした内容を再度ご連絡します。
(D)締めの挨拶
明日への期待感を含みつつ、依頼メールと同様に締めくくります。
(E)署名
依頼メールと同様に記載します。

OB訪問の日程調整の返信メールの例文

先述した構成に沿って、依頼メールの例文を紹介します。
最後にポイントをまとめているので、そちらもあわせてご確認ください。

1.日程調整の返信メール

①件名
【日程ご連絡】OB訪問のお願い/●●大学 山田太郎
②本文
(A)あて名
※依頼メールと同様に記載のため省略
(B)挨拶
お世話になります。
早々にご連絡いただきありがとうございます。OB訪問受けていただけるとのこと、感謝いたします。また、候補日のご連絡ありがとうございました。
以下日程でよろしくお願いします。
(C)確定した日時の連絡
■ 日時       2月28日(火) 18時~19時
■ 場所       カフェ●● (お店のURLを付ける)
■待ち合わせ    東京駅 丸の内改札前に18時
■緊急連絡先   当日何かございましたら、以下にご連絡ください。
(090‐123‐4567) 山田携帯番号
(D)締めの挨拶
重ねてとなりますが、お時間をいただけること、誠に感謝いたします。
どうぞ当日はよろしくお願いいたします。
(E)署名
※依頼メールと同様に記載のため省略

2.OB訪問前日のリマインドメール

①件名
明日のOB訪問について/●●大学 山田太郎
②本文
(A)あて名
※依頼メールと同様に記載のため省略
(B)挨拶
お世話になっております。●●大学 山田太郎です。
(C)確定した日時の再連絡
以前ご連絡させていただきましたOB訪問について、明日となりましたので、念のためリマインド連絡をさせていただきます。
※日程調整の返信メールと同様に記載のため省略
(D)締めの挨拶
明日は鈴木様のお話を聞かせていただけること、大変うれしく、楽しみにしております。どうぞよろしくお願いします。
(E)署名
※依頼メールと同様に記載のため省略

いかがでしたでしょうか。日程調整のメールも、リマインドメールも、いずれもそのポイントは簡潔にまとめるということです。実際、かなり短い文章で、一部は箇条書きも使い、簡潔にまとめられていたと思います。

プライベートメールと異なり、ビジネスメールにおいて事務的なやりとりは、いかに短い文章で相手に的確に情報を伝えるかが大切にされています。ここでは、あまり自分の心情を長く書くのではなく、相手の読みやすさを重視しましょう。

OB訪問後のお礼メールの書き方

冒頭にマナーとして挙げたとおり、OB訪問終了後、お礼メールは必ず書きましょう。お礼メールはOB訪問でやり取りするメールの中で最も重要です。なぜなら、短い時間に何を学び、どう生かしていくのかを語ることは、そのまま自己アピールにつながるからです。

今までは簡潔で分かりやすいメールを推奨してきましたが、お礼メールでは、逆に、多少長くなってしまったとしても、熱意が伝わる文章にしましょう。依頼メールや日程調整の返信メールとは異なり、必ずしも型が決まっているわけではありませんが、お礼メールの書き方の例をご紹介します。

①件名
今までの件名のルールを踏襲しつつ、お礼メールはお礼であることを明記したほうが親切です。
③本文
(A)あて名
依頼メールと同様に記載します。
(B)挨拶
簡単な挨拶のあと、お礼を冒頭に述べます。
(C)OB訪問を通して感じたこと
できるだけ、「得たもの」について書くようにしましょう。その際、今まで自分が考えていたことにも触れ、その考えからの変化を記載すると、なおわかりやすいです。志望度が高い会社であれば、共感したことも相手に伝えておきましょう
(D)OB訪問を通じて、さらに興味を持ったこと
OB訪問の話を自分自身と重ね、さらに興味をもったことがあれば、それについて伝えておきます。
(E)今後の就職活動について
OB訪問先の会社への意気込みを記載します。
(F)締めの挨拶
再度お礼を述べ、締めの挨拶とします。
(G)署名
依頼メールと同様に記載します。

OB訪問後のお礼メールの例文

先述した構成に沿って、依頼メールの例文を紹介します。最後にポイントをまとめているので、そちらもあわせてご確認ください。

①件名
お礼/●●大学 経済学部 山田太郎
② 本文

(A)あて名

※依頼メールと同様に記載のため省略

(B)挨拶

お世話になっております。●●大学 山田太郎です。
本日はお休みの日にも関わらず、わざわざお時間をつくっていただき、ありがとうございました。

(C)OB訪問を通して感じたこと

今回のOB訪問で鈴木さんにお話を伺うことができ、営業の方々がお客様のみならず、工場の人々・本社/支社と幅広い人々と協力してお仕事をなさっていて、難しさと同時に、事業だけでなく、人との関わりから学ぶことが多いお仕事だと、改めて具体的に捉えることができました。自分自身の人生も、今までで関わってきた人々全員に、育てられてきたと感じているので、社会に出ても、そのように人との関わりを広く、深く持てることをうれしく思いました。

(D)OB訪問を通じて、さらに興味を持ったこと

また、グローバル化に打ち勝つ「営業力」という話では、「多様性」や「グローバル」について、自分自身、本当にその言葉の意味を深く考えたことがなかったので、「どうして多様性が必要なのか?」「どういった状態になればグローバルな企業なのか?」など、これらの点についてもう少し掘り下げて考えようと思いました。

(E)今後の就職活動について

また、鈴木さんのアドバイスの通り、今まであまり調べてこなかった、生産管理や購買も、いろいろな人とつながりを持てると知り、大変興味を持ちました。今後、営業職のみならず、人との関わり方に焦点をおいて、就職活動をしていこうと思います。ご縁があり、今後御社にて一緒にお仕事ができたら幸いです。

(F)締めの挨拶

長文となり大変申し訳ありません。
重ねてとなりますが、今回のOB訪問を通し、鈴木様のおかげでいろいろなことを考えることができました。また、ご相談に伺う機会もあるかと思いますが、そのときはよろしくお願い申しあげます。
本日は、お時間をいただき、本当にありがとうございました。

(G)署名

※依頼メールと同様に記載のため省略

いかがでしたでしょうか。今までのメールとは異なり、自分の思いを強く伝える文章になっていたかと思います。お礼もビジネスメールとしてとらえるならば、簡潔に短い文がいいという人もいますが、マナーや常識以上に、「この人と働きたい」と思っていただけることが、あなたにとって一番の自己アピールです。その点で、この例文の人も、素直に自分の思いを伝えています。

マナーや常識があることは事前の依頼メールや日程調整メールで十分に伝え、最後のメールでは、あなたらしさを前面に出して、お礼の気持ちを表してみましょう。

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