エントリーシートの誤字の修正・訂正方法|謝罪メールの書き方

誤字のままエントリーシートを提出してもいいのか?

「エントリーシートを書いていたら緊張のあまり字を間違えてしまった」「書きあがったエントリーシートを見直すと誤字だらけ」などなどエントリーシートを書くにあたって一番怖いのが誤字脱字です。就活の第一関門であるエントリーシートですが、果たして「誤字」は許されるのでしょうか。エントリーシートの誤字について考えてみましょう。

エントリーシートの誤字ですが結論から言うと「見つけ次第修正する」のが正解です。エントリーシートに誤字があったとしても面接官は就活生が書きたいことの意味は分かるでしょう。しかしながら、面接官は時間を割いて応募者のエントリーシートを読んでいるわけですから「誤字」は彼らに対してマナー違反となります。また「誤字」があるエントリーシートを提出する時点で「大事な書類なのに下書きをしない」「誤字があるか書類を見直しもしない」「誤字に気づいてもそのまま出した」などとシビアな評価をする面接官もいることでしょう。

同じレベルの就活生2人のうちどちらか片方を採用するとなったときに片方は誤字があるエントリーシート、もう片方は誤字がない完璧なエントリーシートであったとしてあなたが面接官ならばどちらの就活生を採用するでしょうか。「誤字」をするリスクがある人材は、取引先との書類でも誤字をするかもしれません。それが契約関連のものだとしたら数字一つの違いが大問題となってしまいます。

たかが「誤字」されど「誤字」なのです。就活は人生の一大事です。たった一か所の「誤字」とはいえ考えられるリスクはすべて排除するに越したことはないのです。

エントリーシートで誤字・脱字をした場合の修正方法

エントリーシートは大事な書類ですからいきなり書き出すのではなく下書きを必ずするようにしましょう。しかし、下書きをしていたとしても間違えてしまうことも時にはあるでしょう。企業によってエントリーシートに予備がある場合、ない場合まちまちです。

エントリーシートに予備がないにも関わらず誤字・脱字をしてしまった場合の訂正方法についてご紹介します。エントリーシートは就活のための大事な書類ですからその訂正方法は書類の正式な修正方法で行うことになります。

方法としては
①二重線と訂正印で修正する
②エントリーシートを書き直す
③修正液を使う
の3通りの方法が考えられます。

このうち③の修正液を用いる方法はあまり推奨できる方法ではないため注意してください。また、上でも述べているようにエントリーシートを読んで選考する面接官のことも考慮すると「誤字」はなるべくない方が望ましいです。つまり②の「エントリーシートを書き直す」が最もベストな対処法なのです。ではこの3通りの方法について詳しく見ていきましょう。

修正方法1:二重線と訂正印で修正する

ビジネス用の文書、公文書など重要な書類のスタンダードな修正法は「間違えた箇所に二重線を引いて訂正印を押す」という方法です。修正箇所は執筆者自身の手で修正されたという証に執筆者の名前の訂正印を押すわけです。

この方法は正式な修正法ですが、修正箇所の二重線と訂正印が目立ってしまい文章が読みづらくなってしまうデメリットもあります。ですので一般的に、訂正が許されるのは多くても3か所までとされています。3か所を超えそうな場合は素直に次の方法「エントリーシートを書き直す」に切り替えましょう。

また、この方法で用いる訂正印ですが銀行や役所の手続きと同じくシャチハタと俗に呼ばれる「浸透印」を用いることはできません。浸透印の印面はスポンジ状の多孔質ゴムからなり、内部にインクをしみこませることで朱肉やスタンプ台なしで押印することができます。

しかし、便利ではありますが素材がゴムであるため押し方や経年変化による劣化などで同一スタンプでも印影が変わる場合があります。また時間が経過することによりインクが薄くなることや、大量生産であるため容易に他のスタンプで同じ形状を押印できることなどもあって大事な書類やその訂正印に用いることはできないのです。ですから普通の「朱肉・スタンプ台を用いて押印するタイプの印鑑」を用いるようにしましょう。

修正方法2:エントリーシートを書き直す

先述したようにエントリーシートにおける誤字・脱字は好ましいものではありません。厳しい企業だと誤字・脱字がたとえ修正されていたとしても減点対象となる場合もあるのです。就活生側から修正の手間を考えてみると「一からすべて書き直す〉二重線・訂正印で修正する〉修正液・修正テープで修正する〉修正しないで出す」となるでしょう。

これを面接官側から考えるとどう見えるでしょうか。自分のミスへの対処の手間を惜しむような就活生を企業は欲しいと思うでしょうか。そう考えてみると誤字・脱字への対処法としては「エントリーシート」を書き直すがベストであることはおのずから分かるかと思います。

エントリーシートの入手方法は①企業のHPからダウンロードする②企業にメールして送ってもらう③資料請求の際に郵送される、の3種類に大別できます。①「企業のHPからダウンロードする」方法ですが、近年は企業HPからダウンロードし説明会などに持参する形式の企業が増えています。

また、HPからダウンロードする企業でなくともエントリーシートの入手法などの情報を記載している企業がほとんどですから企業HPには必ず目を通すようにしましょう。またエントリーシートの入手方法が分からないからと言っていきなり企業に電話をしてエントリーシートを送ってもらうよう頼むことは絶対にしてはいけません。

ほとんどの企業ではエントリーシートの入手方法は企業HPに記載しているのですからそれを確認もしないで電話をすることは失礼にあたります。修正の仕方だけでなく、就活全般に言えることですが企業に電話で問い合わせることは最後の手段だと考えるようにしましょう。

②「企業にメールして送ってもらう」という形式の場合は必ず件名に「エントリーシート送付のお願い」などというように件名を入れるようにしましょう。そして文頭には宛名を、文末には署名を記入することを忘れないようにしましょう。

文章が長すぎても失礼に当たりますので、エントリーシートの送付の依頼であると分かるように簡潔にまとめましょう。メールの文章ひとつとっても基本的なビジネスマナーが要求されるのが就活です。

③「資料請求の際に郵送される」のパターンの場合はもう一度企業に資料請求をする際に、修正のために再度資料請求するという旨を伝える方がよいでしょう。

企業側も資料請求した就活生の住所は把握していますからいぶかしく思われずに済みます。合同説明会で入手する方法しかない場合はどうしようもありませんから企業側に問い合わせて判断を仰ぐか先述した「二重線と訂正印」の方法で修正するか選んでください。

修正方法3:修正液を使う(誤字脱字が多く、時間がない場合)(非推奨)

誤字・脱字が4か所以上あるので二重線で訂正するわけにもいかず、かといってエントリーシートを再度入手するには時間がないという場合の最後の手段が「修正液・修正テープ」を用いた修正です。

しかし、正式な書類において修正液・修正テープを用いることができないように、これはあくまでも最終手段に過ぎませんから時間がない場合以外では決してお勧めできない方法です。

正式な書類において修正液・修正テープを使うことができない理由は書類ねつ造につながりかねない行為を防ぐためです。エントリーシートも企業にとって重要な書類ですから、それに修正液などを用いることは「ビジネスマナーがなっていない」ことを露呈してしまいます。もしこの方法で修正したとしたらエントリーシートの見た目だけの判断では他のライバルに差をつけられている状態です。何とか面接で挽回できるようにしっかりと対策するようにしましょう。

重要な書類に使ってはいけない文房具つながりですが、最近発売されている「消せるボールペン」も間違って使用しないように気を付けましょう。一見普通のペンで書いた文章と見分けがつきませんがエントリーシートをコピーして控えを取る際に、「消せるボールペン」で書いた文章は消えてしまうのです。コピー以外では夏場の社内などの高温の環境でも消えてしまう場合があります。このようなリスクがあるため「消せるボールペン」で記入しないように気を付けましょう。

メールですでに送ってしまった場合は、謝罪と訂正メールを送るべき?

今まで述べてきた修正法は全て「紙のエントリーシートの誤字修正」の話でした。最近の企業では企業HPからダウンロードしたエントリーシートにパソコンから記入してメールで送付するという形式のところも増えてきています。このような企業でメール送信後に送ったエントリーシートの間違いに気づいた場合はどのように対処するべきなのでしょうか。

このような場合まずは企業HPの就活生向けのページを丹念に確認するようにしましょう。ネット出願の形式を取る大半の企業ではエントリーシートに間違えがあった場合の対処法が記載されているものです。HPも確認せずに慌てて直接電話で問い合わせるのはマナー違反です。

もし企業HPに対処法が載っていない場合はメールを通じて修正を行うことになります。メールですが、企業が就活生用問い合わせアドレスを設けてる場合は就活用アドレスへ、設けていない場合は一般問い合わせアドレスに送ります。前述したメールのマナー通りに件名・宛名・署名を忘れないようにしましょう。企業は毎日問い合わせメールを確認しますからこの方法で問題無いのですが、もし不安ならば大学の就職課に問い合わせてみて下さい。

メールで送信する形式ではこのような事態が起こることは往々にしてよくあることですのでこのことをもって心証が悪くなることはないので安心して下さい。就活で大切なことは「失敗」そのものではなく「失敗にどう対処したか」という姿勢なのです。「誤字」ひとつとってみてもそれを垣間見ることが出来るのです。

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