エントリーシートと履歴書の書き方の違い|例文・顔写真について

エントリーシートと履歴書の内容の書き方の違い

就職活動では、「エントリーシート」と「履歴書」の2種類の書類の提出を求められることがあります。どちらも企業側が就活生のことを知るために必要な書類という点では同じですが、ではエントリーシートと履歴書の間にはどのような違いがあるのでしょうか。

違いを知らずに書いているとついつい似通った書き方になってしまうエントリーシートと履歴書ですが、それぞれの役割の違いを理解した上で作成すれば、他の就活生に差をつけることもできるでしょう。

一言でいうなら、エントリーシートは「自分を売り込むため」の書類です。

企業によってフォーマットは異なりますが、エントリーシートには主に「趣味・特技」「アルバイト経験」「志望理由」「入社後の目標」など、その就活生の人柄を見るための質問が記載されています。こうした情報から、企業側は「その就活生がどんな人物なのか」と読み取ろうとしています。

就活生は、まずは企業の面接官の目に止まらなければなりません。しかし、個性の無いエントリーシートを送れば他の就活生に埋もれてしまい、面接にすら辿りつくことができなくなってしまいます。そこで、自分がどれほど企業にとって有益な人物であるかを、エントリーシートの設問に合わせて上手くアピールする必要があるのです。

多くの企業では履歴書よりも先にエントリーシートの提出を求めてくるため、就活生にとってエントリーシートは採用の合否を決める第一関門のようなものだといえます。

一方で履歴書は、就活生の「基本情報」のようなものです。

エントリーシートには「個性」や「やる気」といった人柄や表面上の情報を多く載せますが、履歴書には「所持資格」や「学歴・職歴」など、確固たる事実のみを書くのが特徴です。企業は履歴書を見て、その就活生がどのような実績を持っているのかを確認するのです。

エントリーシートは企業によってフォーマットが大きく異なりますが、履歴書のフォーマットはそこまで大きく変化しません。このことはエントリーシートに記載されている質問が「企業側が知りたい情報」で、履歴書はあくまで基本情報であるということを示しています。

企業の面接官は、まず送られてきたエントリーシートを確認し、気になる就活生をピックアップしていきます。その後、「この就活生についてもっと詳しく知りたい」と思ったら就活生に履歴書を送るよう求めてくるのです。

エントリーシートと同時に履歴書を送る場合も同様で、面接官はまずエントリーシートをチェックしてから、気になった就活生の履歴書を読みます。こうした役割の違いから分かるとおり、エントリーシートと履歴書には全く同じ文章を書いてはいけません。

せっかくエントリーシートを気に入ってもらえても、面接官がいざ履歴書を確認したときに新しい情報が全く出てこないようでは意味がありません。例えるならエントリーシートは新聞の見出しのようなもので、読み手が気になって読み始める本文が履歴書なのです。

見出しと本文が全く同じ新聞なんて、最後まで読む気になりません。そこで、エントリーシートと履歴書の書き方には違いを持たせるよう心がけることが重要になってきます。面接官の目に留まるエントリーシートを作成したいなら、「この就活生のことをもっと知りたい」と思ってもらえるような「人柄」をアピールする文章を書きます。

そして履歴書には、エントリーシートを読んだ面接官が「この件についてもっと深く知りたい」と思うことの「答え」を用意しておくのです。

記入内容がかぶる場合の書き方と例文

エントリーシートと履歴書の間で内容が重複しやすい項目として、「志望動機欄」があります。志望動機は就活生の人柄を見るためにも大切な項目なので、多くの企業のエントリーシートの用意されている項目です。それぞれに書く内容が完全に被ることは絶対に避けるべきですが、かと言って全く違う内容を書くのはNGです。

エントリーシートに「貴社の企業理念に感銘を受けて~」という志望理由を書いたのに、履歴書には「昔からこの業界に興味があったため~」と書いてはいけません。これではどちらか一方が嘘をついていることになりますし、何より「志望理由を適当にでっち上げた」と思われてしまうからです。内容が被りがちな項目を書くときのポイントは、「内容に一貫性を持たせる」ことです。

「貴社の企業理念に感銘を受けて~」という文章の芯は残したままで、「どのような部分に賛同したのか」「自分はどのように貢献したいのか」などの補足の部分で違いを出します。また、どの部分を重点的に説明するのかという配分によっても印象の違いを産むことができるでしょう。

例文

・エントリーシート

私が貴社への入社を志望したのは、貴社の「国際的な人材を育成する」という企業理念に感銘を受けたからです。

学生時代イギリスへ1年間の留学を経験した際、私はイギリスの社会状況を目の当たりにし、国際社会にも通用する企業がこれからの日本を支えていくと強く実感しました。

貴社を選んだのは、昨年から推進している海外市場開拓事業のニュースを拝見し、自分もこのプロジェクトに携わりたいと感じたからです。

私の語学力を、貴社の海外市場開拓のお役に立てることができれば幸いです。

・履歴書

貴社が推進している海外市場開拓のお役に立ちたいと考えたことが、私の志望動機です。私は貴社が掲げる「国際的な人材を育成する」という企業理念に深く共感しております。

学生時代の留学で培った語学力を貴社の下で活かすことができればと考え、今回の採用試験に応募させていただきました。

記入内容がかぶる場合の書き方と例文

志望動機と同様、エントリーシートと履歴書では「自己PR欄」も内容が被りがちです。

書き方のポイントは全く同じで、「内容に一貫性を持たせる」というコツを意識しながら、「どのような部分に賛同したのか」「自分はどのように貢献したいのか」といった詳細の書き方で違いを出しましょう。

例文

・エントリーシート

私には学生時代、カナダに1年間留学した経験があります。

カナダへの留学を通して、私は言葉の通じない海外の方や初対面の方ともすぐに打ち解けることのできるコミュニケーション能力を培いました。

留学当初は英語力が足りず、ホストファミリーともまともに会話することができませんでしたが、ボディランゲージを交えることでなんとか意思疎通を図っていました。

英語は徐々に上達していきましたが、あのときの経験がコミュニケーション能力を高める一助になりました。

貴社では、私のコミュニケーション能力を活かして海外事業部で勤務させていただければと考えています。

・履歴書

私はコミュニケーション能力の高さに自信があります。

昔から外国語に興味があった私は、大学生のころ1年間カナダに留学していました。

英語が上達するまでの数ヶ月間、ボディランゲージを交えて意思疎通を行っていたことが、結果としてコミュニケーション能力の向上につながったと考えています。

海外の方とも臆すことなく会話し、打ち解けることができる私のコミュニケーション能力は、必ず貴社のお役にも立てるはずです。

エントリシートと履歴書の写真は同じでもいい?

エントリーシートにも、履歴書と同じように顔写真を貼るスペースが用意されていることがあります。企業によってフォーマットが違うためサイズを調整する必要はありますが、基本的にはエントリーシートに貼る写真は履歴書と同じもので構いません。

むしろ、エントリーシートと履歴書で別々の写真を使うのはマナー違反になりかねません。エントリーシートを提出した時点で企業は就活生の顔を知らないので、写真写りの違うバラバラの写真を送ると顔の想像がし難くなってしまいます。

書類整理の妨げになる可能性もあるので、同時に送る書類には同じ日に撮影した同じ写真を送るようにしましょう。

できれば写真館で撮影したものが好ましいのですが、間に合わない場合はスピード写真機で撮影した写真でもマナー違反というわけではありません。一般的なスピード写真機では、証明写真用のサイズなら6枚切りで撮影できます。この6枚をキレイに切り分けて、エントリーシートと履歴書で使いましょう。

エントリシートと履歴書の写真枠のサイズが違う場合の対処法

エントリーシートの写真枠は、大抵の場合履歴書とほぼ同じサイズで用意されています。ただ希に、履歴書とは写真枠のサイズが異なるエントリーシートもあります。エントリーシートの写真枠のサイズが履歴書とほんの数ミリ程度しか変わらない場合は、そのまま履歴書と同じ写真を使っても問題ないでしょう。

しかし、写真を当ててみて明らかにはみ出ている場合や、他の文字に被ってしまうような場合は別の写真を用意する必要があります。写真館で証明写真を撮影する場合、現像までに細かいサイズを指定しておけば同じ写真を異なるサイズで仕上げてもらえます。

スピード写真機を使う場合でも、設定によっては異なるサイズの写真を同時に現像することが可能です。証明写真を撮る前に写真枠のサイズの違いに気づいていれば、異なるサイズの写真を用意することは十分に可能です。すでに写真を用意してしまったあとに写真枠のサイズ違いに気づいた場合は、写真館などで違うサイズの写真を焼きましするか、おとなしく撮り直しに行ったほうがようでしょう。

エントリーシートの写真枠が小さいからといって写真を切り取る方もいるようですが、写真のバランスが崩れて見栄えが悪くなってしまうのでおすすめできません。

両方提出の場合はホッチキスでとめる?止める必要はない?

両方同時に提出するように言われた場合でも、エントリーシートと履歴書をホッチキスでまとめる必要はありません。

ビジネスマナーでは、企業に郵送する書類にホッチキスを使うことは敬遠されているためです。

「書類をホッチキスでひとまとめにすると紛失しにくくなる」というイメージがあるかもしれませんが、実際のところ郵送した書類が1枚だけ紛失するということはほとんどありません。

むしろそれよりも、ホッチキスでとめたことで企業側が書類の管理をしにくくなってしまうのです。

例えば、エントリーシートと履歴書を別々に管理しようとしたとき、ホッチキスでとめられていたら1枚づつ外す作業が必要になります。コピー機に通す時も面倒ですし、ファイリングする時もホッチキスが邪魔になってしまいます。要するに、就活生が全員ホッチキスを使うことは企業の手間を増やすことに他ならないのです。

ただし、企業によってはホッチキスの使用を推奨している場合もあります。マナーではなく管理方法の違いによって生じる差なので、企業からホッチキスで書類をとじるよう指示があれば素直に従いましょう。

提出する場合はどちらを上にする?

エントリーシートと履歴書は封筒に入れてからまとめて郵送します。このとき、封筒に入れる順番にもマナーがあるということを頭に入れておきましょう。

まず、封筒の中に入れる書類で一番上の来るのは「添え状」です。添え状は封筒の中にどのような書類が入っているか、また枚数などを示すための書類です。封筒の内容を表す目次のようなものなので、当然最初に目につくよう一番上に入れるのが正解です。

2番目に入れるのが履歴書です。履歴書は就活生の基本情報を示した重要書類なので、添え状を除けば一番上に来るようにしておきます。

そして最後にエントリーシートを入れましょう。エントリーシートが一番下になるのは、就活にかかわる封筒には「添え状、履歴書、職務経歴書、その他の書類」の順番で入れるべきだとされているからです。

この順番で言えばエントリーシートは「その他の書類」に含まれるので、履歴書とエントリーシートだけを送る場合は一番下になってしまうというわけです。

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